7 consejos útiles para administrar un presupuesto departamental

La mayoría de las personas son ascendidas a sus primeros puestos directivos porque son empleados excepcionales, conocedores en sus áreas de especialización y han demostrado habilidades de liderazgo. Sin embargo, esto no significa necesariamente que sepan cómo desarrollar o gestionar un presupuesto departamental. En consecuencia, es posible que tengan que aprender a presupuestar sobre la marcha.

Gestionar un presupuesto departamental es similar a gestionar un presupuesto familiar, aunque la gestión del presupuesto corporativo puede implicar a muchos más interesados y ser considerablemente más compleja. La buena noticia es que existen buenas prácticas que los nuevos gerentes pueden aprender. Aquí te presentamos siete consejos útiles para presupuestar.

Utiliza tu presupuesto existente como base

A menos que estés empezando un nuevo departamento o función, es probable que ya exista un presupuesto para el departamento que vas a dirigir. Revisa este presupuesto cuidadosamente y aclara todas tus dudas. Puede que estés o no de acuerdo con ese presupuesto, pero debe funcionar como una base y un punto de partida para el nuevo presupuesto que desarrollarás.

Habla con los miembros de tu departamento sobre las proyecciones presupuestarias

La mayoría de los nuevos gerentes son ascendidos a un departamento en el que han sido empleados, pero pueden no tener conocimientos en todas las áreas del departamento. Por ejemplo, puedes hacerte cargo de la gestión de un grupo de diseño asistido por ordenador (CAD), pero tu trabajo siempre ha sido trabajar con clientes externos y desarrollar aplicaciones, y no sabes nada sobre cómo presupuestar para hardware y software. Deberías sentarte con los miembros de tu departamento que se ocupan de las operaciones informáticas. Ellos pueden informarte sobre el uso de recursos, las proyecciones de hardware, software y mantenimiento para el próximo año, y cuál ha sido el rendimiento histórico del hardware y software.

Obtén una comprensión de las expectativas presupuestarias de la empresa

Como práctica generalizada en empresas, la mayoría de las organizaciones celebran una reunión previa al ciclo presupuestario con los altos directivos para determinar el incremento general del presupuesto para el próximo año. A menudo, establecen una cifra y luego comunican a los gerentes de los diferentes departamentos qué deben planificar. El mensaje de la empresa suele ser algo así: "Planifica tu presupuesto para que sea un cinco por ciento superior al del año pasado". Comprender las expectativas de la empresa de antemano puede ayudarte mucho a la hora de elaborar tu presupuesto, ya que ya sabes qué tipo de incremento presupuestario esperan que presentes para su aprobación.

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Haz que tu presupuesto sea operativo y conoce en qué puedes sacrificar

Al elaborar tu presupuesto, debes referirte a tus metas y objetivos para el próximo año presupuestario para poder ajustar el presupuesto si no se cumplen los objetivos de ganancias corporativas y te piden congelar o reducir el presupuesto. Si esto sucede, debes saber exactamente en qué vas a recortar. La mejor manera de darte flexibilidad es hacer que tantos conceptos presupuestarios como sea posible sean operativos o discrecionales. Un concepto presupuestario operativo es aquel que se paga todos los meses y para el cual no tienes un contrato a largo plazo. Si necesitas reducir, eliminar o posponer ese concepto, generalmente puedes hacerlo. Un concepto discrecional es una asignación de gastos destinada a un proyecto o actividad específica. Si las cosas se ponen difíciles, puedes posponer o eliminar el gasto y el proyecto. En cambio, cuando compras algo grande y lo contabilizas a lo largo del tiempo como un gasto de capital (como una licencia de hardware o software), estás comprometido y no tienes flexibilidad.

Pide ayuda si la necesitas

Si necesitas ayuda para amortizar o depreciar un concepto presupuestario u otros ratios financieros relacionados con el presupuesto y formas de estructurar los gastos, el departamento financiero suele contar con analistas presupuestarios que conocen bien el tema y pueden ayudarte. Aprovecha esta oportunidad. El departamento financiero también puede ayudarte cuando tengas que decidir si registrar un gasto a través de tu presupuesto operativo o capitalizarlo en un presupuesto de activos fijos. Pueden hacerlo elaborando una hoja de cálculo que calcule la cifra por ti y compare cuánto pagarías al mes con cada método y cuánto durarían los pagos.

Utiliza todas tus opciones de financiación

Puedes trabajar de manera creativa con tu presupuesto. Si no puedes obtener autorización para contratar a un nuevo empleado y el puesto es de nivel de entrada, puedes buscar en universidades y colegios locales que puedan tener estudiantes que estén siendo formados en la materia y que quieran una oportunidad de realizar una pasantía. (Si decides hacer esto, asegúrate de cumplir con las prácticas laborales justas). Si quieres implementar nuevos software o hardware y no puedes justificar su costo, los proveedores pueden ayudarte con opciones de financiación viables. Si puedes encontrar una manera (como utilizar la nube en lugar de comprar un sistema local) en la que puedas operativizar tus costos y así expandirlos o reducirlos según las circunstancias lo requieran, esto te alejará de los compromisos de gasto de capital.

Implementa pruebas de concepto para nuevos proyectos si no puedes obtener financiamiento

No necesariamente tienes que "quedarte quieto" si tu presupuesto se congela o se reduce. Muchos proveedores, especialmente si están tratando de establecerse en el mercado, están dispuestos a realizar proyectos de prueba de concepto gratuitos, como una prueba de manejo de un nuevo sistema de gestión de proyectos, para abrirse camino la próxima vez que se disponga de presupuesto. Esta es una de las mejores formas para que demuestren el valor de sus productos, no solo a ti, sino también a otros en el negocio que se beneficiarán. Si la prueba de concepto tiene éxito, es posible que obtengas apoyo adicional para financiar el proyecto además del tuyo. También te da la oportunidad, tanto a ti como a tu empresa, de observar al proveedor de cerca. En otras palabras, ¿crees que el proveedor es una empresa con la que puedes trabajar y que será sensible a tus necesidades comerciales?

Como nuevo gerente, hay muchos trucos para la gestión presupuestaria que aprenderás a medida que trabajes más con los presupuestos. Lo que debes hacer cuando comienzas es comenzar con algunas mejores prácticas establecidas. Estas te darán la base necesaria a la que podrás agregar tus propios enfoques y técnicas a medida que adquieras experiencia.

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