La importancia de la recopilación y presentación de datos en el gobierno

He estado involucrado en algunas discusiones vigorosas y refrescantes los últimos días sobre la misión y el propósito de la tecnología de la información (TI) en el gobierno, y he llegado a algunas ideas que no son ni nuevas ni revolucionarias, pero tienen una nueva relevancia para mí como proveedor de servicios de TI debido a las estimulantes discusiones.

La importancia de la distribución de los recursos

En el gobierno, todo se trata de cómo se distribuyen los recursos económicos. Si su departamento de TI puede ayudar a alguien (división, departamento, agencia, sistema, etc.) a obtener más recursos, logrará lo siguiente:

• Hacerlos muy felices.
• Ganar una excelente reputación si lo hace repetidamente.
• Obtener lo que necesita para seguir ayudando.

Esta idea se refleja de diferentes formas, incluyendo cómo entrega sus servicios, la infraestructura, el enfoque en el cliente, entre otros aspectos. Pero una de las formas más importantes en las que se refleja es en cómo recopila y presenta los datos. ¿Está recopilando datos que sean relevantes tanto para la organización como para los legisladores que asignan los recursos? ¿Es capaz de presentar esos datos desglosados por distrito político? Porque, como alguien dijo una vez, "todas las políticas son locales".

Recopilación y difusión de datos

Entonces, ¿cómo se traduce esto en la recopilación y difusión de datos? Básicamente, significa ser capaz de tomar sus datos y hacerlos significativos para un comisionado, legislador, miembro de una junta directiva, o similar. A menudo esto implica desagregar los datos recopilados mediante un límite significativo, ya sea a nivel regional, estatal, de condado, ciudad, área censal o distrito político, dependiendo del alcance y tamaño de su organización.

A menudo, al crear estructuras de datos para satisfacer las necesidades de la organización, se olvida capturar elementos que tengan sentido para el público objetivo de la aplicación. También se olvida asegurarse de que haya elementos de datos que permitan relacionar los datos con los límites mencionados anteriormente. Aquí hay un ejemplo:

Supongamos que una organización recopila muestras de calidad del agua y obviamente está interesada en obtener las coordenadas geográficas exactas de donde se tomó la muestra. Aunque esto es importante para saber dónde se tomó la muestra en el arroyo, lago o río, es igualmente importante dar el siguiente paso. Ese paso implica asegurarse de que podamos relacionar esas ubicaciones con un límite que pueda ser utilizado para que los datos sean relevantes para aquellos que controlan los recursos financieros. Cuanto más detallado sea el límite, mejor. Si puede tomar sus datos y decir: "Bien, comisionado, nuestros datos indican que la calidad del agua en su distrito es tres veces peor que en los distritos vecinos", captará la atención de los políticos el tiempo suficiente para que pregunten por qué, cuánto y qué debemos hacer para solucionarlo.

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Como dije, esto no es ni nuevo ni sorprendente, pero a veces se pierde entre todo el ruido relacionado con la necesidad de recopilar datos. Porque para la mayoría de las agencias gubernamentales, no importa cuán importante sea su misión, si no pueden comunicar su necesidad de fondos de una manera relevante y motivadora para aquellos que controlan o influyen en el presupuesto, entonces solo contarán con presupuestos de continuidad o, peor aún, tener que arreglárselas con menos recursos.

Tal vez ya haya mencionado esto antes, pero una vez trabajé con un director de servicios médicos de emergencia (EMS) que era un experto en manipular sus datos de acuerdo con los distritos de los comisionados. Debido a esto, era una fuerza a tener en cuenta durante las audiencias presupuestarias. Tenía todas sus estadísticas desglosadas de manera significativa para los comisionados y casi siempre podía contrarrestar cualquier intento de reducir su presupuesto. Por lo general, con un comentario como: "Por supuesto, comisionado, podemos adaptarnos a los recortes que está recomendando. ¿Cuál de las 300 llamadas anticipadas que recibimos de su distrito basado en las estadísticas del año pasado deberíamos dejar morir primero porque no podemos responder de manera oportuna?" Es algo poderoso.

Obviamente, este tipo de manipulación de datos a menudo implica capacidades de sistemas de información geográfica (SIG), utilizando herramientas de ESRI o incluso de Google. Por lo tanto, si no está utilizando estas herramientas en su organización, debería incluirlas en su plan estratégico. También es útil obtener herramientas o datos de la Oficina del Censo y del Servicio Postal de los Estados Unidos.

El papel de los departamentos de TI

Para los departamentos de TI, este concepto es significativo. Cuanto más pueda hacer para educar y motivar a las organizaciones que brinda soporte a proporcionar información de esta manera, mejor lo hará al obtener los fondos que necesita para operar. Por lo tanto, asegúrese de desarrollar las capacidades en su departamento y conviértase en un evangelista de este enfoque. No solo mejorará el servicio a sus clientes, sino que también le ayudará a largo plazo.

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