Cómo reducir costos y riesgos en la gestión de activos de TI

El crecimiento en una organización de TI es inevitable y sistémico, a menudo abarcando todos los sectores y estructuras de las soluciones de TI. Para la mayoría de los gerentes de TI, administradores de sistemas y otro personal de gestión, el enfoque del crecimiento es reducir los costos operativos al mismo tiempo que se crean nuevas funcionalidades para satisfacer las demandas de crecimiento del negocio.

Aun así, en el competitivo mercado de la transformación digital, es difícil escalar y potenciar los activos con un ROI máximo. Este desafío se debe a la distribución acelerada de la fuerza laboral y la complejidad de analizar y rastrear datos tanto de activos de TI virtuales como físicos. La mala gestión de activos se debe a la falta de un sistema centralizado, lo que lleva a una reducción de ingresos, una mala entrega de servicios, costos operativos más altos y un rendimiento deficiente en la organización.

El seguimiento de datos es solo una faceta de la gestión de activos. Un aspecto más crítico es la identificación de riesgos potenciales y nuevas oportunidades de eficiencia. De hecho, mantener un cierto nivel de crecimiento en mercados de TI competitivos es de alto riesgo.

¿Qué es la gestión de activos de TI?

Toda organización maneja activos que pueden ser hardware, software e información valiosa. La gestión de activos de TI es un proceso sistemático para la identificación, implementación, mantenimiento, actualización y disposición oportuna de los activos de una organización.

La gestión de activos de TI asegura que cada activo en una organización no solo se utilice, sino que también se rastree, se mejore y se deseche de acuerdo con el cumplimiento establecido. Los activos tienen un valor a lo largo de su vida útil, lo que hace aún más importante gestionarlos de manera proactiva. La gestión de activos ayuda a los departamentos de TI a extender las prácticas de gestión más allá de su dominio para mejorar la flexibilidad y la adaptabilidad. Este modo de gestión es más eficiente que las prácticas pasadas de controlar los activos dentro de un dominio específico.

La reducción de riesgos y costos con la gestión del ciclo de vida de activos de TI

La gestión del ciclo de vida de activos de TI aplica diferentes procesos y sistemas en forma de ciclos de vida adaptables a una organización para reducir los costos y riesgos de poseer activos, al tiempo que determina oportunidades de crecimiento.

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El ciclo de vida de activos de TI es una parte crucial de la gestión de activos de TI e implica un sistema de procesos. Estos procesos pueden variar de una organización a otra, pero se pueden agrupar de manera distintiva en etapas de planificación, adquisición y programación, implementación y mantenimiento, y utilización y disposición. Si se siguen correctamente, los gerentes pueden reducir los costos y riesgos en cada etapa del ciclo.

Planificación

Esta es la primera etapa del ciclo de vida del activo que implica la verificación de los requisitos del activo. Los gerentes de TI determinan los requisitos de los activos evaluando los activos existentes. Los activos se evalúan por su eficiencia de entrega de servicios bajo demanda.

Esto significa que, para identificar correctamente una estrategia de gestión en el análisis de un activo, los gerentes de TI deben asegurarse de que cada desarrollo considerado en la etapa de planificación agregue valor a la organización. La etapa de planificación de la gestión de activos debe aclarar:

• La capacidad de los activos existentes
• Identificación de activos poco utilizados, excesivos y sobreutilizados
• Asegurar la responsabilidad de los activos
• Determinar los niveles de activos y la disponibilidad de recursos

La etapa de planificación es importante, ya que identifica áreas clave para la implementación y los medios para ofrecer valor a través de la gestión de activos.

Adquisición y programación

Esta etapa implica decisiones basadas en inventarios sobre cada forma de activo. Al final de esta etapa, los gerentes de TI pueden determinar qué hardware, software, información y licencias necesitan ser reemplazados, renovados o adquiridos. Esta etapa puede conducir a una planificación adicional para la adquisición efectiva de los activos identificados.

Durante la adquisición, un gerente de TI puede analizar el equilibrio entre las necesidades del usuario y los requisitos de la empresa para satisfacer dichas demandas. El uso de bases de datos de gestión de TI es lo mejor para comprender este equilibrio. Además, los datos de otros departamentos pueden ayudar a validar las unidades específicas necesarias, los requisitos y otros detalles complejos, como la ubicación y preferencias únicas.

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La adquisición ayudará a determinar:

• El presupuesto disponible para facilitar el proceso de construcción o compra de un activo
• El plazo necesario para la adquisición de acuerdo con los requisitos
• Alineación del presupuesto con el flujo de efectivo actual

Más importante aún, las organizaciones pueden aprovechar el uso de la etapa de adquisición para medir las potencialidades de implementación de objetivos que satisfarán las demandas de servicio.

Implementación

A través del uso de plataformas de gestión, los gerentes de TI pueden implementar actualizaciones de nuevos activos inmediatamente después de que la organización cumpla con todos los requisitos de los activos. Para entregar y mejorar los servicios, se deben analizar datos de sistemas operativos, información de usuario y otras métricas valiosas para garantizar la eficiencia y el mantenimiento.

