Cómo mejorar la productividad y retener a los empleados en el trabajo remoto y híbrido

Con el trabajo remoto y híbrido convirtiéndose en la norma para los empleados debido a la pandemia del COVID-19, todavía hay varias áreas en las que las empresas pueden mejorar. Un aspecto en particular incluso podría hacer que los trabajadores renuncien.

Glean descubrió como parte de su informe de trabajo híbrido que muchos empleados dicen que están gastando cantidades innecesarias de tiempo solo intentando localizar información que debería ser fácilmente accesible para completar su trabajo.

"Todos estamos pasando más tiempo haciendo y respondiendo preguntas digitalmente", dijo Arvind Jain, cofundador y CEO de Glean. "Esta encuesta destaca lo frustrante y consumidor de tiempo que los empleados encuentran el proceso de buscar respuestas e información que debería ser fácilmente accesible. Todos los aspectos del trabajo, desde la incorporación hasta la creación de material y el soporte al cliente, pueden ser más eficientes al tener conocimiento previo disponible instantáneamente para referencia. Continuamos esa misión en Glean con nuestras últimas actualizaciones de productos que brindan a los equipos dispersos la capacidad de conectarse no solo al trabajo y la información, sino también entre ellos".

El desorden de datos y el efecto dominó

La encuesta encuestó a más de 1,000 trabajadores del conocimiento y descubrió que una cuarta parte de los empleados dijo que dedican al menos dos horas al día buscando los documentos, información o personas que necesitan para hacer su trabajo. Más de una cuarta parte (26%) de los encuestados dijeron que este desorden de datos y desorganización de archivos ha llevado a muchos a comenzar un proyecto para el trabajo que posteriormente descubrieron que ya existía pero no era fácilmente identificable. El mismo porcentaje (26%) de empleados de entre 35 y 44 años señaló que habían pasado cinco horas al día buscando información necesaria para hacer su trabajo.

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Mientras algunos se han encargado de crear los documentos necesarios para hacer el trabajo, otros han descubierto que era más fácil simplemente preguntar a un compañero de trabajo, ya que el 24% dijo que ha pedido a un colega documentos e información en lugar de tomarse el tiempo para encontrarlo ellos mismos. Como efecto en cascada, esta desorganización también puede llevar a conflictos dentro del lugar de trabajo. Según el informe, el 20% dijo que ha tenido desacuerdos laborales debido a malentendidos causados por problemas de comunicación virtual. Además, el 43% de los encuestados dijo que consideraría abandonar su puesto actual si no hubiera una forma más fácil de acceder a la información.

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Estos trabajadores del conocimiento también señalaron que creen que sus empresas deben organizarse mejor y rápidamente. Casi la mitad (45%) de los empleados encuestados dijeron que creían que su empresa estaba estancada en la era oscura en lo que respecta a los datos y que necesitaba modernizar sus procesos para compartir documentos.

La gestión del tiempo

La cantidad de tiempo que se tarda en encontrar documentos y archivos, junto con las numerosas aplicaciones que se han introducido para ayudar en el trabajo durante la pandemia, ha dejado a muchos empleados con poco tiempo durante el día. Más de un tercio (35%) de los empleados dijeron que cambian entre aplicaciones de trabajo al menos cuatro veces por hora, y este número aumentó al 50% de los trabajadores en el rango de edad de 18 a 34 años.

Aunque el tiempo de trabajo de todos es valioso, no siempre parece ser así para los propios trabajadores. Casi un quinto (18%) de los encuestados dijeron que son interrumpidos por colegas al menos cinco veces por hora, y el 20% de las mujeres dijo que tienen este problema de manera habitual. Cuando esta interferencia se combina con el tiempo innecesario que se tarda en encontrar los documentos necesarios para el trabajo, esto puede llevar a una gran pérdida de energía mental para muchos empleados.

Equilibrio entre trabajo y vida personal durante la pandemia

A la luz de esta información, las empresas deben priorizar formas más fáciles y eficientes de acceder a la información que su fuerza laboral necesita para completar tareas, pero una gran cantidad de empleados dicen que las empresas no están poniendo suficiente énfasis en organizarse. Mientras que más del 40% dijo que consideraría dejar sus puestos si no tuvieran formas fáciles de acceder a la información necesaria, este porcentaje aumentó al 51% de los empleados en el rango de edad de 18 a 34 años que considerarían renunciar si esta necesidad no se cumpliera. Ese porcentaje fue aún mayor entre los trabajadores de entre 35 y 44 años, ya que el 57% dijo que renunciaría si fuera el caso.

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El estudio también encontró que los empleados con hijos tenían menos paciencia para estos problemas en el trabajo mientras intentaban administrar su tiempo de manera eficiente, ya que el 54% de los padres señaló que renunciaría si no hubiera una forma eficiente de buscar la información que necesitan. Más de la mitad (60%) de aquellos con hijos dijeron que estarían dispuestos a renunciar a su café o té matutino a cambio de la capacidad de encontrar o acceder instantáneamente a los documentos e información que necesitan en cualquier momento en el trabajo.

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Con estos problemas señalados, ha quedado claro que si las empresas no dan prioridad a hacer que los documentos sean fácilmente accesibles y eliminan los obstáculos de tiempo, podrían enfrentar más efectos de "La Gran Renuncia".

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