10 ideas para ayudar a un gerente de proyectos con dificultades y fortalecer el equipo

Ya sea que los problemas comiencen al principio de un proyecto o surjan a la mitad, un gerente de proyecto débil puede causar muchos problemas. En el mejor de los casos, puede generar tensión y conflicto en un equipo interno. En el peor de los casos, puede provocar retrasos en las fechas de entrega o sufrir pérdidas financieras.

Michael Astashkevich, el director técnico de Smart IT, dijo que no ayudar a un gerente de proyecto que está teniendo problemas puede hacer que una empresa pierda a un cliente. Recomienda evaluar las habilidades de un gerente de proyecto antes de que comience el proyecto y a lo largo del trabajo.

"Por lo tanto, para que no se reduzca a dos opciones, ya sea cambiar al gerente de proyecto o perder el proyecto, siempre recomiendo ser muy claro en su comunicación y llevar a cabo un diálogo abierto sin hacer suposiciones", dijo.

Para ser un gerente de proyecto exitoso, se requiere dominar muchas habilidades, incluyendo influencia, negociación, política, gestión del cambio, gestión de conflictos, ventas y sentido del humor. Los gerentes deben tener en cuenta esta visión integral al determinar cómo ayudar a un gerente de proyecto con dificultades.

Si estás trabajando con un gerente de proyecto que necesita ayuda, aquí tienes 10 ideas de analistas, consultores y ejecutivos para abordar este problema y crear un equipo más sólido en el proceso.

Crea sesiones regulares de retroalimentación

Si el equipo tiene la costumbre de discutir las fortalezas y debilidades del proyecto, será más fácil dar malas noticias o hacer preguntas difíciles como parte de una reunión regular en lugar de una conversación especial.

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"Propón reuniones mensuales o semanales en las que el equipo hablará y el gerente escuchará, o puedes proporcionar retroalimentación en reuniones individuales. Intenta hacer que tu proceso de trabajo sea transparente y explica los pasos al gerente para que comprenda lo que estás haciendo y por qué lleva un tiempo específico. La gestión de equipos es una calle de doble sentido" - Murad Musakaev, gerente de proyectos y desarrollo de negocios en el estudio de juegos Full HP Ltd.

"Los miembros del equipo que se encuentran con un gerente de proyecto con un mal desempeño deben ejercer la responsabilidad y tomar medidas hacia la organización para guiar a dicho gerente. Haz preguntas sobre la visión, la estrategia, los criterios de selección de cartera, la metodología, el proceso, el desarrollo del equipo, los planes de acción y los informes de estado. Estas preguntas pueden llamar la atención sobre elementos faltantes pero críticos" - Randall L. Englund, consultor ejecutivo, Englund Project Management Consultancy.

Ponlo por escrito

Cuando necesites tener una conversación difícil, no dependas únicamente de una reunión cara a cara para transmitir el mensaje.

"Siempre documenta tus inquietudes. Si el gerente de proyecto te da una fecha límite imposible, siempre envía un correo electrónico de forma educada al gerente de proyecto diciendo que harás todo lo posible, pero no estás seguro de poder terminar en el tiempo asignado. Cumple con tu parte del trato y mantén una actitud profesional en todos tus tratos con el gerente de proyecto y el proyecto" - Pushpraj Kumar, analista de negocios en la empresa de desarrollo de software iFour Technolab.

Prueba un test de vocabulario

Suena obvio, pero parte del problema puede ser la terminología. Si el equipo del proyecto no se está comunicando bien, asegúrate de que todos entiendan el ciclo de vida de un proyecto y cómo se desarrolla un proyecto. La mayoría de las personas se muestran reacias a hablar y admitir que no saben algo.

"He presenciado cómo las personas se desconectan de su trabajo porque no entienden la terminología o los acrónimos. Si planteas la discusión como una sesión educativa para todo el equipo, no se señalará al gerente de proyecto. Comparte un glosario o revisa varios términos para explicar qué significan esos términos y cómo se utilizan. Por ejemplo, si alguien del equipo del proyecto le pregunta a otro miembro del equipo si ha completado sus tareas en la estructura de desglose del trabajo (WBS, por sus siglas en inglés), sugeriría que el otro miembro del equipo responda diciendo 'Sí, he completado mis tareas en la estructura de desglose del trabajo' o 'Sí, he completado mis tareas identificadas en el plan de trabajo' - Mary Beth Imbarrato, fundadora y propietaria de MBI Consulting, una empresa de planificación estratégica y capacitación en gestión de proyectos.

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Usa un ejemplo positivo

"En el caso de un gerente de proyecto desinteresado, encuentra un gerente de proyecto dentro del grupo que esté comprometido. Encuentra un gerente de proyecto que esté utilizando las herramientas y aprovechando los beneficios y pídeles que compartan con el equipo más amplio o con las personas que están menos convencidas. La presión entre pares es algo poderoso. Si un gerente de proyecto poco comprometido ve a uno de sus compañeros tener éxito como resultado de adoptar y aprovechar las herramientas que la empresa proporciona, llamará la atención de otros gerentes de proyectos y comenzará a convencerlos" - Bret Tushaus, vicepresidente de gestión de productos en Deltek, una empresa de software de gestión de proyectos y consultoría.

Establece una herramienta común de gestión de proyectos

Una herramienta de colaboración integral para el equipo y la dirección puede resolver algunos de los problemas creados por un gerente de proyecto débil.

