Cómo evitar reuniones innecesarias y aumentar tu productividad

Las reuniones de empresa pueden ser útiles para comunicar ideas, establecer metas de proyecto y asignar responsabilidades, pero también pueden ser un gran desperdicio de tiempo si no se utilizan correctamente. Esto es especialmente problemático en empresas más grandes.

Es comprensible por qué existe una mentalidad corporativa de "reunir a todos en una sala" (ya sea física o virtualmente), pero se puede perder mucho tiempo si los recursos adecuados no están presentes, se invita a asistentes innecesarios o la discusión es inadecuada o se desvía. Una señal de que la atención de las personas está disminuyendo es cuando sacan sus teléfonos o hacen preguntas que necesitan ser repetidas.

Estoy en contra de las reuniones innecesarias porque trabajo en tecnología de la información donde cada momento del día cuenta. No tengo mucho tiempo libre y necesito aprovechar al máximo las horas que dedico al trabajo.

También he observado (desde un punto de vista cínico, lo admito) que cada vez más personas parecen ser reacias a leer y escribir y consideran que una discusión cara a cara o una llamada telefónica son una alternativa preferible.

Además, el concepto de una reunión encaja mal en la sociedad global con la que nos estamos fusionando lentamente, ya que a menudo tenemos compañeros de trabajo y contactos repartidos por todo el mundo, lo que dificulta llevar a cabo una reunión en un horario apropiado para todos.

Diez formas de mantener la cordura evitando reuniones innecesarias

1. Promociona un horario minimalista

Muchas empresas envían invitaciones genéricas a reuniones para eventos o discusiones que pueden no ser relevantes para todos los asistentes propuestos. Por ejemplo, un análisis recurrente de incidentes problemáticos o una revisión de cambios futuros, que pueden no ser relevantes para tus responsabilidades o carga de trabajo, o tal vez una celebración de un día festivo oscuro o una actividad social que puede que no te interese o a la que no asistirás.

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Examina cuidadosamente los detalles de cualquier invitación a reunión y, si no está relacionado contigo o con tu posición, o no vas a estar presente de todos modos, simplemente recházala.

2. Agenda actividades de trabajo en tu calendario

Si tienes trabajo importante por realizar, programa una cita en tu propio calendario para terminarlo. Esto reduce tu disponibilidad para reuniones potencialmente irrelevantes y también asegura que dediques bloques de tiempo para trabajar en tus compromisos y resultados.

Sin embargo, no estoy recomendando que crees reuniones falsas solo para llenar tu horario para limitar tu disponibilidad, sino que priorices lo que necesita hacerse en cada día asignando tu propio tiempo para ello.

3. Determina tu papel en la reunión

Infórmate sobre los roles y responsabilidades de la reunión antes de aceptarla. ¿Eres un participante crítico cuya opinión es necesaria, o eres alguien que está invitado solo por si acaso?

Si es lo primero, probablemente necesitas participar. Si es lo último, te aconsejo que rechaces la reunión e informes al remitente que estás disponible según se necesite durante la reunión para cualquier pregunta que pueda surgir, pero que debes atender otras prioridades. Sugiere que utilicen el correo electrónico o la mensajería instantánea para mantenerse al tanto de las situaciones que puedan surgir.

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4. Aprovecha la tecnología

En mi opinión, existen muchas alternativas mejores para compartir información que no sean reuniones. Hay sitios web colaborativos como G Suite y Office 365, sitios de gestión de proyectos como Trello y Rally, y opciones como el correo electrónico o la mensajería instantánea para comunicar detalles. Todos ellos funcionan bien con el concepto de sociedad global que mencioné anteriormente.

Se me han propuesto muchas reuniones que podrían haberse llevado a cabo simplemente con un correo electrónico y una respuesta de seguimiento. Mi lema es que si el problema se puede resolver mediante un intercambio de correos electrónicos de tres minutos, salta la reunión de treinta minutos y ahorra tiempo extra. No me importa leer o escribir si me vuelve más eficiente.

También está el hecho de que en general, las reuniones cara a cara o telefónicas no dejan un registro escrito, por lo que uno debe tomar notas o confiar en una memoria aguda para retener los detalles. La belleza de utilizar la tecnología es que las ideas, estrategias, tareas asignadas y otro contenido importante se guardan automáticamente. En mi opinión, la única razón para una llamada telefónica es cuando se comparte información confidencial.

