Cómo hacer que las reuniones sean más productivas y eficientes

En 2016, Daniel Russell, antiguo consultor de marketing y creador de Attentiv, una plataforma de gestión de tiempo y reuniones, escribió en su blog sobre el impacto negativo que las reuniones tienen en las organizaciones. Después de examinar estudios sobre el tema, Russell descubrió que las reuniones de personal eran, con mucho, el tipo de reunión más común, seguidas de las reuniones de fuerza de tarea y las reuniones de intercambio de información. La queja más común sobre las reuniones era que no se tomaban decisiones. Otras quejas eran que las reuniones eran desorganizadas o dominadas por individuos. También concluyó que una reunión promedio le cuesta a una organización $338 en salarios pagados a su personal. Eso es mucho dinero para algo que muchos empleados consideran improductivo.

Este descontento con las reuniones es algo conocido por las organizaciones desde hace años. Algunas compañías han intentado hacer algo al respecto instituyendo la idea de "la reunión de 30 minutos". Vi esto en acción hace un par de años, cuando estaba asesorando a una importante empresa de servicios públicos en la costa oeste.

Las reuniones a las que me pidieron que asistiera se referían a la planificación estratégica de una red de energía inteligente. En el centro de estas discusiones se encontraban conversaciones sobre la infraestructura de TI y lo que se necesitaba reestructurar, los objetivos de la empresa y sus partes interesadas, y por supuesto, los problemas regulatorios y el entorno regulatorio en general.

Todos estos son temas complicados en sí mismos. Fue difícil abordarlos de manera exhaustiva en un lapso de 30 minutos, pero la empresa se adhirió a los horarios de inicio y finalización de la reunión, utilizando el reloj como un temporizador de huevos. Si nos adentrábamos en una discusión complicada durante la reunión, la dejábamos para después y se nos aconsejaba continuarla fuera de la reunión, presentando una solución en nuestro próximo encuentro del comité directivo. Esta estrategia de reuniones funcionó bastante bien porque la cultura de la empresa era tal que todos los gerentes y directivos presentes en esas reuniones estaban personalmente interesados en volver al campo para resolver los problemas y los incendios con los que estaban lidiando ese día. Aceptaron la idea de llevar ciertas discusiones "fuera de línea" para resolver los problemas y regresar a la siguiente reunión del comité directivo con resúmenes concisos.

Medidas para que las reuniones sean más efectivas

Entonces, ¿qué pueden hacer los gerentes para asegurarse de que las reuniones se desarrollen de manera más fluida y cumplan con los objetivos deseados?

El primer paso, y posiblemente el más importante, es asegurarse de que todas las reuniones estén planeadas y tengan un propósito claro, de modo que los participantes se vayan con una sensación de logro y propósito. Distribuya una agenda varios días antes y detalle específicamente lo que espera lograr con la reunión. La agenda de la reunión también debe incluir a cualquier persona que presente hechos o recomendaciones en la reunión. Esto permite que los presentadores sepan que deben estar preparados.

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En segundo lugar, es importante reconocer que existe algo llamado "fatiga por reuniones". Parece que muchas empresas ya reconocen esto de manera inherente. Según la revisión de las investigaciones de Russell, el 64% de las reuniones duran más de una hora, y el 39% de todas las reuniones superan los 90 minutos.

Un enfoque sencillo para evitar la fatiga por reuniones sería abolir todas las reuniones de más de 30 minutos o incluso de 60 minutos, pero no es posible.

Por ejemplo, si su equipo de diseño se está reuniendo para diseñar un conjunto de aplicaciones y cómo interactuarán entre sí, o si su equipo de bases de datos o de redes se está reuniendo para reestructurar la infraestructura de TI, la necesidad de centrarse y discutir los detalles de estos proyectos no se puede concluir en 30 o 60 minutos.

Sin embargo, esto no cambia el hecho de que los participantes en las reuniones empiezan a perder el enfoque y la agudeza mental después de 60 o 90 minutos de intensa concentración.

En estas reuniones más largas, es recomendable tomar descansos de al menos 30 minutos entre sesiones de reuniones de 90 minutos para que los participantes puedan estirar las piernas, volver a sus oficinas para ponerse al día con los correos electrónicos y las llamadas telefónicas, y en general, despejar (y descansar) su mente.

Quienes están enfocados en los detalles del diseño de bases de datos, redes y aplicaciones es poco probable que piensen en la ingeniería de "descansos" en reuniones largas, pero sus gerentes definitivamente deberían hacerlo.

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El proceso puede comenzar instituyendo franjas horarias de reuniones de no más de 90 minutos en los calendarios de la empresa, y las reuniones más largas solo se permitirían como excepción.

Beneficios de las pausas en las reuniones

¿Realmente ayuda este tipo de programación forzada de las reuniones?

En 2011, la Universidad de Illinois en Urbana-Champaign realizó un estudio que demostró que las pausas mentales breves durante tareas prolongadas (como las reuniones) mejoran el rendimiento. El líder del estudio, el profesor de psicología Alejandro Lleras, llamó al fenómeno del agotamiento mental y la pérdida de enfoque durante tareas largas e ininterrumpidas "decremento de la vigilancia".

"Proponemos que desactivar y reactivar tus objetivos te permite mantener el enfoque", dijo. "Desde un punto de vista práctico, nuestra investigación sugiere que, cuando te enfrentes a tareas largas (como estudiar antes de un examen final o hacer tus impuestos), lo mejor es imponerte pausas breves. ¡Las pausas mentales breves realmente te ayudarán a mantener el enfoque en tu tarea!"

Los resultados de encuestas como las investigadas por Russell parecen indicar que nada ha cambiado sustancialmente en el comportamiento humano desde el estudio de la Universidad de Illinois en Urbana-Champaign. Esto es aún más motivo para que los gerentes de nivel medio y alto tomen medidas para asegurarse de que las reuniones, sin importar su duración, estén bien orquestadas y programadas para obtener los mejores resultados y un rendimiento óptimo de los participantes.

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