Cómo optimizar el proceso de adquisición de software y maximizar su valor

Cuando Marc Andreessen hizo la audaz afirmación en 2011 de que el software está devorando al mundo, descubrió una tendencia que acecharía a las empresas en prácticamente todas las industrias. Con la mayoría de las compañías pagando de más por su software hasta en un 30%, el gasto en software sigue minando los beneficios.

Y eso no es lo peor. En un mundo que depende del software, las empresas que adoptan un enfoque de "hazlo tú mismo" para la adquisición de software pueden sentir el impacto en casi todos los aspectos de su negocio. Desde la productividad de los empleados y la tasa de quemado de recursos, hasta la rentabilidad y el riesgo de seguridad, un proceso de adquisición mal orientado puede llevar a la pérdida de tiempo, dinero y oportunidades, todas pérdidas insostenibles para cualquier organización.

Comprar software de manera efectiva puede ser increíblemente difícil, algunos dirían incluso agotador. Pero cuando los tomadores de decisiones clave siguen un libro de jugadas coordinado para el éxito, pueden asegurarse de que la adquisición se convierta en una fortaleza en lugar de una carga. Considera estos elementos importantes para agilizar el proceso de adquisición de software.

Cómo agilizar el proceso de adquisición de software

Recopilación

Comienza determinando las herramientas que estás utilizando y cuánto estás gastando en ellas. Para hacerlo, es necesario organizar y recopilar todos los contratos que tienes dentro de tu organización. Esto implica revisar cadenas de correos electrónicos, extractos de tarjetas de crédito, documentos de Google, facturas y cualquier otro documento que trate sobre tus contratos de software. Con la empresa promedio manejando más de 100 contratos de software y las grandes empresas administrando más de 500 contratos, tener una fuente única de verdad para tus contratos es más importante que nunca.

Organización

A continuación, es hora de recopilar y organizar los datos que necesitas para determinar si tu conjunto de tecnología se está utilizando al máximo potencial y, a su vez, tomar decisiones más informadas sobre tu gasto de software futuro. Muchas empresas están gastando un 50% más en tecnologías en la nube de lo que hacían hace solo dos años, por lo que es esencial identificar los costos reales de tus contratos. Además, recopilar datos sobre cuándo vencen tus contratos de renovación puede ayudar a tu empresa a anticipar mejor los costos futuros y asignar presupuestos en consecuencia.

Análisis

Una vez que hayas recopilado y organizado los contratos y los gastos asociados, las empresas deben invertir tiempo en el análisis adecuado del uso y el gasto. Después de todo, casi un tercio del gasto en software SaaS se subutiliza o se desperdicia, lo que hace aún más crítico que las empresas tengan un control de su dispersión de SaaS y las ineficiencias que conlleva. ¿Estás pagando por tres herramientas diferentes que cumplen una necesidad similar? ¿Tienes una renovación próxima para una herramienta que realmente no estás utilizando? ¿Qué contratos son "esenciales" en comparación con "adicionales"? Realizar un análisis exhaustivo del uso, los costos y la efectividad te ayudará a tener una imagen más clara de tu conjunto de tecnología y cualquier problema que debas abordar.

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Acción

Luego, pregúntate qué acciones puedes tomar para tener un mejor control del gasto en software. Dependiendo de tu análisis de datos, es posible que decidas que necesitas reducir el número de contratos que tiene tu organización y cancelar los que ya no satisfacen tus necesidades. O puedes decidir que necesitas explorar nuevos términos de contrato o reducir el número de licencias, ajustando así el número de contratos que tu equipo necesita para ser productivo. También puedes considerar las herramientas subutilizadas que siguen aportando valor a tu negocio, optando por monitorear las tasas de uso antes de la renovación del contrato en lugar de cancelarlos completamente.

Proceso de compra y automatización

¿Cómo está configurado el proceso de contrato y compra en tu empresa? ¿Qué protocolos existen para proteger a los compradores de software de los riesgos de cumplimiento, comerciales y de seguridad? No es raro que las empresas inviertan miles de horas de trabajo en aprobaciones de contratos, negociaciones, renovaciones y preparativos.

En cambio, las empresas deberían considerar invertir en tecnología impulsada por información que cree flujos de trabajo que incluyan automáticamente a los aprobadores legales, financieros o de TI, para que los equipos puedan avanzar más rápido y garantizar el cumplimiento. Los flujos de trabajo y las aprobaciones automatizadas sirven como medidas de seguridad para que las empresas aseguren que cualquier solicitud de compra nueva cumpla con los criterios establecidos explícitamente por la empresa para mitigar riesgos. Además, los sistemas automatizados brindan a los empleados más tiempo para concentrarse en tareas de mayor valor en lugar de actividades manuales tediosas que pueden frenar significativamente el crecimiento empresarial.

Negociación

Negociar contratos de software de manera efectiva se trata de establecer expectativas claras y minimizar tu riesgo. Es importante comprender los términos comerciales, incluidos los derechos y restricciones de uso, así como los derechos de indemnización, para evitar pagar más de lo necesario y obtener el número adecuado de licencias. Además, es esencial saber qué sucede si cancelas tu contrato para evitar penalizaciones innecesarias.

El proceso de negociación puede ser complicado y no todas las empresas tienen el nivel adecuado de experiencia o personal para hacerlo de manera eficiente y efectiva. Para estas empresas, puede ser prudente explorar la tecnología disponible que empodere al comprador en el proceso de negociación de principio a fin para asegurarse de obtener los precios y términos más favorables posibles.

La conclusión es que la adquisición no tiene que ser dolorosa. Muy al contrario, cuando se maneja bien, puede convertirse en un diferenciador estratégico y competitivo. Al poner cada aspecto del proceso de adquisición bajo el microscopio, desde la recopilación hasta la negociación, las empresas pueden descubrir un valor oculto en cada paso del camino y tener la libertad de enfocarse en sus prioridades empresariales más apremiantes.

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Dave Campbell es el CEO y cofundador de Tropic, la empresa que convierte la adquisición en una oportunidad estratégica y un impulsor del crecimiento. Antes de fundar Tropic, Campbell ocupó cargos en Microsoft y Wunderkid. Es graduado de la Universidad de California en Berkeley.

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