Cómo crear y utilizar bloques de construcción personalizados en Google Docs

Los bloques de construcción personalizados y las variables ofrecen a muchos clientes de Google Workspace nuevas formas de reutilizar contenido rápidamente y garantizar la consistencia del mismo, respectivamente. A partir de junio de 2023, los bloques de construcción personalizados y el acceso a las variables solo están disponibles para personas que utilizan Google Workspace Business Standard o Plus, Enterprise Standard o Plus, Education Plus o ediciones sin fines de lucro. Además, los bloques de construcción personalizados pueden crearse e insertarse desde Google Docs en la web, no desde las aplicaciones móviles de Google Docs.

Saltos:

• ¿Qué son los bloques de construcción personalizados en Google Docs?
• ¿Qué son las variables en Google Docs?
• Cómo crear y utilizar bloques de construcción personalizados en Google Docs
• Cómo crear y utilizar variables en Google Docs

¿Qué son los bloques de construcción personalizados en Google Docs?

El bloque de construcción personalizado te permite seleccionar cualquier sección de un documento de Google y guardarlo para su inserción rápida posteriormente en cualquier otro documento de Google. Puedes usar un bloque de construcción personalizado para contenido estandarizado como una descripción de la organización, descripciones de proyectos o productos o párrafos de biografía personal de diferentes longitudes. Un bloque de construcción personalizado también se puede utilizar para listas de verificación de proyectos estándar, procedimientos o recomendaciones.

Cualquier sección de texto que solías copiar y pegar con frecuencia puede ser una candidata para un bloque de construcción personalizado.

¿Qué son las variables en Google Docs?

El sistema de variables ayuda a garantizar la consistencia del contenido dentro de un documento de Google. Una vez creada e insertada en un documento, el contenido de la variable se muestra de la misma manera en todo el archivo. Puedes usar una variable para un nombre de cliente, datos de contacto o para cosas como la cantidad o el monto propuesto.

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El beneficio de usar una variable es que solo tienes que ingresar el contenido una vez y se actualizará en todo el documento, lo que hace que las variables sean especialmente útiles para propuestas y contratos.

Cómo crear y utilizar bloques de construcción personalizados en Google Docs

Cómo crear un nuevo bloque de construcción personalizado en Google Docs

Para crear un nuevo bloque de construcción personalizado, debes tener permisos de acceso al documento que te permitan copiar el contenido del documento.

1. Crea el contenido para tu bloque de construcción personalizado. Revisa este contenido cuidadosamente para asegurarte de que sea preciso y esté libre de errores gramaticales o de ortografía no deseados.
2. Una vez que estés seguro de que tu contenido fuente es correcto y completo, accede al menú de bloques de construcción personalizados de una de estas dos formas (Figura A):
   • Selecciona Insertar | Bloques de construcción | Bloque de construcción personalizado y luego elige + Nuevo bloque de construcción personalizado.
   • Escribe @ y luego elige + Nuevo bloque de construcción personalizado del menú.

Figura A

Aparecerá una ventana emergente en la parte superior del documento que indica "Selecciona el contenido que deseas guardar como bloque de construcción personalizado", junto con los botones Cancelar y Guardar.

3. Selecciona tu contenido. Si lo deseas, incluye saltos de párrafo en tu selección para asegurar espacios antes o después de tu bloque de construcción. Una vez seleccionado, haz clic en el botón Guardar (Figura B).

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Figura B

4. Ingresa el nombre para tu bloque de construcción personalizado (Figura C). Más adelante, el nombre se mostrará en la sección de bloques de construcción del menú @, así que elige algo relevante y fácil de recordar.

5. Opcionalmente, también puedes ingresar una descripción (Figura C), que se mostrará debajo del nombre de tu bloque de construcción personalizado en el menú @.

Figura C

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6. Cuando hayas terminado, selecciona Crear para guardar tu nuevo bloque de construcción personalizado (alternativamente, elige Cancelar para finalizar el proceso sin guardar tu selección). El sistema agrega tu bloque de construcción personalizado como un documento de Google en una carpeta titulada Bloques de construcción personalizados (generada automáticamente) en Google Drive.

Cómo insertar un bloque de construcción personalizado en un documento de Google

Para insertar un bloque de construcción personalizado previamente creado, puedes hacer una de las siguientes dos opciones:

• Selecciona Insertar | Bloques de construcción | Bloque de construcción personalizado.
• Escribe @ y luego desplázate hasta la sección de Bloques de construcción del menú.

