Cómo estimar el esfuerzo requerido para un proyecto: consejos y técnicas

Existen tres estimaciones preliminares que son necesarias para un proyecto: el esfuerzo, la duración y los costos. De los tres, las horas de esfuerzo deben estimarse primero. Una vez que comprendas el esfuerzo requerido, puedes asignar recursos para determinar cuánto tiempo tomará el proyecto (duración) y luego puedes estimar los costos laborales y no laborales.

Proceso para estimar el esfuerzo total

1. Determina qué tan precisa debe ser tu estimación. Por lo general, cuanto más precisa sea la estimación, más detalles y tiempo se requieren. Si te piden una estimación de orden de magnitud aproximada (-25% - +75%), es posible que puedas completar el trabajo rápidamente, a un nivel alto y con un mínimo de detalles. Por otro lado, si debes proporcionar una estimación precisa dentro del 10%, es probable que necesites invertir más tiempo y comprender el trabajo a un nivel de detalle más bajo.
2. Crea la estimación inicial de horas de esfuerzo para cada actividad y para todo el proyecto. Hay muchas técnicas que puedes utilizar para estimar el esfuerzo, como la descomposición de tareas (Estructura de Desglose del Trabajo), opinión de expertos, analogía, Pert, etc.
3. Agrega horas de recursos especializados. Asegúrate de haber incluido horas para recursos a tiempo parcial y especializados. Esto podría incluir personal freelance, especialistas en capacitación, adquisiciones, asesoría legal, administrativos, etc.
4. Considera el retrabajo (opcional). En un mundo perfecto, todos los entregables del proyecto serían correctos desde el primer intento. En proyectos reales, eso suele no ser el caso. Los planes de trabajo que no consideran el retrabajo pueden subestimar fácilmente el esfuerzo total necesario para completar los entregables.
5. Agrega tiempo de gestión de proyectos. Este es el esfuerzo requerido para gestionar un proyecto de manera exitosa y proactiva. Por lo general, agrega un 15% de las horas de esfuerzo para la gestión del proyecto. Por ejemplo, si una estimación de proyecto es de 12,000 horas (7-8 personas), entonces se necesita un gestor de proyectos a tiempo completo (1,800 horas). Si la estimación del proyecto es de 1,000 horas, el tiempo de gestión del proyecto sería de 150 horas.
6. Agrega horas de contingencia. La contingencia se utiliza para reflejar la incertidumbre o el riesgo asociado con la estimación. Si te piden que estimes un trabajo que no está bien definido, puedes agregar un 50%, 75% o más para reflejar la incertidumbre. Si has realizado este proyecto muchas veces antes, tal vez tu contingencia sea muy pequeña, quizás un 5%.
7. Calcula el esfuerzo total sumando todos los componentes de trabajo detallados.
8. Revisa y ajusta según sea necesario. A veces, cuando sumas todos los componentes, la estimación parece obviamente alta o baja. Si tu estimación no se ve correcta, vuelve atrás y realiza ajustes en tus suposiciones de estimación para que se ajusten mejor a la realidad. Esto requiere ser capaz de aceptar críticas iniciales de tu gerente y patrocinador. Si tu patrocinador considera que la estimación es demasiado alta y no te sientes cómodo defendiéndola, aún tienes más trabajo por hacer en la estimación. Asegúrate de que te parezca razonable y que estés preparado para defenderla.
9. Documenta todas las suposiciones. Nunca conocerás todos los detalles de un proyecto con certeza. Por lo tanto, es importante documentar todas las suposiciones que estás realizando junto con la estimación.
10. Este enfoque disciplinado para estimar te ayudará a crear una estimación lo más precisa posible dadas las restricciones de tiempo y recursos disponibles.

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