Cómo lograr que todos usen el nuevo software: estrategias para la adopción de tecnología

En los últimos meses, muchas personas me han hecho la misma pregunta sobre diferentes software: "¿Cómo logramos que todos usen [nombre del nuevo software]?".

La mayoría de los proveedores ofrecen guías de implementación. Si usas G Suite, Workplace by Facebook, Office 365 o Slack, encontrarás numerosas herramientas de capacitación y recursos en línea para administradores. Sigue los enlaces y encontrarás tutoriales paso a paso, consejos, videos e incluso algunas páginas diseñadas para imprimir y distribuir.

El modelo del ciclo de adopción tecnológica me ha ayudado a organizar todos estos recursos de capacitación. El modelo agrupa a las personas en cinco etapas que describen el momento de la adopción tecnológica: Innovadores, adoptadores tempranos, mayoría temprana, mayoría tardía y rezagados. Utilizo los recursos de capacitación y adapto mi estrategia de implementación para satisfacer las necesidades de las personas en diferentes etapas del ciclo de adopción.

1. Presentar el nuevo software

Cuando anuncias por primera vez el cambio a un nuevo software, es probable que expliques los motivos, los objetivos y el cronograma de implementación. Esto es útil para la mayoría de las personas. Sin embargo, los innovadores generalmente querrán más. Querrán una cuenta hoy mismo. Se preguntarán por qué no elegiste una alternativa "claramente superior" que ellos ya habían probado. Te preguntarán si habilitarás una función relativamente desconocida. Se quejarán de que no seleccionaste una opción de código abierto. Pueden ser un gran problema. (Confieso: He hecho todas estas cosas).

Si puedes, identifica a tus innovadores e involúctalos en el proceso de selección mucho antes de la implementación. Luego, pídeles su ayuda y apoyo durante la implementación, en un intento de convertir su propensión a explorar en un beneficio en lugar de una barrera.

2. Habilitar la experimentación

Antes de la fecha oficial de lanzamiento, permite que las personas soliciten acceso temprano a las nuevas herramientas, ya que esto te ayudará a identificar a los adoptadores tempranos. Pídeles que prueben las herramientas, identifiquen posibles problemas y sugieran soluciones. Asegúrate de al menos reconocer sus ideas, aunque no puedas implementar cada sugerencia que hagan.

Cómo hacer que las reuniones sean más productivas y eficientes

Los enlaces son importantes para los adoptadores tempranos. Comparte enlaces a videos, documentación y comunidades de soporte. Tus adoptadores tempranos suelen ser personas con conocimientos sobre tecnología: son capaces de resolver problemas por sí mismos y también están dispuestos a hacer preguntas si las cosas no funcionan.

Los adoptadores tempranos también pueden estar dispuestos a compartir lo que aprenden. Anímalos a ayudar a sus colegas que pueden tener dificultades para aprender una nueva herramienta. En algunas organizaciones, he visto que a los adoptadores tempranos se les asigna formalmente el rol de "persona de referencia" en un departamento para un software específico cuando otras personas tienen preguntas.

3. Capacitación, historias y consejos

Justo antes de implementar oficialmente el software, la mayoría de las organizaciones ofrecen capacitación. Durante estas sesiones, comparte historias: deja que los innovadores y los adoptadores tempranos hablen sobre lo que ha funcionado hasta ahora. Mantén las historias centradas en los beneficios organizativos, como cómo el software ayudó a alcanzar un resultado comercial. Trata de no confundir a las personas describiendo detalles técnicos arcanos. (Está bien decir: "Eso es un poco complicado. Habla conmigo después de la reunión").

Comparte guías breves de "cómo hacerlo" que recuerden a las personas las principales funciones y brinden consejos y trucos para ayudarles a realizar tareas comunes. Cubre esta información durante algunas de tus reuniones regulares. En esta etapa, los recursos proporcionados por el proveedor suelen ser de gran ayuda.

4. Programar asistencia

Ofrece asistencia individual para fomentar la adopción entre la mayoría tardía. A menudo, he pedido a una persona que se quede después de una reunión unos minutos para poder ayudarla. Otras veces, he programado una breve reunión web uno a uno. Si el tiempo de tu equipo no lo permite, es posible que puedas pedir a alguien que sea un adoptador temprano que se haga cargo de esta tarea. Después de la sesión de ayuda personalizada, suelo hacer un seguimiento con un breve correo electrónico (¡con enlaces!) que resume lo que hemos cubierto.

(Nota: La mayoría de las herramientas empresariales permiten a un administrador monitorear los inicios de sesión. Esta información también puede ayudarte a identificar a las personas que no están utilizando activamente el sistema, para programar tiempo de ayuda individual.)

La importancia de la ética en la gestión de proyectos

5. Fomentar el uso

En algunos casos, puedes fomentar el uso de software mediante noticias. Por ejemplo, he visto que algunas organizaciones comparten noticias importantes a través de Slack, en lugar de correo electrónico. Las personas que todavía no usan Slack eventualmente lo hacen, simplemente para mantenerse actualizadas.

Finalmente, a medida que los adoptantes tardíos demuestren el uso de una herramienta, reconoce su éxito. Un breve "gracias" o "felicidades" durante una reunión puede ser apropiado. Las palabras amables dichas durante una reunión pueden ayudar mucho a alentar a las personas a cambiar sus hábitos.

Reconoce que no todos aprenden a usar nuevas herramientas de la misma manera que tú o los miembros de tu equipo. Por lo tanto, la próxima vez que implementes un software, comparte enlaces, habilita cuentas, enseña con historias, consejos y trucos, ofrece ayuda práctica y reconoce el éxito para ayudar a todos a aprender.

¿Y tú?

¿Qué otras medidas de gestión del cambio has tomado para ayudar a las personas en las organizaciones a adoptar software? ¿Qué te ha funcionado a ti? Cuéntanos en los comentarios.

10 mejores prácticas para investigar y recomendar tecnología

En Newsmatic nos especializamos en tecnología de vanguardia, contamos con los artículos mas novedosos sobre CXO, allí encontraras muchos artículos similares a Cómo lograr que todos usen el nuevo software: estrategias para la adopción de tecnología , tenemos lo ultimo en tecnología 2023.