Consejos para el éxito en la externalización de proyectos de TI offshore

Comienza de forma gradual

Recomiendo que comiences lentamente, con proyectos pequeños y bien definidos, y que sigas ciclos de aprendizaje e construcción de asociaciones a medida que te expandas a proyectos más grandes. Incluso si te encuentras incapaz de adoptar este enfoque debido a restricciones políticas, del proyecto o presupuestarias, busca formas de dividir el trabajo en partes más manejables dentro del contexto de un proyecto actual, manteniendo los hitos alcanzables. Siempre que sea posible, establece objetivos para la fase actual que estés preparado para lograr, con un claro camino hacia el éxito, y construye sobre pequeños y rápidos éxitos para prepararte para metas más grandes en el futuro.

Proporciona instrucciones claras

Un equipo de TI terciarizado comienza con varias desventajas importantes. No conocen tu empresa, tus aplicaciones o tus estándares; no tienen un buen acceso a tu personal; y pueden tener dificultades para comunicarse efectivamente debido a barreras lingüísticas y culturales. Todos estos obstáculos significan que las instrucciones con las que el equipo trabaja deben ser muy claras y detalladas. Debes anticipar e incluir respuestas a los problemas que normalmente se descubren y resuelven a través de revisiones y discusiones en persona.

Los modelos de requisitos más efectivos para los proveedores externos a menudo son:

- Casos de uso o guiones por escenario
- Plantillas para pantallas, código, etc.
- Pseudocódigo para reglas y flujos de proceso para procedimientos

Además de los requisitos funcionales, asegúrate de incluir especificaciones de apariencia, especificaciones de integración del sistema y estándares y prácticas de codificación.

Prueba, prueba y luego prueba un poco más

Cuando el proyecto externalizado regresa a tu empresa, debes probarlo de manera más rigurosa de lo habitual para compensar la mayor probabilidad de requisitos omitidos o mal entendidos o de integración con errores. Tan pronto como sea posible en el proceso, define pruebas de aceptación que capturen los procesos completos del usuario de principio a fin, repliquen el entorno completo del sistema y verifiquen los resultados requeridos en la mayor cantidad de escenarios posible. Asegúrate de actualizar las pruebas siempre que aclares o amplíes los requisitos. Configura los entornos y procedimientos de prueba al comienzo del proyecto y practica ejecutando y evaluando pruebas juntos. Te sorprenderá la cantidad de ajustes necesarios para establecer un proceso de prueba fluido y completo, que incluye realizar cambios en el diseño del producto y el plan del proyecto basados en los resultados.

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No micromanejes

En casi todos los casos, encontrarás que la ética de trabajo de los proveedores experimentados de externalización es excepcional y que su gestión de equipos y proyectos es disciplinada. Pero sería un error concluir que el proveedor se encargará de la gestión del trabajo sin supervisión de los líderes del proyecto en los Estados Unidos. Si bien no es necesario ni siquiera recomendable micromanejar las asignaciones del equipo externalizado, es fundamental mantener una conciencia completa y precisa del progreso y los problemas, estar presente cuando se tomen decisiones y ajustar el plan a medida que las cosas evolucionen. Dado que estás gestionando a distancia, deberás hacer un esfuerzo adicional.

Acuerda calendarios claros y procedimientos de comunicación, estado del proyecto, revisión de entregables y toma de decisiones. Comunica estos procedimientos de manera muy visible, como una reunión de inicio de proyecto, a todas las personas involucradas. Asigna responsabilidades para hacer que estos procesos funcionen, junto con las tareas requeridas, a personas específicas de ambos lados. A menudo es útil designar parejas, una de cada lado, que se espera que se mantengan en contacto cercano y compartan responsabilidades.

Define plazos y formatos claros para todos los entregables y pon tus ojos en los resultados lo antes posible; inevitablemente, identificarás suposiciones clave que el equipo externo pasó por alto y tendrás la oportunidad de corregir el rumbo a tiempo. Puedes mantener el control de los resultados ya sea organizando una entrega lógicamente ordenada de componentes específicos o acordando la entrega de versiones provisionales del producto completo con niveles crecientes de funcionalidad.

Respeta las diferencias culturales y visita el lugar de producción

Sé respetuoso pero riguroso. Las diferencias culturales son reales y se requiere paciencia, comprensión y respeto de ambos lados, pero hay trabajo por hacer y tú eres el cliente. Insiste en una comunicación abierta y completa en todo momento y trabaja activamente para resolver cualquier malentendido hasta que todos estén en la misma página. Sin embargo, debes tener en cuenta que muchas culturas trabajan dentro de una jerarquía organizativa mucho más rígida que la común en Estados Unidos, y el equipo externalizado esperará que observes líneas de comunicación y autoridad definidas al tratar con personas en su lado.

Si es posible, organiza que algunos de tus empleados clave visiten las oficinas externas del proveedor durante las etapas iniciales del proyecto o, como alternativa, permite que algunos de sus directivos te visiten. Simplemente no hay sustituto para la experiencia directa de su cultura y su entorno laboral, ni para construir relaciones interpersonales y confianza que serán tu mejor herramienta para mantener una visión realista del progreso del trabajo. Mis socios y yo pasamos dos semanas en India trabajando con gerentes y ejecutivos clave de un importante proveedor de externalización, y después de varias reuniones largas aumentamos drásticamente nuestra productividad.

Espera lo inesperado

Las cosas suceden. Espera y planifica para ello, y aprende de ello rápidamente. No tengas miedo de actualizar tu proceso, planes y horarios. Al esperar y responder positivamente a los problemas, mantendrás a todos abiertos y honestos, lo cual es el requisito previo número uno para el éxito. Pero ten un plan B: si ocurre una catástrofe o si tienes el socio equivocado y no puedes avanzar con tus problemas, necesitarás tener un plan alternativo en su lugar.

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Los detalles de un proyecto de desarrollo ya son lo suficientemente difíciles de establecer correctamente utilizando recursos internos. Cuando parte del trabajo se distribuye a extraños a medio mundo de distancia, el potencial de problemas aumenta exponencialmente. La única forma de controlar el riesgo es construir asociaciones sólidas, controlar de cerca los proyectos y mantenerse alerta e informado en todo momento. La recompensa por toda esta diligencia es grande: acceso a habilidades de alta calidad, nuevos niveles de flexibilidad de la fuerza laboral, resultados mucho más rápidos y un costo considerablemente menor. Cuando encuentres al socio adecuado para los proyectos adecuados, la externalización offshore vale más que el esfuerzo invertido.

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