Kanban vs. Gantt charts: Cuál es la mejor herramienta de gestión de proyectos

Una visión general rápida

En la planificación de proyectos, es fundamental que los equipos de tecnología realicen su trabajo de manera efectiva. Como líderes tecnológicos, a menudo somos responsables de una variedad de proyectos estratégicos, algunos de los cuales pueden llevar meses de arduo trabajo y millones de dólares para entregarse con éxito.

Las herramientas y procesos que utilizamos para gestionar estos proyectos pueden hacer la vida más fácil para los equipos y líderes de proyectos, y ayudar a que un proyecto en dificultades se entregue con éxito.

Una función crucial de estas herramientas es permitir que los equipos e interesados vean el estado actual del proyecto y comprendan qué trabajo debe realizarse. Tradicionalmente, esto se hacía a través de listas de tareas complejas o un plan de proyecto integrado representado con un gráfico de Gantt. Sin embargo, muchos equipos encuentran que los tableros kanban ofrecen una alternativa simplificada pero altamente efectiva.

¿Qué es kanban?

Kanban es una palabra japonesa que se traduce libremente como "tarjeta que se puede ver". Esa descripción simple, aunque enigmática, describe con precisión su esencia. Kanban se originó en la fabricación de automóviles, donde Toyota desarrolló un proceso que utilizaba un conjunto de tarjetas para activar actividades de fabricación y gestión de inventario. En este sistema, si se utilizaba el último volante de dirección en un contenedor, se colocaba una tarjeta roja en ese contenedor para indicar a alguien que repusiera el volante de dirección.

Al aplicar kanban a proyectos tecnológicos, la versión más simple consiste en crear tres grupos con nombres como "No comenzado", "En progreso" y "Completo". Una tarjeta, o una nota adhesiva, dependiendo de cómo quiera configurar este proceso, representa una tarea. Agregar una tarea al proyecto es tan simple como escribir una breve descripción y colocar la tarjeta en la columna de "No comenzado".

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Beneficios de kanban

Esto puede parecer demasiado simple y quizás incluso infantil, pero el poder de kanban se basa en dos elementos clave. En primer lugar, el tablero proporciona una representación visual de la situación del proyecto en cualquier momento.

Si las tarjetas no avanzan de "En progreso" a "Completo", es evidente de inmediato y se pueden tomar medidas correctivas. Si las tarjetas individuales parecen "atascadas", o si nadie quiere tomar una tarjeta del compartimento de "No comenzado", es evidente rápidamente que la actividad representada por la tarjeta puede necesitar alguna intervención adicional.

El segundo elemento clave de kanban es que proporciona un componente táctil y psicológico. Existe una sensación inmediata de propiedad al mover una tarjeta a la columna de "En progreso" y una sensación de satisfacción al mover una tarjeta a la columna de "Completo".

Además, un tablero kanban proporciona un punto focal para las reuniones diarias. Un equipo puede utilizar el tablero para discutir tareas "atascadas" y centrar rápidamente las discusiones en cómo mover las tarjetas a través del proceso.

En ese sentido, kanban convierte la gestión de proyectos en un "deporte de equipo", en lugar de ser únicamente el dominio del director de proyectos y una herramienta volátil a la que solo él tiene acceso.

Inconvenientes de kanban

La simplicidad de kanban también puede ser una desventaja. Aparte de una disposición creativa de las tarjetas, es difícil representar dependencias o relaciones entre tareas. Los tableros kanban también representan un punto en el tiempo, por lo que no es fácil ver hitos importantes o plazos futuros que pueden no requerir acción en el momento.

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Cuándo considerar el uso de kanban

Cuando estés trabajando con un equipo más pequeño y busques una herramienta para compartir el progreso y mantener el impulso, un tablero kanban es un excelente lugar para comenzar. Es la herramienta definitiva de gestión de equipos, con la cantidad justa de supervisión de gestión, intercambio de información y simplicidad.

