5 puntos clave para integrar consultores temporales a tu equipo

Define claramente los roles

Para evitar problemas y malentendidos, es fundamental definir claramente los roles del consultor en el equipo. Aunque tu posición como desarrollador líder no cambie oficialmente, debes comunicar de manera clara y precisa qué responsabilidades tendrá el consultor. Al delegar tareas, ten en cuenta las siguientes preguntas:

• ¿Quién será responsable de diseñar el sistema en su totalidad?
• ¿Esperas que los consultores hagan esto por ti, o quieres que programen según tus diseños?
• ¿Quién creará los scripts de prueba?
• ¿Quién se encargará del control de cambios? Esto incluye no solo tareas específicas de programación, sino también una distribución clara de responsabilidades que permita a cada miembro reclamar su lugar en el equipo.

No saltes estos detalles, incluso si has trabajado con un consultor en proyectos anteriores. Dejar estas preguntas sin respuesta abre la puerta a posibles problemas.

Realiza el máximo análisis posible antes de que comiencen los consultores

Si bien los consultores contratados pueden tener experiencia en programación, es menos probable que conozcan tus aplicaciones y operaciones comerciales. Por esta razón, es crucial que les comuniques de manera efectiva la lógica empresarial. A menos que tu empresa esté dispuesta a pagar más para que los consultores realicen esta investigación, o peor aún, esperar a que lo hagas tú, este análisis debe completarse antes de que los consultores empiecen a trabajar. Cuando fui consultor durante la fiebre del cambio de milenio, me sorprendió la cantidad de tiempo perdido esperando a que nuestros clientes tomaran decisiones y asignaran tareas. Esto puede ser beneficioso para los consultores que cobran por hora, pero no es tan favorable para la economía de tu empresa.

Dedica tiempo a completar este paso temprano. No solo será útil durante el desarrollo del proyecto, sino que también mejorará la precisión de las estimaciones del mismo. Al proporcionar documentación detallada de la lógica empresarial, evitarás simplificar demasiado una tarea. Por ejemplo, si tus requisitos solo indican "Crear un informe de comisiones de ventas", es probable que el consultor haga una estimación pequeña. Por otro lado, si tus requisitos son más detallados, como "Crear un informe de comisiones de ventas resumido por estado con tasas de comisión variables según la experiencia del vendedor y las diferencias regionales dinámicas", el consultor te proporcionará una estimación más detallada y precisa.

Confía en tus propias estimaciones

Incluso si la propuesta del consultor incluye una estimación de tiempo dedicado al desarrollo, tu equipo también debe hacer su propia estimación y compararla con la del consultor. Hay factores que pueden llevar a realizar una estimación irrealmente baja: el consultor puede querer complacer a tu empresa con una visión optimista de la fecha de finalización, o puede estar subestimando la complejidad de tus operaciones comerciales.

Los diferentes tipos de consultores que puedes contratar para tu empresa

Como se mostró en el paso anterior, puedes controlar el segundo factor al documentar exhaustivamente los requisitos y la lógica empresarial. La única forma de detectar una estimación optimista es completar tus propias estimaciones y evaluar las diferencias en equipo. Incluso si se ajustan las estimaciones a lo largo del proyecto, las personas tienden a recordar la primera estimación y la utilizan para establecer plazos esperados.

Ayúdalos a convertir la propuesta del proyecto en realidad

En proyectos más grandes, los consultores a menudo presentarán una propuesta formal. Estos documentos pueden incluir planes de proyecto a nivel alto, metodología y estándares. Una vez que la dirección los haya aprobado, trata de tener el documento al alcance de todos y actualízalo durante todo el ciclo de vida del proyecto, ya que no será útil si está enterrado en el disco duro de alguien. Todos en el equipo deben mantenerlo a mano y utilizarlo como un documento vivo del proyecto que tenga valor más allá de la mera obtención de tu negocio.

Al asegurarte de que todos estén al tanto de los objetivos y planes, tendrás muchas más posibilidades de evitar suposiciones erróneas que podrían poner en peligro el proyecto. Si la propuesta incluye prácticas de gestión de proyectos, estándares de programación o estrategias de prueba, es importante que se implementen y que obtengas lo que tu empresa está pagando.

Documenta los problemas a lo largo del proyecto

Los proyectos que involucran consultores tienden a tener un perfil más alto y es probable que su progreso y presupuesto sean examinados con detalle. Por eso, es importante llevar un registro a lo largo del proyecto. Solo necesitas dedicar unos minutos al final de cada día para hacerlo. Registra los logros, obstáculos, soluciones, cambios y cualquier otro problema del equipo.

Si tu equipo ha definido claramente los roles de cada miembro, establecido requisitos exhaustivos y realizado estimaciones precisas, esta documentación puede ser una referencia de tu éxito, un precedente para futuros trabajos y un material excelente para tu próxima revisión. Por otro lado, si tu equipo no ha tenido tanta suerte y ha enfrentado dificultades constantes, esta documentación será fundamental para aprender de la experiencia y también te servirá como respaldo. Espero que encuentres útiles estos pasos y puedas agregar lecciones que hayas aprendido en tus propios proyectos. Estos pasos se basan en dos temas comunes: el esfuerzo adicional que dediques a prepararte para un proyecto mejorará tus posibilidades de éxito al evitar sorpresas y el éxito con los consultores es un trabajo conjunto, solo podrán tener éxito si tú lo facilitas.

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