Es crucial enfocarse en el mantenimiento desde las primeras etapas para crear oportunidades y prevenir la terminación del servicio o cambios inestables en los requisitos operativos. Esta etapa requiere un alto nivel de proactividad si las organizaciones desean reducir costos en el futuro.

Utilización y disposición

Comprender cómo se utilizan los activos es importante para ayudar a los gerentes de TI a identificar oportunidades de crecimiento. Los costos de licencias solos se pueden reducir mediante la consolidación de activos. Las dependencias, como los servidores para ofrecer servicios de activos, también se pueden evaluar para una entrega de servicios eficiente y una optimización sustituta.

Cuando los activos ya no se utilizan para su propósito especificado, se los etiqueta como poco rentables o excedentes. Los gerentes de TI pueden optar por eliminar o desactivar dicho activo. En el ciclo de vida de la gestión de activos, existen tres formas principales de disposición de activos:

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• Transferencia de ubicación: esto implica transferir los activos a una ubicación diferente que demuestre mantener o reducir los costos operativos al tiempo que satisface las demandas de servicio.
• Envío de activos a propietarios: esto es para activos que provienen de subsidios, contratistas o garantías.
• Retirada de activos: esto puede ser donación, venta, reciclaje electrónico o destrucción total de activos, según los requisitos de cumplimiento de TI.

Las consideraciones clave de la disposición en la gestión de activos de TI no solo son reducir costos, sino también garantizar el cumplimiento.

Beneficios explorados con los sistemas de gestión de TI

Fuente centralizada para el análisis

Los CIO y los gerentes de TI solían rastrear los activos de la empresa en muchos lugares y por muchas personas. Esto causaba caos, aumentaba los costos y el flujo inexacto de información que, en última instancia, afectaba las decisiones.

Ciertas empresas todavía subcontratan a un equipo especial de personal de gestión de activos de TI para realizar un seguimiento de los activos. Pero no pueden ser tan eficientes como un enfoque consolidado, es decir, la gestión de activos de TI. Esto permite un acceso conveniente a los datos necesarios para tomar decisiones, todo desde una sola fuente. Información como la expiración de licencias, renovaciones de suscripciones y el uso ayuda a las organizaciones a reducir los costos en gran medida.

Automatización y escalabilidad

Aunque los sistemas de gestión de activos pueden proporcionar orden al centralizar cada fragmento de información necesario para tomar decisiones, también ayudan a los equipos de TI y al personal de gestión a tener tiempo suficiente para centrarse en implementar oportunidades para escalar.

Decisiones de adquisición e implementación informadas

Con un sistema de gestión de activos de TI, los datos de estrategias de compra e implementación pasadas se utilizan para guiar a los gerentes de TI en las decisiones futuras. Factores como la ubicación, los proveedores y los puntos de precio se pueden estimar fácilmente. Estos datos también se utilizan para mejorar la calidad de los activos y reducir los recursos desperdiciados en la compra de recursos que realmente no se necesitan.

Gestión del costo total de propiedad

El costo de los activos no se trata solo del precio pagado durante la adquisición. Los costos operativos forman parte de los costos, y los costos de soporte y mantenimiento se acumulan a medida que una organización brinda servicios a los usuarios finales. Los sistemas de gestión de activos de TI ayudarán en gran medida a reducir el TCO resultante de la duplicación de activos o activos poco utilizados.

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Estandarización y gestión de empleados

La falta de estandarización del equipo y el software de TI resulta en una menor productividad para el personal de TI, mayores costos operativos y curvas de aprendizaje más largas. La gestión de activos de TI ayuda a los gerentes a establecer un estándar para los activos de TI que satisfaga las necesidades de servicios para el personal interno y los usuarios finales. Esto facilita que las organizaciones, tanto pequeñas como grandes, alineen los activos con sus negocios para obtener beneficios medibles. Incluso mejor, los administradores de activos y los usuarios de CMBD pueden aprender rápidamente la usabilidad de un activo para mejorar la productividad.

Mejora de la utilidad y eliminación de desperdicios

La gestión de activos puede mantener un seguimiento simultáneo de varias facetas y etapas de los activos en una organización. La información actualizada ayuda a la utilización eficiente al ayudar a los equipos a eliminar excesos. La utilización puede ayudar a ahorrar dinero y costos de soporte mediante la gestión de compras y licencias.

Conclusión

Los sistemas de gestión de activos de TI no solo facilitan la recopilación de datos. La gestión de activos de TI solo es valiosa para las organizaciones cuando pueden analizar su gran cantidad de datos y utilizarlos de manera efectiva.

Aunque hay numerosas variables a considerar, como lo que compone su entorno de TI, la asignación de presupuesto y el ROI, la gestión de activos de TI solo puede ayudar a las organizaciones a administrar riesgos si están en manos de las personas que necesitan usarlo en todas las etapas.

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