Los tableros kanban también son excelentes herramientas de planificación. Desarrollar un plan es tan simple como colocar una nota adhesiva (o su equivalente digital) en un tablero y modificarlo según sea necesario.

¿Qué es un gráfico de Gantt?

Un gráfico de Gantt es una representación gráfica de las tareas necesarias para completar un proyecto, trazadas en una línea de tiempo. Las barras representan cada tarea, y la longitud de la barra indica el tiempo estimado que se necesitará para completar la tarea.

Las tareas se pueden dividir aún más en estructuras de desglose de trabajo y las relaciones entre tareas se pueden vincular cuando deben realizarse en secuencia, lo que generalmente se denomina dependencia.

Beneficios de los gráficos de Gantt

Quizás el beneficio más significativo de los gráficos de Gantt es que obliga a los directores de proyectos y a los interesados del programa a considerar la duración y las relaciones entre tareas. Se pueden trazar proyectos complejos con múltiples relaciones entre tareas y se puede identificar un "camino crítico", que resalta las tareas que deben completarse antes de que otras puedan continuar.

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Esto es especialmente beneficioso en procesos complejos y multitarea como la construcción o la implementación de grandes proyectos de software.

Durante la ejecución del proyecto, cada tarea se puede rastrear y gestionar, y se puede generar rápidamente un "estado del proyecto" general, siempre y cuando se mantenga actualizado el plan del proyecto.

Inconvenientes de los gráficos de Gantt

La mayor desventaja de los gráficos de Gantt es su complejidad y la tendencia a volverse "obsoletos" rápidamente. El desarrollo de un plan de proyecto complejo es todo un arte en sí mismo, y en proyectos grandes puede haber varias personas que pasen la mayor parte de su día actualizando y perfeccionando el plan del proyecto y el gráfico de Gantt.

Los gráficos de Gantt típicamente requieren software de gestión de proyectos que puede no estar disponible para todos en el equipo. Esto hace que la gestión de proyectos sea una actividad especializada en lugar de un esfuerzo colaborativo que todo el equipo asuma.

Si no te comprometes con la actualización regular del plan, tu gráfico de Gantt puede volverse rápidamente desactualizado. En este escenario, la información de estado que proporciona puede ser inexacta, lo que generará que los interesados ya no confíen en la herramienta.

Cuándo considerar el uso de los gráficos de Gantt

Los gráficos de Gantt son ideales en proyectos que son sensibles al tiempo y tienen múltiples relaciones entre tareas. Hacen un gran trabajo al rastrear las relaciones entre actividades que pueden no ser obvias para alguien que realiza las acciones.

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También son una herramienta útil para la planificación, ya que te permiten planificar hacia atrás a partir de una fecha límite o hacia adelante a partir de una fecha de inicio. Esto puede ser de gran ayuda para estimar los recursos necesarios o proporcionar datos sobre por qué una fecha límite es imposible según el esfuerzo requerido para alcanzar esa fecha.

Conclusiones clave

• Kanban utiliza indicadores visuales para mostrar la carga de trabajo y el progreso, mientras que los gráficos de Gantt utilizan una línea de tiempo con una representación gráfica de las duraciones y relaciones de las tareas.
• Kanban y gráficos de Gantt no necesitan ser una decisión de "uno u otro" para tus equipos de proyectos. Un proyecto grande puede tener tareas clave y dependencias representadas en un gráfico de Gantt, mientras que los equipos individuales gestionan su carga de trabajo a través de un tablero kanban.
• En general, los gráficos de Gantt funcionan mejor para proyectos sensibles al tiempo o complejos. Sin embargo, se requiere un esfuerzo significativo para desarrollar y mantener el gráfico, así como una comprensión más profunda de la gestión de proyectos.
• En caso de duda, prueba con un tablero kanban para empezar. Puedes crear uno en cuestión de minutos en una pizarra o utilizando herramientas en línea como Wrike o Trello.

Algunos de los mejores software de gestión de tareas incluyen vista de gráficos de Gantt y tablero kanban. Aprende más sobre cómo pueden ayudarte con tus necesidades de gestión de proyectos.

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