Consejos para crear reuniones en persona efectivas y valiosas

Independientemente de la postura de tu empresa sobre el trabajo remoto versus presencial, es probable que hayas visto el valor de las interacciones en persona. Además de los aspectos humanos de mirar a alguien a los ojos y estrechar su mano, la simple capacidad de sentarse y trabajar en un problema con todas las personas adecuadas en la misma habitación puede superar un obstáculo que podría llevar días resolver en reuniones en Zoom o Teams.

1. Permitir que las reuniones ocurran de manera natural

Un evento programado a la fuerza se convierte en una obligación en lugar de una interacción valiosa. De manera similar, si es imposible obtener permiso para reservar un vuelo para un colaborador lejano, o el uso de una oficina o espacio de reunión no convencional requiere una docena de correos electrónicos y aprobaciones para facilitar, nunca lograrás reunir a tu equipo.

2. Enfocarse en la reunión, pero no demasiado

Una reunión presencial bien ejecutada es aquella que está equilibrada entre un conjunto específico de problemas que se están resolviendo, pero lo suficientemente flexible como para permitir la colaboración espontánea. Es posible que sientas la necesidad de organizar cuidadosamente cada minuto de tu primera reunión presencial después de una larga pausa para justificar el valor de la reunión.

3. Programar descansos administrativos

Una de las desventajas del trabajo remoto es que muchos de nosotros ahora estamos atados a dispositivos que constantemente demandan actualizaciones a través de correos electrónicos, chats y mensajes grupales. Además de la naturaleza disruptiva de estos dispositivos, existe una necesidad real de responder a colegas que pueden no estar presentes. Programa descansos regulares de 30 minutos para permitir que las personas se refresquen y tengan suficiente tiempo para responder a mensajes electrónicos críticos. Aunque puede parecer frustrante ver a un grupo de personas de diferentes lugares tipeando en teclados, les permitirás responder a consultas y luego volver a centrarse en las personas que los rodean sin la sensación molesta de que algo está urgente en su bandeja de entrada.

4. Concluir la reunión de manera efectiva

A medida que llegues al final de tu tiempo juntos, además de las tareas habituales de capturar acciones, documentar resultados y asignar responsables a los trabajos restantes, evalúa el valor de la interacción en persona. Pregunta a los participantes qué salió bien y si la interacción en persona fue valiosa. Si eres el líder del grupo, es posible que recibas comentarios sesgados, pero deberías poder leer entre líneas y determinar si la interacción en persona fue efectiva.

Averigua si vale la pena programar otra reunión en persona. Si los participantes están ansiosos por agendar algo en el calendario, incluso si es dentro de varios meses, eso generalmente es un buen indicador de que la reunión valió la pena. No te ofendas por las críticas honestas. Si los comentarios son alguna variación de "esto podría haber sido en línea", intenta capturar cualquier elemento exitoso o se dispuesto a reconsiderar el valor de las interacciones en persona para las actividades en las que te estabas enfocando.

Los MSPs también sufren las consecuencias de los problemas en la cadena de suministro y contratación

A medida que el mundo vuelve a las interacciones en persona, evita la tentación de imponer o obligar a las personas a estar en el mismo espacio. Haciendo que estas reuniones sean enfocadas, altamente productivas y valiosas te permitirá obtener lo mejor de los mundos virtuales y en persona.

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