El arte de la comunicación con los stakeholders: 3 claves para el éxito del proyecto

Cuando las partes interesadas, ya sean miembros del equipo de IT, CXOs o usuarios finales, juegan un papel activo en la ejecución de un proyecto, es crucial brindarles la información correcta en el momento adecuado. Esto puede parecer intuitivo, pero a menudo se pasa por alto la comunicación adecuada de aspectos esenciales de un proyecto con las partes interesadas clave antes y durante la ejecución. La información valiosa a menudo no llega a las personas que más la necesitan, creando lagunas de conocimiento que posteriormente afectan la entrega del proyecto, las relaciones con las partes interesadas y la satisfacción del cliente. Después de todo, la agilidad del proyecto y la calidad de los entregables dependen de la oportunidad, claridad y naturaleza de los mensajes enviados y recibidos.

A continuación, presentamos tres aspectos clave que todo gerente de proyecto debe compartir con las partes interesadas para garantizar el éxito del proyecto.

1. Impulsores, propósito y objetivos del proyecto

Las partes interesadas pueden entender sus tareas específicas asignadas, pero ¿entienden cómo su rol impacta todo el proyecto? Las partes interesadas necesitan ver el panorama general. Para lograrlo, los gerentes de proyecto deben comunicar claramente los impulsores, el propósito y los objetivos finales del proyecto.

Compartir detalles sobre lo que impulsó el proyecto, cómo beneficia a la organización y el resultado previsto ayuda a que las partes interesadas comprendan mejor la importancia del proyecto. Explicar cómo los roles individuales respaldan objetivos más amplios establece un mayor compromiso con el proyecto, más allá de las tareas asignadas. Esta mayor conciencia crea una conexión más sólida con el resultado general del proyecto.

2. Roles precisos y expectativas

Una vez que las partes interesadas reconocen el panorama general del proyecto, los gerentes de proyecto deben identificar, documentar y comunicar el rol y las tareas precisas de cada parte interesada.

Es injusto tanto para la parte interesada como para todo el equipo de proyecto que depende de los entregables de esa parte interesada, esperar que cumpla con sus obligaciones sin tener requisitos detallados del trabajo y expectativas claras.

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Recuerda asegurarte de que haya canales establecidos disponibles para la retroalimentación bidireccional. Las partes interesadas deben poder hacer preguntas, compartir ideas y preocupaciones, y tener la oportunidad de notificar al equipo en cualquier momento cualquier cosa que pueda afectar un proyecto.

También asegúrate de que haya suficiente documentación disponible sobre el proyecto, las tareas, los plazos, los recursos disponibles, los protocolos de cambios, los riesgos potenciales y cualquier otro factor que pueda afectar su rol.

3. Cómo se mide la participación

Una vez que una parte interesada conoce su rol y cómo impacta el proyecto, debe comprender cómo se medirá su desempeño.

Los objetivos de las partes interesadas deben ser específicos, medibles, alcanzables, realistas y con límite de tiempo (S.M.A.R.T). Cada objetivo debe ser medible, de lo contrario, el rendimiento no se puede cuantificar con precisión. El objetivo también debe ser alcanzable para ser justo para la parte interesada o útil para el proyecto. El objetivo también debe ser realista (en un contexto del "mundo real", no en un contexto de un "plan de proyecto ideal"). Por último, el objetivo debe tener una fecha límite y un marco de tiempo claro para poder vincularlo con otros objetivos que dependen de él.

Comunicar impulsores, propósito, objetivos, expectativas e indicadores de rendimiento del proyecto aumenta la probabilidad de que las partes interesadas se involucren completamente en un proyecto y tengan un mayor grado de responsabilidad en el resultado.

Recuerda que es mucho más efectivo dedicar tiempo y esfuerzo adicionales con la parte interesada al comienzo de un proyecto que intentar solucionar problemas que surgen debido a malentendidos y plazos incumplidos más adelante.

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