4 pasos para mejorar la colaboración en proyectos de IT

La palabra "colaboración" según el diccionario de Merriam-Webster significa "trabajar en conjunto con otros, especialmente en un esfuerzo intelectual". Para los proyectos de IT de hoy en día, esta definición se traduce en:

Más de un equipo está involucrado.
Los colaboradores individuales representan diversas disciplinas laborales.
Los equipos están ubicados en diferentes ubicaciones físicas.
La comunicación a menudo ocurre en diferentes zonas horarias.

Si alguien te preguntara: "¿Cómo está funcionando la colaboración en tu equipo de IT en tu proyecto actual?", ¿Qué responderías? ¿Lo describirías como: Excelente? ¿Bien? ¿No tan bien? ¿Qué pasaría si se hicieran preguntas más específicas? Por ejemplo, ¿consideras que las expectativas entre equipos están claramente definidas, comunicadas y cumplidas? ¿El trabajo que recibes de las dependencias (equipos o individuos) cumple con los criterios de aceptación y los plazos acordados?

Si respondiste "No" o "no tan a menudo como me gustaría" a esas últimas dos preguntas, o si describiste tu colaboración actual como simplemente "bien" o peor aún, "no tan bien", tus esfuerzos de colaboración necesitan mejorar y este artículo es para ti.

¿Por qué? Porque existen muchos costos asociados con el fracaso de la colaboración. ¿Alguno de estos se aplica a ti?

Se incumplen los plazos.
El proyecto se excede del presupuesto.
La cantidad de quejas de los usuarios es alta (o se niegan a adoptar la aplicación).
El ánimo del equipo es bajo.
Se pierde la confianza entre los equipos.
La "marca" o reputación del equipo de IT sufre.

Entonces, ¿qué puedes hacer para reducir estos costos? Sigue los siguientes cuatro pasos ahora mismo para mejorar la colaboración en tu proyecto actual o próximo.

Identifica el principal desafío que enfrentas al trabajar con varios grupos. No es tan complicado como suena. En tu próxima reunión de equipo, toma de 5 a 10 minutos y pide a todos que brainstorming todos los posibles desafíos que enfrentan al trabajar con otros equipos. No permitas que se mencionen nombres o personalidades específicas en la lista, simplemente identifica el desafío. Por ejemplo, comunicarse en diferentes zonas horarias, falta de seguimiento, saber a quién contactar o quién es responsable. (Ten en cuenta que la lista podría tener de 10 a 20 elementos. Es constructivo permitir que las personas expresen sus frustraciones). A continuación, pide al equipo que identifique los 3 principales desafíos que les causan más dolor o frustración. Una vez que hayas reducido la lista a 3, piensa en el costo asociado con cada uno de estos elementos. Tu principal desafío a menudo se volverá evidente. Si no es así, puedes pedirle a tu equipo que clasifique la lista.
Analiza cuál es el corazón de este desafío o su causa. Haz las siguientes preguntas:

¿Es un problema de seguimiento/informe? ¿Un problema de gestión de riesgos y/o cambios?
¿Están claramente definidos los incentivos para que los colaboradores trabajen juntos?
¿Es fundamentalmente un problema de comunicación (fuera de tiempo, insuficiente o excesiva, la idea general no está clara)? Tu desafío puede parecer tener más de una causa raíz. Por ejemplo, saber a quién contactar o quién es responsable de diferentes aspectos del proyecto o características de tu aplicación podría considerarse un problema de comunicación o un problema de seguimiento/informe. ¿Cuál es el corazón de este desafío? ¿Es simplemente que los miembros del equipo no saben a quién contactar para qué? (Causa raíz = problema de comunicación). ¿O algunos individuos no están incluidos en la lista de distribución de estado y por lo tanto no están informados o consultados sobre cosas que pueden afectarlos? (La causa raíz sería entonces un problema de seguimiento/informe). Muchos podrían argumentar que la causa de este desafío es en realidad un problema de gestión de riesgos o cambios. El punto es analizar cuál es la causa raíz para tu equipo en particular antes de pasar al paso 3 para poder implementar la solución adecuada.

Elige e implementa una "herramienta" simple que ayudará a mitigar tu principal desafío. Tal vez ya tienes algún procedimiento, un documento de requisitos de 30 páginas o una estructura de desglose del trabajo detallada. Tal vez sea demasiado complicado o involucrado para el colaborador individual. Vivimos en un mundo complejo de sobrecarga de información. No descartes los documentos y procesos detallados que necesitas para ayudarte a administrar y comunicar los objetivos de tu proyecto para miembros del equipo específicos. Sin embargo, busca la forma de hacer que esta información sea más simple y accesible para todos los participantes del proyecto. Por ejemplo, si determinas que tu principal desafío es un problema de comunicación porque todos los miembros del equipo simplemente no saben a quién contactar para qué. Crea una simple hoja de cálculo de "información de contacto" y publícala a solo un clic de distancia de la página de inicio de tu sitio web del equipo. Incluye el nombre de cada responsable de área de características, cómo contactarlos (teléfono, celular, correo electrónico), el área de características de la aplicación de producto por la que son responsables y quién o qué componente depende de esa área de características. Si estás trabajando en diferentes ubicaciones y/o zonas horarias, a menudo es útil incluir también la dirección física.

Mide si la herramienta fue exitosa y modifícala si es necesario. Identifica a una persona del equipo responsable de dar seguimiento en un plazo razonable (un mes o menos) para determinar si se ha abordado el desafío. Si no es así, ¿qué aspectos de tu solución han ayudado? Determina qué se necesita para que funcione mejor para tu equipo y modifícalo si es necesario. Luego, revisa tu lista de tres principales desafíos, marca el primer desafío como "resuelto" y repite los pasos 2 a 4 en tu próximo desafío priorizado.

Solucionar tus desafíos prioritarios con herramientas simples y prácticas te permitirá disfrutar de los beneficios cuando la colaboración funciona: los proyectos se completan a tiempo y dentro del presupuesto, la satisfacción del cliente mejora, la recuperación de costos mejora porque has identificado ganancias de eficiencia o eliminado redundancias, la percepción de la marca mejora junto con el ánimo del equipo, ¡y la lista continúa!

Los peligros de la microgestión en el proceso de contratación

Stacey Dickinson ha trabajado en la industria tecnológica durante más de 23 años en muchos proyectos que requirieron colaboración entre numerosos equipos, con individuos de diversas disciplinas laborales, ubicados en diferentes sitios (a menudo en diferentes zonas horarias).

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