Los 10 errores más comunes que debes evitar al escribir un correo electrónico

El aumento del trabajo remoto, provocado por el nuevo coronavirus, ha causado un aumento en el uso de herramientas de colaboración. En los últimos dos meses, el uso de Zoom ha crecido un 574% y los servicios de correo electrónico como Microsoft Outlook representan casi el 40% del uso total de aplicaciones, según un informe de Aternity.

El correo electrónico es una de las formas más comunes de comunicación dentro de las organizaciones, y ha mantenido una fuerte presencia antes de los servicios de mensajería instantánea empresarial como Slack. Enviar correos electrónicos es parte de las operaciones diarias de la mayoría de los empleados, pero esta forma de comunicación es propensa a errores.

Los profesionales deben tener cuidado al redactar un correo electrónico, ya que los errores simples pueden cambiar por completo el significado y la recepción de un mensaje. Los siguientes 10 errores pueden hacer o deshacer una correspondencia por correo electrónico.

Índice de Contenido
  1. 10 errores más comunes para evitar en un correo electrónico
    1. 1. Errores gramaticales
    2. 2. Ortografía incorrecta del nombre del destinatario
    3. 3. Uso inapropiado de "Responder a todos"
    4. 4. Una despedida descuidada
    5. 5. Línea de asunto vaga
    6. 6. Marcar todos los correos electrónicos como "urgentes"
    7. 7. Formato confuso
    8. 8. Fuentes extrañas
    9. 9. Firma automática innecesaria
    10. 10. Seleccionar al destinatario equivocado
  2. También te puede interesar

10 errores más comunes para evitar en un correo electrónico

1. Errores gramaticales

Uno de los errores de correo electrónico más comunes involucra una gramática y ortografía incorrectas, por lo que es crucial revisar incluso los mensajes cortos, dijo Matt Woodley, fundador de Credit Informative.

La corrección ortográfica no detecta todo. Una palabra incorrecta puede cambiar la intención de un mensaje y una palabra mal escrita puede hacer que el escritor parezca descuidado. Leer rápidamente un correo electrónico puede marcar la diferencia en cómo se percibe al escritor y al contenido.

2. Ortografía incorrecta del nombre del destinatario

Otro error importante en los correos electrónicos es cuando el escritor deletrea incorrectamente el nombre del destinatario. Esta acción es una forma muy rápida de hacer que su mensaje se elimine. Toma unos segundos revisar la ortografía de un nombre, lo que demuestra atención al detalle y profesionalismo.

Cómo contratar durante una pandemia: consejos para entrevistas virtuales y contratación interna

"Escribe correctamente el nombre de alguien," dijo Neal Taparia, co-fundador de Solitaired. "Si lo escribes mal, no recibirás una respuesta. Cuando alguien me llama Neil en lugar de Neal, no respondo."

3. Uso inapropiado de "Responder a todos"

Uno de los errores más molestos es cuando alguien utiliza la función "Responder a todos" en una cadena de 100 personas, especialmente cuando la respuesta es solo para confirmar la recepción del mensaje inicial. Este error también puede tener consecuencias problemáticas si la respuesta estaba destinada solo a una persona.

"Una vez que las personas presionan ese botón, el mensaje se envía y no se puede deshacer. Es importante asegurarse de que la persona reciba el correo electrónico que debe leer, especialmente si es solo para sus ojos", dijo Woodley.

4. Una despedida descuidada

Aunque puede parecer un pequeño detalle, cómo una persona termina una nota puede tener un impacto significativo.

"Ten cuidado con cómo te despides de tu correo electrónico. La firma de correo electrónico establece el tono del correo y un pequeño cambio en la despedida puede alterar por completo cómo se siente el destinatario al leer todo el correo", dijo Stacy Caprio, propietaria de Her.CEO.

"Por ejemplo, firmar con 'Saludos cordiales' y tu firma automática completa tiende a tener una sensación profesional y fría, mientras que firmar con 'Atentamente' tiende a tener una sensación neutral, y firmar solo con tu primer nombre y sin firma automática es menos formal y más cercano", dijo Caprio. "Como mínimo, deberías ser más intencional acerca de cómo te despides de tus correos electrónicos."

