Consejos para ejecutar proyectos piloto de manera exitosa

Hay similitudes entre gestionar proyectos de producción de mediana a gran escala y ejecutar proyectos piloto más pequeños, pero es un error asumir que se pueden aplicar el mismo conjunto de prácticas a ambos tipos de proyectos.

Los proyectos piloto por naturaleza son "probar y comprar" o experimentales. La promesa del proyecto no es que funcione, una promesa implícita si estás trabajando en un proyecto de producción interno que ha sido evaluado y aprobado por los usuarios y la dirección. En cambio, un proyecto se está piloteando porque tiene una alta probabilidad de éxito, aunque no está garantizado.

Consejos a tener en cuenta al ejecutar un proyecto piloto

Si te han asignado la tarea de ejecutar proyectos piloto, aún debes elegir proyectos que tengan probabilidades de éxito y generar confianza con los interesados. Si ves que el proyecto no funcionará, también debes cancelarlo y pasar al siguiente lo más rápido posible.

Además, existen varias técnicas de gestión importantes para proyectos piloto.

1. Los proyectos piloto deben ser altamente estructurados y adecuadamente priorizados

Debido a que un proyecto está en la etapa piloto y no está dirigido inmediatamente a la producción, puede haber una tendencia a darle baja prioridad cuando se enfrenta a problemas de producción. También hay empresas que comienzan proyectos piloto sin un cronograma de proyecto definido ni métricas o objetivos específicos. En su lugar, estas empresas ejecutan todos sus proyectos piloto como si estuvieran jugando en un arenero.

Aquí tienes un ejemplo del mundo real:

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Visité una empresa que estaba emocionada por probar un proyecto utilizando telemática. Cuando los visité seis meses después, le pregunté al CIO cómo iba el proyecto piloto de telemática.

Se rascó la cabeza y respondió: "Oh, sí, creo que tenemos a alguien en redes trabajando en eso".

Cuando un proyecto piloto se aborda de esta manera, pierde credibilidad como una iniciativa seria, y el promotor del proyecto encontrará mucha más resistencia por parte de la dirección la próxima vez que proponga un proyecto piloto.

Es importante tener en cuenta que si no hay suficiente tiempo para planificar y evaluar a fondo un proyecto o solución potencial en un proyecto piloto, entonces no lo aceptes.

2. Los proveedores deben ser participantes activos

Los proyectos piloto se consideran "piloto" porque hay mucho desconocimiento sobre ellos, como cómo funciona o se adapta al entorno empresarial, así como si puede demostrar una mejora significativa en los negocios de manera tangible. Además, no se sabe qué tan difícil será para los usuarios y el departamento de TI aprender el producto, utilizarlo y apoyarlo.

No todas estas preguntas se pueden responder leyendo los manuales del producto o buscando ayuda en línea. Por lo tanto, es mejor asegurarse de que los proveedores del producto se comprometan con el proyecto antes de dar cualquier paso hacia la producción.

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Esto puede implicar que el proveedor esté presente en el lugar para ayudar a guiar el proyecto durante la etapa piloto. O, puede requerir que el proveedor capacite al personal de TI y a los usuarios. En algunos casos, incluso puede implicar que el proveedor escriba parte del código de interfaz para el producto hacia los sistemas de la organización, si es necesario. Por último, el proveedor debe ser receptivo si se produce un error o un fallo.

Si este nivel de soporte del proveedor no está presente y no hay suficiente experiencia interna, puede ser mejor posponer el proyecto piloto hasta que haya un nivel adecuado de soporte y experiencia.

3. Establece un cronograma de proyecto que se ajuste al caso de uso empresarial

Los cronogramas y eventos de los proyectos piloto deben estar calibrados según los casos de uso empresarial para los que se están probando.

Por ejemplo, al probar una nueva solución contable que tiene el potencial de reducir el tiempo de cierre mensual de tres días a uno, parece razonable probar la solución durante al menos tres meses. De esta manera, tanto el departamento de contabilidad como el de TI pueden confirmar que se logra el objetivo mensual de cierre deseado y que los resultados son precisos y consistentes.

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