"Si el gerente de proyecto no puede coordinar bien al equipo, sería útil tener a todo el equipo en un solo lugar, comunicándose individualmente y en salas de chat. Estas herramientas suelen venir con funciones como chat de texto/ audio/ video, intercambio de archivos de tamaño ilimitado, pizarra virtual y más. Esto permitirá al equipo colaborar rápidamente, buscar asistencia, intercambiar ideas y archivos importantes. Ayudará a reducir las deficiencias en la comunicación, ya que generalmente ese es el mayor problema" - Nikola Baldikov, gerente de marketing digital en Brosix, una plataforma de mensajería instantánea.

Motiva al gerente de proyecto a utilizar herramientas de gestión de proyectos

A veces, los gerentes de proyectos ven varias herramientas, especialmente las basadas en software, como algo que entorpece la forma en que les gusta gestionar sus proyectos.

"Si se puede demostrar a un gerente de proyecto cómo tener los datos 'en el sistema' puede beneficiarlo desde una perspectiva de seguimiento y le permitirá comprender de manera muy clara, en tiempo real, cuando deba realizar un ajuste para mantenerse en el buen camino, puedes lograr que ese gerente de proyecto se adhiera rápidamente. Esta es la idea antigua de identificar un problema antes de que se convierta en un problema. Los gerentes de proyecto necesitan ver cómo adoptar las herramientas que ponemos a su disposición puede ayudarles a gestionar sus riesgos y mantenerse por delante de sus proyectos" - Tushaus.

Implica a todos en el proceso de planificación

Comienza de manera positiva y asegúrate de que todos los involucrados en el proyecto tengan voz sobre el cronograma.

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"La mayor queja que he visto sobre los gerentes de proyectos es sobre las expectativas: hacen su planificación con tal vez un gerente y un desarrollador y eso se pasa a todo el equipo, que es responsable de la ejecución. Aquí hay mucho margen para errores, por lo que invertir tiempo adicional en incluir a todos en la planificación vale la pena a largo plazo" - Quincy Smith, fundador de ESL Authority, un tablón de anuncios y sitio de información sobre la enseñanza en el extranjero.

Sé amable

Es fácil enojarse cuando el trabajo no va bien, pero a largo plazo, es más productivo ofrecer ayuda en lugar de críticas.

"Desde el principio, si el gerente de proyecto no cumple con las expectativas, aconsejaría al equipo mostrar signos de apoyo y comprensión. El equipo debe estar preparado para hacer concesiones tanto para el gerente de proyecto como para los demás. La sensación de apoyo y el ambiente de confianza son crucialmente importantes para un gerente de proyecto inexperto e inseguro. Si el gerente de proyecto es nuevo no solo en el proyecto sino también en la empresa en general, es útil presentar al gerente de proyecto los procesos y rutinas de la empresa" - Max Savonin, CEO de la empresa de desarrollo de software KeenEthics.

Aborda el tema de un gerente de proyecto a tiempo parcial

Un gerente de proyecto a menudo tiene otras responsabilidades además de dirigir un proyecto. Esto es un problema cuando los miembros del equipo que trabajan a tiempo completo en el proyecto necesitan discutir problemas, riesgos o cambios en el proyecto.

"Si el gerente de proyecto está ausente, un miembro del equipo puede seguir dos caminos diferentes: 1) Pedirle al gerente de proyecto que posiblemente pueda quitarse parte de sus tareas diarias y pasar más tiempo con el equipo del proyecto o 2) Pedirle al gerente de proyecto que proporcione días y horarios específicos en los que se concentrará solo en el proyecto. Sería aún mejor si el gerente de proyecto pudiera trabajar junto al equipo del proyecto si es posible. Tener una 'presencia' es increíblemente importante para un equipo de proyecto y tener una progresión positiva en un esfuerzo de proyecto" - Imbarrato.

Revisa tu propia aproximación

El trabajo es una calle de doble sentido. Todos tienen un papel en garantizar el éxito o arriesgar el fracaso. Mientras trabajas con un gerente de proyecto inseguro, asegúrate de hacer tu parte también.

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"Los patrocinadores del proyecto tienen un papel crucial en garantizar que estén haciendo su trabajo para seleccionar, capacitar y desarrollar gerentes de proyecto competentes. Se requiere un apoyo continuo a lo largo de los ciclos de vida de los proyectos. Esté atento a la moral y el rendimiento de los miembros del equipo que pueden reflejarse negativamente en el gerente de proyecto. Intervenga cuando sea necesario para poner todo en el camino correcto. La excelencia en el patrocinio del proyecto es un factor necesario para garantizar que los gerentes de proyecto y los equipos estén motivados y guiados para cumplir los objetivos estratégicos" - Englund

"Hablar de lo que no funciona puede ayudarte a descubrir que podrías cambiar. Naturalmente, asumimos que tenemos la razón y que la otra persona está equivocada. Pero, por supuesto, es solo una realidad posible. Es completamente posible que al hablar con la otra persona, aprendas sobre algo que podrías estar haciendo para causar o empeorar el problema. Obtendrás conocimientos sobre lo que no funciona para ellos y cómo podrías cambiar tu enfoque para solucionarlo" - Halelly Azulay, fundadora de TalentGrow, una firma consultora de desarrollo de liderazgo.

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