Cómo utilizar el color en los informes de estado del proyecto para una mejor gestión

El propósito de un informe de estado del proyecto es gestionar las expectativas al comentar cualquier elemento que varíe de las líneas de base y expectativas de los interesados. Los informes de estado no solo describen los logros en relación a las actividades asignadas, sino que también comentan sobre el trabajo retrasado, los problemas que se están abordando, las solicitudes de cambios importantes en el alcance, los riesgos recién identificados y otras observaciones útiles para el lector.

Presentación de los Informes de Estado

Los informes de estado deben presentarse de manera apropiada para el público objetivo. En algunas organizaciones, los informes de estado se circulan a todo el equipo ejecutivo de gestión.

En una empresa en la que trabajé, el Director de Desarrollo de TI recibía cada mes un gran archivo con una copia de los informes de estado de cada proyecto. Esta técnica era muy ineficiente, ya que proporcionaba mucha más información de la que el Director podía comprender y asimilar.

Muchas organizaciones han encontrado una solución para brindar el nivel adecuado de información a los gerentes y ejecutivos a través del uso de colores. Aquí te presentamos algunas formas de utilizar los colores en tus informes de estado para resaltar la información relevante:

• Verde — Todo está bien, en camino y bajo control.
• Rojo — El proyecto está en problemas y no cumplirá sus compromisos de costo, tiempo o alcance. Los proyectos en rojo necesitarán aumentar su presupuesto y cronograma, o ampliar su alcance de trabajo para volver al rumbo correcto.
• Amarillo — Todos los demás proyectos. En otras palabras, tu proyecto no está completamente en camino y bajo control, pero todavía no está en problemas graves. Esta definición de indicadores verdes, amarillos y rojos podría hacer que un alto porcentaje de proyectos estén en amarillo.

Si un proyecto está en estado amarillo o rojo, debes agregar comentarios adicionales que muestren la causa del problema y lo que se está haciendo para corregirlo. El informe debe señalar si la situación requiere intervención de la gestión.

Informes de Estado a Nivel de Gestión

Cada director de proyecto debe informar sobre el estado general del proyecto utilizando el indicador codificado por colores. Los informes de estado se circulan a una entidad organizativa, como una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO, por sus siglas en inglés), que sigue cada proyecto como una línea en un informe. Cada mes, se actualiza la información de alto nivel para cada proyecto y también se actualiza el indicador de estado. Este informe de alto nivel, con una línea por proyecto, se circula al equipo ejecutivo. El equipo ejecutivo puede entonces centrarse en los proyectos que les interesan, aquellos que tienen un indicador en rojo, y también aquellos que acaban de pasar de verde a amarillo. Si tus informes son un poco más sofisticados, podrías incluir un enlace a cada informe de estado detallado en este informe de resumen general, para que los ejecutivos puedan hacer clic en los proyectos que les interesen y leer el informe de estado detallado.

Preguntas preliminares para hacer antes de aceptar un proyecto

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