5. Delega, delega, delega

Si es posible, averigua si puedes asignar a alguien más que asista a la reunión y pídele que lo haga. Esto no necesariamente tiene que ser una táctica esquiva para evitarla, puede ser mejor que un nuevo empleado asista para aprender más sobre su rol, o tal vez una persona con mejores cualificaciones (sin ofender) que tú y que podría ser un mejor representante.

6. Elimina reuniones recurrentes sin resultados positivos

A menudo me han invitado a reuniones recurrentes de poco valor, que se repiten cada pocos días o semanalmente. En muchos casos, estas reuniones no se llevaban a cabo debido a la falta de disponibilidad del personal o a otras prioridades que tomaron precedencia.

Si las reuniones no están ocurriendo al menos la mitad del tiempo, o no dan resultados beneficiosos, las elimino. No tiene sentido presentarse o unirse a una llamada si la existencia de la reunión o sus beneficios siguen siendo inciertos. Si son importantes, alguien las reprogramará.

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7. Simplemente di no

Puede sonar absurdo o puede parecer la solución más simple, pero cuando sea posible, rechaza las reuniones innecesarias y explica por qué. No hagas una confrontación grosera, más bien emite una aclaración educada sobre el motivo detrás de tu negativa a asistir.

Por ejemplo, una vez tuve cierta confusión con la interfaz web de un ticket de problema utilizada por una organización para la que trabajaba, y el administrador del sitio quería una llamada telefónica de treinta minutos para revisar. "Está bien, leeré el archivo de ayuda", dije. El archivo de ayuda listaba los campos que debían completarse y resolví el problema por mi cuenta. Simple y fácil.

Como periodista de tecnología, a menudo recibo solicitudes de reuniones o llamadas de conferencia para discutir posibles temas de artículos. Siempre informo a quien las solicita que las conversaciones por correo electrónico funcionan mejor, ya que puedo copiar y pegar respuestas, no hay confusión de mi parte al tomar notas, esto se ajusta a mi horario de escritura independiente donde a menudo trabajo durante las primeras horas de la mañana, el almuerzo o tarde en la noche, y no es necesario transcribir dichas notas a un formato electrónico. En resumen, es más simple y fácil, y creo sinceramente que es lo mejor para todos los implicados.

Ahora, estos siete consejos explicaron cómo evitar reuniones de poco o ningún valor. Los siguientes tres pueden ayudar a agilizar las reuniones a las que sí asistes para preservar tu productividad.

8. Prepara o solicita temas o ideas de discusión de antemano

Evita entrar a las reuniones a ciegas, sin una agenda clara o detalles específicos. Cada reunión debería presentar una lista de objetivos y conceptos (incluso aquellas destinadas a identificar estos mismos objetivos y conceptos) para evitar que la reunión se desvíe del tema. Hazte escuchar para asegurarte de que esto suceda.

Evita el "Scope creep" (la tendencia a expandir el alcance de la reunión). Si el concepto surge y la reunión amenaza con expandirse, recomienda reservar el tema para otra reunión. Reconoce qué tanto necesitas los detalles del alcance para determinar si justifica una discusión más profunda.

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9. Cumple con el horario

Las reuniones que se alargan más de su tiempo asignado a menudo se llevan a cabo de manera deficiente y no se ajustan a los consejos que mencioné anteriormente. Si la discusión tomará media hora, limítala a la media hora. Si necesita una hora (o es posible que la necesite), reserva la hora completa. Sin embargo, asegúrate de que la reunión comience y termine a tiempo, sin importar qué.

Por otro lado, evita la extraña tendencia que he visto en algunos entornos corporativos, donde la reunión debe durar el tiempo completo programado. Si solo llevó quince minutos tomar algunas decisiones, termina la reunión. No hay necesidad de perder otros quince minutos bajo la mentalidad de: "Bueno, ya que todos estamos aquí..."

10. Programa reuniones consecutivas

¿Cuál es mi último truco para asegurarme de que no me retrase o me restrinja para enfocarme en tareas importantes debido a reuniones interminables? Prográmalas en un intervalo de tiempo consecutivo a otra reunión (ya sea en mi propio calendario o en la sala de conferencias que se utilizará, cuando corresponda).

Por ejemplo, si tengo una reunión a las 2 p.m., puedo programar una reunión de 1:30 a 2 p.m., lo que garantiza que solo puedo invertir un máximo de treinta minutos en dicha reunión.

Nada garantiza que las personas se mantengan en el tema como un recordatorio de que "me quedan cinco minutos", y luego decir "tengo que ir a otro lugar" o "en diez minutos esta sala será ocupada por otra persona." Podrías considerarlo como el motivador definitivo para agilizar la discusión.

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