Cómo la pandemia ha impactado la planificación de proyectos: mayor agilidad

Con la creciente incertidumbre como motor clave, los largos ciclos de planificación de proyectos pueden ser cosa del pasado desde el inicio de la pandemia. Siempre es importante planificar para el cambio en tiempos de incertidumbre, pero cambiar la planificación durante momentos inciertos es aún más vital.

¿Cómo ha afectado la pandemia a la planificación de proyectos? La mayoría de los gerentes de proyectos y sus equipos dedican innumerables horas a desarrollar planes de proyecto bien pensados. En circunstancias normales, esto funciona excepcionalmente bien e incorpora el riesgo en la mayoría de las estrategias. Pero ¿cuáles son los impactos en la planificación de proyectos cuando algo como el COVID-19 llega y tiene efectos que alcanzan prácticamente todos los ángulos y profundidades?

Pregunta a casi cualquier gerente de proyecto; te dirán que el COVID ha afectado todos los aspectos de la gestión de proyectos, desde la asignación de recursos hasta los cronogramas y entregables. Lo que es peor, la incertidumbre está volviendo cada fase de la gestión de proyectos más compleja y los ciclos de planificación más largos, algo del pasado. Los ciclos de planificación de proyectos se vuelven mucho más cortos y susceptibles a modificaciones frecuentes. La planificación de proyectos y los planes se han convertido en una carrera contra el tiempo y la incertidumbre, que requieren una mayor agilidad, adaptabilidad y una sprint hacia una línea de meta más flexible.

1. Agilidad en la planificación

La velocidad del cambio hace que la agilidad sea un aspecto esencial que los gerentes de proyectos deben incorporar durante los ciclos de planificación. Esto garantiza que las decisiones y los cambios se puedan realizar rápidamente para permitir una mayor flexibilidad a medida que las circunstancias cambian. Reduce sorpresas desagradables y brinda a los equipos de proyectos la capacidad de mantenerse en una mentalidad de gestión del cambio continuo. Es menos probable que los gerentes de proyectos y sus equipos se vean obstaculizados con planes de proyecto y procesos largos y rígidos que probablemente cambien rápidamente. Una mayor agilidad en la planificación garantiza que los equipos puedan adaptarse rápidamente para enfrentar la nueva normalidad de hoy en lugar de quedar atrapados en ciclos de planificación engorrosos.

2. Adaptabilidad en la planificación

La adaptabilidad es otro elemento clave necesario en la planificación de proyectos; es una de las claves para el éxito de los proyectos y de la empresa en general. Es poco probable que haya un gerente de proyecto o equipo que no haya sido impactado por la pandemia, lo que requiere que se adapten. Si bien los equipos de proyectos suelen ser altamente adaptables en circunstancias normales, el COVID-19 fue todo menos normal. Su impacto se extendió a todos los países, sectores empresariales y compañías, lo que hizo imposible mantener el statu quo. Incluso los equipos más preparados tuvieron que adaptarse.

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La adaptabilidad debe comenzar y permanecer integrada incluso en la fase de planificación. A medida que avanzamos, se convertirá en un elemento básico dentro de los ciclos de planificación y una habilidad clave en los equipos de proyectos. La nueva normalidad de hoy puede no ser la nueva normalidad de mañana. Los líderes de proyectos y sus equipos deberán incorporar la adaptabilidad en cada fase del trabajo del proyecto para anticipar lo que se necesita para ajustarse a posibles obstáculos, cambios y alcanzar los objetivos del cliente.

3. Sprint en la planificación

Para ser eficaz y valiosa, la planificación de proyectos hoy ya no puede ser un evento único, largo y prolongado que se revisa periódicamente. La planificación de proyectos debe ser un ejercicio continuo, sujeto a cambios en un abrir y cerrar de ojos para mantenerse al día con entornos y circunstancias que cambian rápidamente. Los "sprints" de planificación deberán ser parte de la planificación del proyecto. Los equipos deberán reunirse con más frecuencia y tomar decisiones más rápidas para lidiar con los cambios dentro de la planificación misma.

Sin reconocer que la vital fase de planificación de proyectos ha cambiado desde el COVID-19, los equipos de proyectos no podrán enfrentar los desafíos y las incertidumbres continuas creadas por la pandemia o cualquier otro evento disruptivo. Los días de tener el lujo del tiempo y un buen plan sólido han quedado atrás. La necesidad de una mayor agilidad, adaptabilidad y la sprint hacia una línea de meta potencialmente móvil está aquí para quedarse. ¿Cómo ajustarán tus equipos de proyectos?

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