Las 3 lecciones clave de un proyecto fallido que te llevarán al éxito del proyecto

Estoy seguro de que tu currículum destaca tus éxitos en proyectos, pero todos los project managers experimentados han formado parte de al menos un proyecto fallido o problemático en su carrera. El Informe Chaos de 2009 indicó que el 66% de los proyectos tuvieron desafíos o no lograron alcanzar los objetivos empresariales.

Los fracasos de proyectos pueden haber sido promocionados como éxitos, pero los objetivos del proyecto se vieron afectados por una reducción del alcance, un "cambio de dirección" estratégico que resultó en la cancelación de una versión o una gran inversión de capital que no proporcionó ningún valor empresarial real. ¿Te suena familiar? Adelante, levanta la mano, sé que estás ahí. Yo también levanto la mía.

Cuando formas parte de un proyecto fallido, puede parecer estresante y doloroso, pero tienes la oportunidad de aprender muchas lecciones que te ayudarán a tener éxito en proyectos futuros. A continuación, presento mis tres principales lecciones aprendidas de un proyecto fallido.

1: El cronograma del proyecto es tu aliado

Una de las principales causas de fracasos de proyectos y retrasos en las fechas es la falta de un cronograma detallado del proyecto. El project manager puede crear gráficos de hitos y bonitos diagramas de Gantt para la alta dirección; sin embargo, si el project manager no está siguiendo el cronograma que justificó esos gráficos, no hay un indicador temprano de problemas en la entrega del proyecto.

Trabajé como analista de negocios en un proyecto de reclutamiento de recursos humanos que duró un año, en el que se implementaron múltiples aplicaciones web que respaldaban la recopilación de currículums y la evaluación en línea de candidatos. El equipo contaba con decenas de consultores, personal interno de TI y un flujo constante de project managers. Tenían hitos de alto nivel y una fecha de lanzamiento fija para la temporada de reclutamiento de otoño.

Nadie, ni siquiera los project managers, había elaborado un cronograma de proyecto integrado para hacer seguimiento de las fechas, la ruta crítica o las tareas retrasadas. Durante el décimo mes del proyecto, cuando todos los miembros del equipo estaban estresados porque la mayoría del código no estaba listo o no funcionaba, tuvimos una reunión para establecer las tareas críticas para cumplir con la fecha de lanzamiento.

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Llevé las notas de la reunión a mi oficina y empecé a trabajar con Microsoft Project. El ejecutivo del proyecto pasó por mi escritorio y le mostré el cronograma revisado del proyecto. Él preguntó: "¿Dónde estaba esto hace 10 meses?", como si hubiera encontrado la herramienta que unificaría a todos los equipos. Yo me había preguntado lo mismo, y solo era un analista.

El cronograma del proyecto es tu aliado. Claro, es molesto armarlo y actualizarlo constantemente, pero es una herramienta indispensable para el éxito del proyecto.

Lección importante: Construye y gestiona un cronograma de proyecto.

2: No puedes escapar del triángulo del proyecto incluso si eres un ejecutivo

En los cursos de gestión de proyectos, aprendemos sobre la triple restricción de tiempo, costo y alcance. Todos hemos pasado el examen que verifica que no puedes mantener fijos los tres lados del triángulo del proyecto. De hecho, no puedes cambiar un lado del triángulo sin afectar uno de los otros dos.

A pesar de estas verdades, el mismo ejecutivo del proyecto de reclutamiento de recursos humanos que describí anteriormente pensó que podía agregar más alcance sin que eso impactara el costo o el tiempo. Estábamos a dos semanas de lanzar el sitio web cuando el ejecutivo quería cambiar el aspecto del sitio web de reclutamiento para incluir un dispositivo similar a un iPod para que los candidatos pudieran postularse a múltiples empleos.

El equipo estaba en medio de realizar pruebas de aceptación de usuarios cuando cambiaron el alcance. Nadie cuestionó el impacto en el proyecto, el ejecutivo solo quería que se hiciera. El resultado final fue que el equipo superó el presupuesto previsto, trabajó muchas horas extras y desperdició mucha energía que agregó poco valor empresarial.

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A pesar del mandato del ejecutivo para estos nuevos cambios, la funcionalidad deseada no pudo implementarse por completo a tiempo. Como resultado, solo se pudo lanzar una parte del sitio web.

Lección importante: Adopta un proceso de gestión del cambio desde el principio del programa al que todos los interesados se adhieran.

3: Las hazañas heroicas en proyectos solo llevan al fracaso del proyecto

Los héroes solo se ven bien en las películas. Intentar aplicar hazañas heroicas en un proyecto para apresurar una función en producción o creer que una persona puede entregar un proyecto exitosamente solo puede llevar al fracaso.

En ese mismo proyecto problemático, el equipo había contratado a un consultor externo como desarrollador líder. El desarrollador tenía mucho control sobre el ejecutivo del proyecto, ya que estaba creando el producto real del proyecto. El ejecutivo confiaba en el desarrollador, sin embargo, el desarrollador pasaba todo el día en reuniones recopilando requisitos y poco tiempo desarrollando durante el día. Luego trabajaba otras ocho horas hasta las 2 a.m. escribiendo código y repetía este ciclo día tras día. No compartía la base de código con el personal interno de TI. Durante nuestras revisiones diarias, insistía en que su código estaría listo para la fecha de lanzamiento si "lo dejaran en paz para que pudiera trabajar". Nunca se entregó ningún código funcional.

Por otro lado, el equipo interno de TI, que era responsable de una parte del proyecto, sí cumplió con los plazos porque trabajaron como equipo. El equipo hacía noches largas para corregir defectos y brindar soporte en las pruebas de los usuarios finales. Nadie intentó ser un héroe del proyecto, simplemente el proyecto era demasiado grande para que una persona lo pudiera entregar.

Lección importante: Construye y confía en un equipo efectivo.

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Conclusión

Los proyectos tienen éxitos y fracasos en distintos puntos del ciclo de vida del proyecto, por eso seguimos un proceso de gestión de problemas y riesgos. La clave de los proyectos exitosos radica en aprender de los fracasos pasados y poner en práctica esas lecciones aprendidas.

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