Los peligros del SaaS descontrolado: más allá del riesgo cibernético

En 2022, una preocupación está manteniendo despiertos a los CIOs más que cualquier otra: la seguridad. Según la encuesta de Foundry State of the CIO 2022, actualizar la seguridad de TI y datos para reducir los riesgos corporativos es la principal prioridad de los CIOs, y las mejoras en seguridad son el principal factor que impulsa el aumento del presupuesto tecnológico.

No es difícil entender por qué. Desde marzo de 2020, los departamentos de TI han tenido que adaptarse rápidamente al cambio acelerado de las empresas hacia modelos de trabajo híbridos y remotos en respuesta a la pandemia. Con ese cambio hacia lo remoto, el software pasó de ser solo un elemento, aunque extremadamente importante, del lugar de trabajo a convertirse en el propio lugar de trabajo. Esta transición trajo una abrumadora cantidad de solicitudes de nuevos herramientas digitales tanto por parte de los departamentos como de los empleados individuales. También llevó al crecimiento del "shadow IT", que es cuando diferentes departamentos o equipos compran y utilizan aplicaciones sin la aprobación o el conocimiento de TI.

Este problema del "SaaS sprawl", una proliferación descontrolada de aplicaciones tanto autorizadas como no autorizadas, tiene implicaciones claras y significativas para la seguridad de una empresa. Pero las repercusiones de tener una empresa sobrecargada de software no terminan ahí. En múltiples niveles, desde dificultar la productividad y colaboración, hasta obstaculizar el crecimiento y empeorar la rotación de empleados, el "SaaS sprawl" representa una amenaza clara y distintiva para las empresas y sus operaciones.

Más software, más problemas

Cuando el conjunto de aplicaciones internas de una empresa se vuelve abultado, esto representa una carga financiera innecesaria para la organización. Actualmente, las empresas en promedio tienen más de 270 aplicaciones en su portafolio y gastan más de $4 millones anuales en productos SaaS. Tener demasiadas aplicaciones significa que muy pocos empleados las están utilizando de la manera prevista, lo que a su vez significa que la empresa está lejos de alcanzar un retorno de inversión (ROI) en su conjunto de software.

Por un lado, existe el problema de las aplicaciones duplicadas, es decir, aplicaciones que cumplen el mismo propósito o función. Actualmente, las empresas tienen en promedio 3.6 de estas aplicaciones por las que están pagando. Además del evidente gasto inútil que indican las aplicaciones duplicadas, también afectan el desempeño de una empresa de maneras indirectas pero igualmente importantes.

Consideremos la productividad de los empleados. Si una empresa tiene dos o más aplicaciones en su conjunto que cumplen el mismo propósito, es probable que los individuos y los equipos estén utilizando diferentes aplicaciones para completar las mismas tareas, o tareas que forman parte del mismo flujo de trabajo. Esto inherentemente dificulta la colaboración, ya que significa que los empleados tienen menos visibilidad y comprensión de lo que sus colegas están haciendo y cómo lo están haciendo.

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También deja a los empleados expuestos a la confusión y frustración sobre cuál es la aplicación correcta para usar en una situación determinada. Aquí las empresas deben tener especial cuidado. A medida que el lugar de trabajo se ha trasladado a los espacios digitales, ahora el software desempeña un papel primordial en la configuración de la experiencia de los empleados. Y los empleados que se sienten confundidos y abrumados por un portafolio de aplicaciones desordenado tienen un mayor riesgo de irse. A medida que la llamada "Gran Renuncia" continúa afectando al mundo empresarial, las empresas deben tomar todas las medidas posibles para cultivar una experiencia positiva para los empleados y mantener a sus equipos felices. Esto significa controlar un portafolio descontrolado y colocar a los empleados en el centro de las decisiones tecnológicas empresariales.

Cómo detener la expansión descontrolada de SaaS

Como hemos visto, los líderes empresariales están bajo una verdadera presión para minimizar la rotación de empleados. También están bajo un escrutinio mayor por parte de los inversionistas y otros interesados para obtener un retorno de inversión en el software en el que han invertido tanto. Y, sin embargo, demasiadas empresas no tienen una forma sofisticada de comprender qué software está ayudando a los empleados ni qué aplicaciones están utilizando los empleados.

Afortunadamente, hay una solución y comienza con una plataforma de adopción digital. Estas son plataformas que se superponen a otros productos de software y brindan a los usuarios contexto, orientación y soporte a medida que navegan por el producto en el frente. Al mismo tiempo, brindan a los equipos de TI y tecnología empresarial análisis sólidos en la parte posterior para comprender el flujo de trabajo en aplicaciones y a lo largo del tiempo.

Una vez que TI comprende cómo se está desarrollando el trabajo hoy, se pueden planificar objetivos futuros, como eliminar aplicaciones poco utilizadas y/o redundantes, simplificar flujos de trabajo o establecer reglas de gobierno. Al mismo tiempo, se puede brindar a los empleados orientación y soporte personalizados en la aplicación a medida que trabajan hacia esos objetivos. En resumen, las plataformas de adopción digital permiten a los equipos de tecnología empresarial ver qué inversiones en software están generando éxito y cómo aprovechar ese conocimiento para crear el plan de software más óptimo. Luego, estarán en posición de eliminar el "SaaS sprawl" de una vez por todas.

Tatyana Mamut, SVP de Nuevos Productos en Pendo, es una líder transformadora en Silicon Valley que impulsa la innovación al comprender profundamente a los clientes y liderar a través de la empatía. Es una emprendedora intrapreneurial en serie que ha construido productos exitosos en Amazon, Salesforce, Nextdoor y IDEO. Tiene un doctorado en antropología cultural de la UC Berkeley y una licenciatura en economía del Amherst College, y vive con su esposo y dos hijas en San Francisco.

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