La importancia de la identificación y selección adecuada de los stakeholders del proyecto

El rol de los stakeholders en un proyecto no debe subestimarse, ya que en cada nivel existe el potencial de influencia positiva y negativa sobre otros stakeholders. Cuanto mayor sea la influencia potencial, mayor será el riesgo para los entregables y objetivos finales del proyecto.

Cómo encontrar los stakeholders adecuados

En el proceso de un proyecto, pueden existir diferentes stakeholders. Por lo general, estos stakeholders se dividen en una de las siguientes categorías:

• Stakeholders internos directos
• Stakeholders internos indirectos
• Stakeholders externos

Estos stakeholders pueden incluir miembros del equipo del proyecto y patrocinadores del proyecto que están directamente involucrados en las actividades del proyecto, así como departamentos internos o usuarios/clientes y líderes que están involucrados en, o utilizan, el producto o servicio final. También pueden involucrar a clientes externos, organismos gubernamentales, entre otros.

1: Hacer preguntas sobre los stakeholders desde el principio

Como gestor de proyectos, es tu responsabilidad hacer preguntas. El objetivo es asegurarte de que todos los stakeholders seleccionados para el Registro de Stakeholders inicial sean relevantes para el proyecto específico. No esperes hasta el medio o el final del proyecto para expresar tus preocupaciones. Toma la iniciativa de hacer una diligencia adicional, plantear inquietudes y opciones con los patrocinadores y ejecutivos del proyecto antes de comenzar. Ellos probablemente apreciarán el esfuerzo adicional en lugar de retener esta información.

2: Dar suficiente tiempo para el análisis y mapeo de los stakeholders

Tómate el tiempo necesario para analizar y evaluar las contribuciones previstas de cada stakeholder, así como su impacto en varios aspectos del proyecto y los resultados finales esperados. Considera los riesgos si el stakeholder no puede contribuir al nivel requerido. Es posible que el stakeholder pueda cumplir en términos de conocimiento y habilidades, pero no pueda comprometerse completamente debido a otras obligaciones fuera de su control. En una situación como esta, es posible que se deba considerar un candidato alternativo.

En conjunto con el análisis de los stakeholders, se puede realizar un mapeo de los stakeholders para obtener una imagen clara de quiénes son los stakeholders clave, dónde encaja cada stakeholder en el panorama general, su función precisa en el proyecto, el impacto en el proyecto, los beneficios y riesgos, y los resultados probables.

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3: Desarrollar y/o utilizar la mejor metodología para el proyecto o situación específica

Se han desarrollado diversas metodologías de análisis y mapeo de stakeholders a lo largo de los años, enfocadas en criterios específicos. Algunas se basan en:

• La capacidad/poder de influir en otros
• El valor dentro de las jerarquías y áreas clave de desempeño
• Los requisitos del proyecto y la importancia relativa de cada stakeholder con respecto a otros en el proyecto o la empresa en su conjunto
• El potencial para que un stakeholder sea considerado una amenaza o un activo

4: Utilizar herramientas de análisis y mapeo de stakeholders

Esto puede facilitar mucho el trabajo pesado y proporcionar un mecanismo para documentar los resultados, identificar los criterios y la metodología de análisis, y los procesos detrás de las selecciones finales.

5: Aprender de lecciones pasadas y de otras personas

No reinventes la rueda, aprende de tus errores pasados ​​y de los errores de otros gestores de proyectos. Habla con otros líderes de proyectos sobre sus estrategias, los métodos que han utilizado, lo que funcionó bien y las lecciones aprendidas. Esto no significa que lo que funcionó para otra persona funcionará en todas las situaciones, pero a menudo puede proporcionar suficiente información para entablar discusiones con los propietarios del proyecto y que puedan tomar decisiones más fundamentadas.

Conclusión

Juegas un papel vital en el éxito del proyecto. Al identificar los stakeholders adecuados, puedes ahorrarles a todos mucha frustración y noches de insomnio, además de reducir en gran medida el riesgo de fallas en tareas, hitos o incluso en el proyecto en su totalidad.

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