Cómo realizar un análisis de stakeholders para tu proyecto

Los stakeholders son personas o grupos específicos que tienen un interés en el resultado del proyecto. Normalmente, los stakeholders están dentro de la empresa e pueden incluir clientes internos, directivos, empleados, administradores, etc. Un proyecto también puede tener stakeholders externos, que incluyen proveedores, inversores, grupos comunitarios y organizaciones gubernamentales.

La importancia de los stakeholders en proyectos pequeños y grandes

Los proyectos pequeños normalmente no tienen que preocuparse por entender y gestionar la comunidad de stakeholders. Normalmente solo tienes que tratar con el patrocinador (la persona que solicitó el trabajo) y eso es todo.

Sin embargo, a medida que tu proyecto se vuelve más grande, generalmente tienes más stakeholders de los que preocuparte. Si tienes una comunidad de stakeholders grande y diversa, tiene sentido realizar un análisis de stakeholders. Este análisis de stakeholders te ayudará a determinar los diversos grupos de stakeholders, sus necesidades y cómo satisfacer sus necesidades. Puedes utilizar el siguiente proceso para el análisis de stakeholders:

Proceso de análisis de stakeholders

1. Identificar stakeholders: Comienza identificando todos los stakeholders posibles. Estos pueden ser personas individuales o grupos de stakeholders.
2. Determinar la importancia de cada stakeholder: Evalúa cada stakeholder y determina qué tan importante es para el éxito de tu proyecto. Puedes categorizar a cada stakeholder en términos de alta/media/baja importancia. Esta evaluación es importante porque a veces dedicas demasiado tiempo y esfuerzo trabajando con stakeholders que tienen poca importancia para tu proyecto, descuidando así el tiempo que dedicas a stakeholders muy importantes.
3. Identificar el interés del proyecto para cada stakeholder: En este punto comienza el análisis. Los stakeholders tienen un interés en tu proyecto. Ahora debes identificar cuál es ese interés. En algunos casos, el stakeholder puede necesitar algo de tu equipo de proyecto. En otros casos, tú puedes necesitar algo de ellos.
4. Determinar cómo te vas a involucrar con cada stakeholder: Para cada stakeholder, debes identificar una serie de actividades o incluso un enfoque general para involucrarlos. Debes identificar actividades que te ayuden a alcanzar tus intereses mientras reconoces la importancia relativa de cada grupo de stakeholders. Obviamente, invertirás más tiempo trabajando con grupos de stakeholders que son importantes para tu proyecto y menos tiempo en grupos que tienen baja prioridad.
5. Llegar a un acuerdo cuando sea necesario: En algunos casos, los stakeholders quieren cosas de tu proyecto. Sin embargo, en otras ocasiones tú necesitas algo de ellos. Si necesitas algo del stakeholder o del grupo de stakeholders, asegúrate de que comprendan cuáles son tus expectativas y asegúrate de que estén de acuerdo en proporcionarte lo que necesitas.
6. Incorporar las actividades al plan de trabajo: No quieres mantener una hoja de cálculo de actividades de stakeholders por separado. Después de identificar las actividades para involucrar a los grupos de stakeholders, coloca todas las actividades en el plan de trabajo del proyecto, junto con quién es responsable, el plazo, el esfuerzo estimado, etc.

La comunidad de stakeholders también debe evaluarse periódicamente para asegurarse de que los stakeholders estén siendo involucrados con éxito. Si los stakeholders no están siendo involucrados como deseas, debes actualizar o cambiar tus actividades. Es posible que también descubras nuevos stakeholders a medida que avanza el proyecto, y ellos también deben tenerse en cuenta en este proceso.

Preguntas preliminares para hacer antes de aceptar un proyecto

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