Consejos para reuniones efectivas con tu equipo de trabajo

Las reuniones han adquirido una mala fama para la mayoría de nosotros, y con buena razón. Asistimos a demasiadas, comienzan tarde, se alargan demasiado y a menudo resulta que gran parte de la discusión no nos era aplicable de todos modos. Sin embargo, las reuniones cara a cara exitosas siguen siendo una parte importante de la interacción saludable entre tú y tus compañeros de trabajo, clientes, proveedores y cualquier persona que sea crucial para el éxito de tu negocio.

La reunión en equipo

Debes reunirte con tu equipo como grupo regularmente, una vez por semana si es posible. Esta reunión en equipo es una excelente oportunidad para que todos compartan información de interés general. Nuevas líneas de productos, proyectos próximos, eventos de la empresa y otros temas relacionados que son aplicables a todos en el equipo deben estar en la agenda. Gran parte de esta información vendrá de tu parte, pero debes permitir que cada miembro del equipo dé una breve actualización sobre lo que está sucediendo en su área. Asegúrate de limitar el tiempo de cada participante a solo dos o tres minutos, y cumple consistentemente con esos límites. De lo contrario, tu reunión perderá su ritmo y rápidamente se convertirá en una cita aburrida en la agenda que todos temen. Dale vida a tu reunión en equipo celebrando logros. Enfatiza los logros del equipo de la semana pasada y destaca a las personas por su reconocimiento. La reunión en equipo fomenta la camaradería y mantiene a todos al tanto de lo que está sucediendo.

Consejo: programa tu reunión en equipo lo antes posible después de tu reunión con el equipo directivo. Tus empleados apreciarán conocer las últimas novedades de ti tan pronto como estén disponibles, en lugar de escucharlas en la sala de descanso de otro empleado cuyo gerente se te adelantó.

No olvides las reuniones individuales

Además de la reunión en equipo, también debes reunirte regularmente con cada miembro de tu equipo de manera privada. Aunque deseas que tus empleados se sientan libres de acudir a ti cuando tengan un problema que discutir, es tranquilizador que sepan que has reservado un bloque de tiempo en tu agenda solo para ellos. Durante esta reunión, debes permitir que tu empleado tome la iniciativa y discuta lo que desee. Con el tiempo restante, debes abordar los problemas de tu agenda.

La reunión individual es un buen momento para ser positivo y felicitar al empleado por sus logros desde la última reunión. Es posible que desees repetir ese elogio en la próxima reunión en equipo. La reunión individual también es el momento de abordar las áreas problemáticas que necesitan mejorar. (Asegúrate de nunca abordar áreas problemáticas individuales en la reunión en equipo). Toma notas durante tu discusión privada y utiliza estas notas de reunión a reunión para proporcionar continuidad y asegurar la responsabilidad de los objetivos establecidos en reuniones anteriores. Estas notas también te proporcionarán una gran cantidad de información cuando llegue el momento de preparar una revisión formal de desempeño para este empleado.

Las reuniones individuales tendrán un mayor impacto si les das una alta prioridad. Si permites que tus reuniones individuales sean las entradas descartables en tu agenda que pueden moverse fácilmente, perderás la buena voluntad que estás tratando de crear. Idealmente, debes intentar pasar treinta minutos cada semana con cada uno de tus empleados. Pero incluso si son solo treinta minutos cada dos semanas, o incluso cada mes, debes crear un horario regular y mantenerte firme.

Todas las reuniones deben empezar a tiempo, incluir a las personas adecuadas, seguir la agenda y terminar a tiempo. Pero cuando gestionas a personas, ninguna de tus reuniones es más importante que tu reunión en equipo y tus reuniones individuales con los miembros de tu equipo. Estas dos reuniones distintas son componentes críticos de tu relación con tus empleados y forman parte de las actividades requeridas de un gerente destacado.

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