Técnicas de gestión de proyectos para mantener el cronograma en buen estado

Los gerentes de proyectos deben evaluar sus cronogramas semanalmente para asegurarse de que su proyecto siga en el camino correcto. Si el proyecto comienza a desviarse, existen diversas técnicas que se pueden utilizar para volver al cronograma previsto. La mayoría de estas técnicas no son dramáticas.

Sin embargo, vamos a suponer que tu proyecto comienza a retrasarse de manera significativa. Es posible que no sea posible volver al camino correcto utilizando las técnicas habituales de gestión del cronograma. Supongamos además que la fecha límite del proyecto está fija y no puede cambiar. En este caso, es posible que necesites emplear técnicas más drásticas. Dos técnicas a considerar son el fast tracking y el crashing.

Fast tracking

El fast tracking implica analizar las actividades que normalmente se realizan en secuencia y asignarlas parcialmente en paralelo. Por ejemplo, normalmente no comenzarías a construir una solución hasta que el diseño esté completo. Sin embargo, si estás aplicando la técnica de fast tracking, comenzarías a construir la solución en las áreas donde consideras que el diseño es sólido, sin esperar a que se complete todo el diseño. El fast tracking siempre implica riesgos que podrían llevar a un aumento de los costos y a la necesidad de hacer algunos retrabajos más adelante. Por ejemplo, en el caso de diseñar y construir una aplicación, es posible que el diseño cambie antes de finalizarse, y esos cambios finales podrían requerir rehacer parte del trabajo de construcción que ya está en marcha.

Preguntas preliminares para hacer antes de aceptar un proyecto

Una buena regla general es que las actividades secuenciales a veces pueden acelerarse hasta en un 33%. En otras palabras, si estás aplicando fast tracking, puedes comenzar la segunda de dos actividades secuenciales cuando la primera actividad esté completada en un 66%. Esto implica ciertos riesgos, pero parece ser un nivel de riesgo de fast tracking normalmente aceptable.

Crashing

"Crashing" el cronograma significa añadir recursos adicionales al camino crítico sin necesariamente lograr la máxima eficiencia. Por ejemplo, digamos que solo una persona está trabajando en una actividad de diez días en el camino crítico. Si estás realmente desesperado por acortar ese plazo, podrías añadir un segundo recurso a esa actividad. De hecho, es posible que el recurso no tenga todas las habilidades necesarias y que trabaje durante cinco días únicamente para reducir el tiempo total en dos días.

A primera vista, este tipo de intercambio puede no tener sentido. Después de todo, ¿por qué harías que alguien trabaje cinco días solo para reducir una actividad en dos días? No es eficiente. Sin embargo, ¿te imaginas un proyecto tan importante que estés dispuesto a hacer este tipo de intercambio? Piensa en los proyectos del año 2000. Cuando se acercaba el final de 1999, muchas empresas estaban asignando recursos a proyectos, desesperadas por completarlos a tiempo. Estaban aplicando fast tracking.

Los recursos adicionales pueden provenir del equipo del proyecto o pueden ser prestados temporalmente desde fuera del equipo. Uno de los objetivos de hacer un crashing en el cronograma es minimizar el costo incremental. Sin embargo, a cambio de completar parte del trabajo antes de lo previsto, el crashing siempre implica algún costo incremental adicional para el proyecto. Si estás dispuesto y en condiciones de gastar más para acelerar el cronograma, el fast tracking puede ser una opción viable para ti.

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