Selecciona el nombre de tu bloque de construcción personalizado (Figura D) para agregarlo a tu documento.

Figura D

Cómo editar el contenido de un bloque de construcción personalizado

Dado que cada bloque de construcción personalizado se guarda como un documento de Google, puedes editar el archivo guardado. Una vez modificado, los cambios se mostrarán en todas las inserciones futuras del bloque de construcción personalizado.

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1. En un navegador, ve a Google Drive.

2. Navega hasta la carpeta de Bloques de construcción personalizados (generada automáticamente) (Figura E a la izquierda). Esto debería mostrar todo el contenido de bloques de construcción personalizados guardado previamente en archivos de Google Docs. Abre el archivo que deseas editar.

Figura E

3. Modifica el contenido como desees. Por ejemplo, en la derecha se muestra un breve párrafo de descripción de la empresa en Figura E. (Nota: Si cambias el nombre de un documento de Google en la carpeta de bloques de construcción personalizados, el nuevo nombre debería reflejarse en la lista de bloques de construcción del menú @). El contenido más actualizado se utilizará para las inserciones futuras del bloque de construcción personalizado en el menú @.

Si mueves un documento de bloque de construcción personalizado a la papelera, se eliminará el elemento correspondiente de las opciones de contenido insertable del menú @.

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Cómo crear y utilizar variables en Google Docs

Puedes usar una variable para garantizar un contenido consistente dentro de un documento de Google. Una vez creada, inserta la variable donde quieras que aparezca ese contenido específico. Puedes usar una variable para un nombre, información de contacto, una fecha o cualquier tipo de número.

Por ejemplo, las variables podrían ser útiles en una propuesta para campos como el nombre del cliente, el costo o las fechas de inicio/fin. Al ingresar esta información como una variable, puedes ajustar el monto total solicitado o una fecha de inicio/fin en el documento simplemente cambiando la variable. El uso de una variable elimina la necesidad de encontrar y reemplazar meticulosamente los datos al actualizar o modificar un elemento de datos en todo el documento.

Cómo crear una nueva variable en Google Docs

La forma más sencilla de crear una nueva variable es seleccionando Herramientas | Variables para mostrar el panel lateral de Variables y luego elegir + Nueva variable (Figura F).

Figura F

Ingresa el nombre para tu variable (Figura G). El nombre se mostrará en la sección de variables del menú @, así que elige algo relevante y fácil de recordar.

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Figura G

Selecciona Crear (Figura G). La variable se mostrará ahora en el panel lateral de Variables.

Cómo insertar una variable en un documento de Google

Puedes elegir cualquiera de al menos tres formas de insertar y configurar una variable en un documento de Google:

• Selecciona Insertar | Smart Chips | Variables (Figura H, izquierda) y luego selecciona la variable de la lista.
• Escribe @variable y luego, desde el menú Smart Chips, selecciona Variable y selecciona la variable de la lista.
• Activa el panel lateral con Herramientas | Variables, luego coloca tu cursor sobre la variable deseada y selecciona el botón Insertar que se muestra.

Los primeros dos métodos te permiten crear una nueva variable con la opción + Insertar nueva variable (Figura H, derecha).

Figura H

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La variable se mostrará inicialmente como el nombre de la variable rodeado por una línea azul. Coloca tu cursor en cualquier lugar del nombre de la variable e ingresa el valor para la variable (por ejemplo, un nombre o número, etc.). El color de la línea que la rodea cambia a gris después de ingresar un valor para una variable.

Cómo modificar una variable en Google Docs

Coloca tu cursor en cualquier variable insertada en tu documento y modifica el contenido según lo desees, como se muestra en la secuencia en Figura I. Los cambios que realices en el valor de una variable se reflejarán automáticamente en todas las instancias de la variable en tu documento.

Figura I

Cómo ver y navegar todas las variables en Google Docs

Mientras tu cursor esté en una variable, puedes seleccionar las opciones de subir o bajar para navegar a Ir a la instancia anterior o Ir a la instancia siguiente.

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Para mostrar todas las variables, así como la cantidad de veces que se utiliza cada variable en un documento, utiliza la opción Herramientas | Variables para activar el panel lateral de Variables (Figura J).

Figura J

Mencióname o envíame un mensaje en Mastodon (@awolber) para que me cuentes cómo utilizas los bloques de construcción personalizados y las variables en Google Docs.

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