Los errores en Zoom que pueden costarte el trabajo

5. Línea de asunto vaga

La línea de asunto es determinante para que alguien abra o no un correo electrónico, por lo que el remitente debe prestar mucha atención a lo que dice.

"Siempre debes incluir una línea de asunto y debe ser relevante para el tema del correo electrónico, no debe ser vaga", dijo Steve Pritchard, consultor de recursos humanos para AngloLiners. "Incluir una línea de asunto informativa también puede ser un factor crucial para ayudarte a encontrar un correo electrónico antiguo. Además, si el tema del correo electrónico cambia, trata de editar la línea de asunto para que coincida".

6. Marcar todos los correos electrónicos como "urgentes"

Otro error fatal es marcar cada correo electrónico como "urgente". No solo resulta molesto, sino que también hace que el destinatario no tome tus correos electrónicos tan en serio, lo cual puede ser perjudicial si el correo es realmente urgente.

"Si no es tan urgente o vital, entonces no necesita marcarse como tal. Es importante considerar realmente cuán urgente es el asunto", dijo Woodley.

7. Formato confuso

Los correos electrónicos deben ser fáciles de leer. Los profesionales están ocupados y nadie quiere dedicar tiempo a descifrar un correo electrónico o leer una novela de un solo párrafo, dijo Jakub Kliszczak, especialista en marketing de Channels.

"A las personas les gusta leerlos, obtener algo de ellos y saber qué hacer a continuación", dijo Kliszczak. "Escribir correos electrónicos claros con el uso inteligente de letras en negrita y encabezados puede marcar una gran diferencia".

El costo de ser un seguidor rápido: una estrategia efectiva o una excusa para no tomar decisiones

8. Fuentes extrañas

Usar una fuente extraña no captará la atención que deseas. Cuando las personas reciben un correo electrónico, deberían prestar atención al contenido, no a cómo se ve.

"Por favor, por el bien de la humanidad, deja de usar Comic Sans. Lo odiamos. Fin de la historia", dijo Susana Fonticoba, fundadora de Clear Path Marketing. "Y sin importar cuán fascinante o urgente sea tu mensaje, no hay necesidad de usar negritas, cursivas, subrayados, resaltados y cambiar los colores de las fuentes en un solo mensaje. Es una molestia para los ojos y nuestros ojos ya están cansados".

9. Firma automática innecesaria

Una firma que indique un nombre, un cargo y una forma de contacto es útil, pero no se necesita más información.

"No necesito saber tu cita favorita, todas tus certificaciones y premios, tu número de fax y todo lo demás que es completamente superfluo e inútil. Por favor, elimina lo innecesario de tu firma", dijo Fonticoba.

10. Seleccionar al destinatario equivocado

Uno de los peores errores es enviar el correo electrónico al destinatario equivocado. Este error es fácil, pero también es descuidado. No solo causa confusión a la persona que lo recibe, sino que también muestra una falta de conciencia.

Para obtener más información, consulta Cómo utilizar un servicio de reenvío de correos electrónicos en Newsmatic.

La falta de datos actualizados de proveedores afecta a las organizaciones: estudio

También te puede interesar

  • Cómo convertirse en un CIO: una hoja de trucos (Newsmatic)
  • Cómo desarrollar las capacidades de tu equipo de TI (Descarga de Newsmatic)
  • Paquete de políticas: Ética en el lugar de trabajo (Newsmatic Premium)
  • Los CEO empresariales más destacados de la década de 2010 (ZDNet)
  • 6 formas de eliminar tu presencia en internet (CNET)
  • Las mejores aplicaciones de lista de tareas para gestionar tareas en cualquier plataforma (Download.com)
  • Cobertura imprescindible de CXO (Newsmatic en Flipboard)

En Newsmatic nos especializamos en tecnología de vanguardia, contamos con los artículos mas novedosos sobre CXO, allí encontraras muchos artículos similares a Los 10 errores más comunes que debes evitar al escribir un correo electrónico , tenemos lo ultimo en tecnología 2023.

Artículos Relacionados

Subir

Utilizamos cookies para mejorar su experiencia de navegación, mostrarle anuncios o contenidos personalizados y analizar nuestro tráfico. Al hacer clic en “Aceptar todo” usted da su consentimiento a nuestro uso de las cookies.