5 reglas para hacer una presentación exitosa y dejar una buena impresión

¿Cuál es la diferencia entre tu audiencia y un elefante? ¡El elefante nunca olvida, la audiencia ocasionalmente recuerda! (Autor desconocido) En otras palabras, como instructor, todo lo que hagas es notado por alguien. Estás en el centro de atención desde el momento en que entras por la puerta hasta que la última persona abandona la sala de entrenamiento. Aquí tienes cinco reglas que siempre debes seguir para causar la mejor impresión y presentación en cada ocasión.

1. Prepárate y ensaya

Prepárate para cada presentación incluyendo cinco partes:

• Introducción
• Objetivo
• Resumen
• Presentación
• Resumen o conclusión

Una vez que hayas armado tu presentación, practica frente al espejo. Esto te dará una idea de cómo te ves cuando estás presentando. Comienza tu presentación introduciendo el tema que cubrirás ese día, mencionando los objetivos de la clase y dando una breve descripción de tu presentación. Después de haber dado la parte principal de la presentación, resume lo que se cubrió.

Luego, prueba la presentación con alguien que te brinde una opinión honesta y objetiva. No, no con tu amigo imaginario de la infancia, sino con alguien real. Quieres que esta persona critique la parte principal de la presentación, así que hazle saber qué aspectos debe tener en cuenta, como:

• ¿Qué fue lo más interesante?
• ¿Qué fue memorable?
• ¿Qué fue confuso?
• ¿Qué partes se cubrieron demasiado rápido o demasiado lento?
• ¿Qué fue lo más importante?
• ¿Cuál fue el mensaje general de la clase?

Ensaya con las herramientas que planeas usar durante la presentación real. Te sentirás mucho más cómodo cuando llegue el momento de mostrar tus habilidades.

2. Prueba tu equipo y materiales

Si tienes la oportunidad, verifica tu equipo al menos 24 horas antes. Si esto no es posible, llega al menos 45 minutos antes de la hora de inicio. He tenido muchas clases de entrenamiento que comenzaron con estaciones de trabajo que no funcionaban correctamente, estaban desconectadas, no estaban dirigidas a la base de datos correcta o no tenían el software necesario instalado.

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¿De quién es la culpa en última instancia? Tuya. Como entrenador, facilitador o presentador, como quieras llamarte, eres la persona responsable de asegurarte de que todo funcione. Dañas tu credibilidad y desperdicias el tiempo por el que las personas están pagando cuando las cosas no están listas para comenzar. Por supuesto, hay ocasiones en las que está fuera de tu control, por ejemplo, cuando el servidor se cae. He experimentado eso más veces de las que quisiera recordar, pero lo único que debería impedir que tu clase fluya sin problemas son las cosas que no puedes controlar. Siempre sugiero que pruebes cada computadora. No pruebes solo algunas, porque inevitablemente cuando pruebes solo algunas, las demás no funcionarán.

Siempre revisa los materiales y manuales de entrenamiento. Mis materiales han vuelto incorrectos de la impresora más de una vez. El material a doble cara no era a doble cara, faltaban páginas, ocurrieron todo tipo de cosas. Los materiales incorrectos demoran la clase cuando tienes que detenerte y emparejar a las personas para que compartan las pocas copias buenas que tienes o para hacer copias adicionales.

3. Ten un plan de respaldo

No puedo decirte cuántas veces he tenido que usar el plan B. La mayoría de las veces, mi conexión a la base de datos de entrenamiento a varios estados de distancia no funcionaba. ¿Qué hice? Bueno, no los dejé irse a casa temprano. Tenía trabajo adicional listo para usar como repaso, o cubría las pantallas e información con mi manual de entrenamiento. Había una imagen de cada pantalla en el material, por lo que podía cubrir las pantallas y la información. Esto permitía que la clase se familiarizara con las pantallas cuando la base de datos estuviera en funcionamiento y hacía que cubrir las pantallas fuera mucho más rápido. Si estás utilizando un proyector de datos o un retroproyector, haz copias de las diapositivas o pantallas por si se estropean o si olvidaste tener una bombilla extra a mano.

P.D. No olvides practicar tu Plan B también.

4. Toma nota de tu audiencia

Lo primero es asegurarte de que se mantengan despiertos. Asegúrate de mantener la conversación interesante. Observa el lenguaje corporal de tu audiencia. Si necesitas hacer un descanso o realizar una actividad para despertarlos, hazlo. Solo intenta que sea relevante y agradable.

Asegúrate de responder las preguntas que te hagan. Puedes utilizar la famosa "lista de cosas pendientes", como yo la llamo, si no conoces las respuestas o si abordarás el tema en una sesión posterior. Para utilizar la lista de cosas pendientes, dales a tus estudiantes una nota adhesiva y pídeles que escriban la pregunta. Asegúrate de responder todas las preguntas antes de que termine la clase.

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Asegúrate de que comprendan tu mensaje. Prepárate para explicar las cosas de más de una manera. Algunos adultos comprenden el material solo escuchándolo, otros tienen que experimentarlo y algunos quieren ver un dibujo lindo en el pizarrón. Nuevamente, haz preguntas estructuradas para asegurarte de que entiendan el material. Permíteles sentirse cómodos sabiendo que pueden hacer cualquier pregunta. Nunca saben cuándo otros miembros de la clase están pensando lo mismo.

5. Concluye tu presentación con fuerza

Cuando hayas terminado, dales las gracias. Pon a disposición los materiales que mencionaste o que consideres de interés como "algo extra". De suma importancia, hazte disponible. No te escapes y te escondas en una oficina, incluso si las cosas no salieron tan bien como esperabas. Si tienes que ir al baño, avísales que volverás.

Brinda a todos un método para comunicarse contigo después de que termine la capacitación. Esto les permite saber que respaldas todo lo que les enseñaste y que deseas asegurarte de que hayan comprendido todo lo que se cubrió. Esto crea credibilidad tanto para ti como para tu empresa.

Asegúrate de tener algún tipo de evaluación disponible para que la completen. Obtén su opinión, averigua qué les pareció la presentación, los materiales proporcionados, lo que aprendieron, lo que esperaban aprender pero no pudieron, y qué mejoras se podrían hacer en la presentación o en los materiales. Ten cuidado, siempre habrá al menos una persona que no esté de acuerdo con todo lo que hiciste.

Con tu próxima presentación o clase de entrenamiento, deslumbra con una presentación fluida y bien preparada siguiendo estas cinco reglas de presentación. Si tu última presentación no salió tan bien como te hubiera gustado, revísala y analízala en función de lo que acabas de aprender. ¿Tienes reglas adicionales que sigues al preparar, presentar y concluir tus clases de entrenamiento? Compártelas con nosotros respondiendo a este correo electrónico o publicando un comentario para tus compañeros.

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