Cómo recuperar el control de tu calendario y reducir el tiempo en reuniones

Meetings are a favorite topic of lament for every leader, with some of us even measuring our importance by how jammed our schedule is each day. The challenges become even more acute in a remote work environment, as time formerly spent commuting, traveling or even walking from one conference room to another is now fair game and only a click away. We’ve all experienced those days of lurching from one video conference to the next, feeling utterly spent before lunch, which someone has already overbooked.

Encuentra el control de tu calendario: Consejos para reuniones efectivas en un entorno de trabajo remoto

Las reuniones son un tema favorito de lamento para cada líder, con algunos incluso midiendo su importancia por cuán lleno está su horario cada día. Los desafíos se vuelven aún más agudos en un entorno de trabajo remoto, ya que el tiempo que antes se destinaba a desplazarse, viajar o incluso caminar de una sala de conferencias a otra, ahora está al alcance de un clic. Todos hemos experimentado esos días de pasar de una videoconferencia a otra, sintiéndonos agotados antes del almuerzo, que alguien ya ha sobreagendado.

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A diferencia de la gravedad, la muerte y los impuestos, las reuniones no son una fuerza de la naturaleza inmutable que se debe tolerar. Son una institución muy humana y que está muy bajo nuestro control. En lugar de dejar que las reuniones se apoderen de ti y, en última instancia, reduzcan el tiempo que tienes para liderar realmente a tu grupo, prueba algunos consejos sencillos para recuperar el control de tu calendario.

Eleva el nivel de las reuniones

Demasiados líderes aceptan sin problemas bloqueos de una hora en su calendario para discusiones sin rumbo o presentaciones poco elaboradas. Cuando te llega una reunión de "Charla contigo sobre iniciativas" de 90 minutos a tu bandeja de entrada, en lugar de aceptarla sin pensar, dile a la persona que propone la reunión que quieres venir preparado para poder ayudarles mejor, y que te gustaría leer con anticipación cualquier información de fondo, decisiones críticas que están buscando tomar y una agenda preliminar de los temas que les gustaría cubrir.

Muchas personas utilizan las reuniones para formular y enfocar sus ideas, utilizando a su líder como panel de sonido. Si bien esto forma parte indudablemente del trabajo de un líder, gran parte de esa formulación se puede completar con unos correos electrónicos y algo de "tiempo para pensar" por parte de quien hizo la solicitud.

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Da ejemplo. Evalúa las reuniones que has programado con tus equipos y otros, y prepara una lectura previa de una página con información de fondo, temas a discutir y las decisiones críticas que esperas tomar. Aunque esto pueda parecer trabajo extra, 20 minutos de preparación individual generalmente pueden ahorrarte una hora de tiempo de reunión con varias personas.

Brinda una opción de salida

En muchas organizaciones, las personas odian rechazar una reunión, inconscientemente lo consideran un acto descortés o tal vez temen perderse algo importante. Mitiga esta peculiaridad de la naturaleza humana brindando a los invitados una vía fácil para declinar si no son necesarios.

Piensa detenidamente a quién marcas como requerido y a quién colocas en la sección opcional de la invitación, una función ampliamente subutilizada. En la descripción de la reunión, indica los criterios que utilizaste para determinar quiénes son requeridos y opcionales, y explica por qué las personas fueron marcadas como opcionales. Por ejemplo, puedes mencionar que invitaste a varias personas de otros proyectos a tu reunión de estado, ya que hay algunas superposiciones, pero estás más que dispuesto a incluirlas en un informe por correo electrónico después de la reunión.

Si ofrecer una opción de salida, muchos la aprovecharán y comenzarán a seguir la misma tendencia.

Establece horarios de atención en tu tiempo

El trabajo remoto durante la pandemia eliminó la posibilidad de que las personas se presenten físicamente por unos momentos. Desafortunadamente, la respuesta ha sido generalmente crear reuniones de control de 30 a 60 minutos que pueden rápidamente abarrotar tu día.

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En lugar de bloquear y atender estas solicitudes, gestiónalas según tus términos estableciendo horarios de atención todos los días, o al menos cada dos días. Dependiendo de tus niveles de energía y de cómo te gusta trabajar, esto puede ser un bloqueo cada tarde cuando estás perdiendo tu enfoque, o tal vez temprano en la mañana antes de meterte en el trabajo centrado.

Si estás de vuelta en la oficina física, este es el momento en que tu puerta está abierta. Cualquiera puede pasar para una breve charla sobre cualquier tema, con la comprensión de que si la discusión va a llevar más de 15 minutos resolverla, acordarán en conjunto una reunión y el trabajo previo necesario para facilitar esa reunión.

Si estás trabajando de forma remota, utiliza las herramientas de la mayoría de los softwares de videoconferencia para crear una "sala de espera" y permitir que las personas entren y salgan según sea necesario. Planea las tareas administrativas aleatorias, la organización del correo electrónico u otras tareas de corta duración para este tiempo, y podrás hacerlas entre visitas mientras también prestas atención enfocada a los miembros de tu equipo.

En cada uno de estos tres casos, comportamientos sencillos pueden reducir tu tiempo en las reuniones. En lugar de bloquear tu calendario las 24 horas del día o mediante amenazas veladas, estas técnicas reconocen la importancia de la colaboración humana y buscan maximizar su efectividad en beneficio de tu calendario y la calidad de los resultados finales.

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