Cómo administrar múltiples cuentas de Google y maximizar su uso

Si utilizas productos y servicios de Google, es muy probable que tengas dos cuentas de Google. Y si utilizas Google Apps en la escuela o en el trabajo, casi puedo garantizarte que tienes dos cuentas de Google. (Y no, no te estoy espiando).

Probablemente tienes dos cuentas de Google porque quieres hacer algo que Google o un administrador de Google Apps te impide hacer. Por ejemplo:

• ¿Quieres probar la nueva aplicación de Google Spaces? Google no te permite iniciar sesión con una cuenta de Google Apps.
• ¿Quieres suscribirte al Plan Familiar de Google Play Music? No puedes hacerlo con una cuenta de Google Apps for Work.
• ¿Quieres exportar tus datos con Google Takeout? Es posible que tu administrador de Google Apps no lo permita. (Algunos de mis estudiantes universitarios encontraron esto frustrante, ya que no pudieron exportar rápidamente sus archivos al graduarse).

Como resultado, acabas teniendo dos (o más) cuentas de Google. Aquí te mostramos cómo administrarlas.

1. Agregar una cuenta y luego cambiar entre ellas

La mayoría de las aplicaciones de Google te permiten agregar cuentas. Por ejemplo, en Google Docs en Android o iOS, toca el menú (las tres líneas) en la esquina superior izquierda, luego toca el nombre de tu cuenta y selecciona "Agregar cuenta". Inicia sesión con tu dirección de correo electrónico y contraseña. Después de iniciar sesión, puedes cambiar entre las cuentas para acceder a la información de otra cuenta.

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2. Google trata tu primer inicio de sesión como tu cuenta predeterminada

En Chrome y Chrome OS, inicia sesión primero con la cuenta que más utilizas. Google trata esta cuenta como la cuenta predeterminada. La cuenta con la que inicias sesión en Chrome, o en tu Chromebook, determina qué marcadores, configuraciones e inicios de sesión se sincronizarán.

También puedes agregar cuentas de Google adicionales desde tu navegador. Ve a http://myaccount.google.com, selecciona tu cuenta en la esquina superior derecha y elige "Agregar cuenta".

(Para poder distinguir más fácilmente entre las cuentas, puedes subir una foto de perfil diferente para cada cuenta. Selecciona tu foto en https://myaccount.google.com/ para cambiarla.)

Al igual que en dispositivos móviles, después de iniciar sesión, puedes cambiar entre diferentes cuentas desde muchas aplicaciones de Google.

3. Utiliza el modo incógnito para un acceso temporal

Una ventana o pestaña de incógnito en Chrome también te permite iniciar sesión con una cuenta de Google diferente y realizar una tarea sin afectar otros ajustes del sistema. Por ejemplo, como orador invitado que utiliza el sistema de otra persona, puedes abrir Chrome, abrir una ventana de incógnito, iniciar sesión y acceder a Google Drive. Cuando hayas terminado, cierra la ventana para no dejar rastro de tus datos.

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En Chrome en una laptop, presiona Ctrl+Shift+N para abrir una ventana de incógnito. En dispositivos móviles, toca el menú de los tres puntos y elige "Nueva pestaña de incógnito". Solo recuerda: si cierras accidentalmente la pestaña o ventana, deberás iniciar sesión nuevamente.

4. Comparte a otra cuenta

Comparte una carpeta o archivo de una de tus cuentas con otra cuenta. Por ejemplo, crea una carpeta en Google Drive para tu cuenta personal y compártela con permisos de "edición" a tu cuenta de Google Apps for Work. Luego, podrás acceder a los archivos en la carpeta desde tu cuenta de Google Apps for Work sin necesidad de iniciar sesión en tu cuenta personal.

Ten en cuenta que cualquier información compartida de esta manera se convierte en parte de tus datos de Google Apps for Work. Así que no compartas nada que realmente desees mantener separado de una cuenta de Google Apps.

5. ¿No puedes hacer algo? Pregunta.

Cuando no puedas hacer algo en una cuenta de Google Apps, ya sea en el trabajo o en la escuela, pregúntale a tu administrador de Google Apps for Work. A veces, solo se necesita un cambio en la configuración.

Este último semestre, mis estudiantes no pudieron habilitar la autenticación de dos pasos. La configuración de la cuenta de estudiante de Google Apps de la universidad lo bloqueaba. Envié un correo electrónico al servicio de asistencia y, en menos de una semana, cambiaron la configuración. No era una cuestión de política que lo impidiera, simplemente el administrador no había cambiado una configuración predeterminada. ¡Siempre pregunta!

Los fanáticos de Google son los más afectados

Cuanto más utilices las herramientas de Google, es más probable que mantengas varias cuentas y necesites cambiar entre ellas. Me recuerda a los días antes de las herramientas de gestión de contraseñas, cuando teníamos que recordar cada inicio de sesión nosotros mismos. Al igual que entonces, el cambio de cuenta afecta a las personas que utilizan los productos con más frecuencia.

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Hasta que haya un sistema diferente, deberás iniciar sesión y cambiar entre tus diversas cuentas de Google para aprovechar todo lo que Google tiene para ofrecer.

¿Cuál es tu experiencia?

¿Tienes tanto una cuenta de Google Apps como una cuenta de Gmail? ¿Cuál es el mejor truco que has aprendido al cambiar entre tus cuentas? Cuéntanos en los comentarios.

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