Cómo ordenar una columna por otra en Power BI

Microsoft Excel tiene una función interesante que te permite construir un orden personalizado. No la necesitarás con frecuencia, pero cuando lo hagas, te resolverá un gran problema. Por ejemplo, si estás vendiendo camisetas y quieres ordenar los datos por valores de tamaño como Pequeño, Mediano, Grande y XL, puedes usar la ordenación personalizada en Excel para facilitar las cosas. Microsoft Power BI no tiene esta función, pero puedes ordenar una columna por otra, lo cual es efectivamente lo mismo y más fácil de implementar.

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En este tutorial, te mostraré paso a paso cómo ordenar una columna en Power BI por otra columna. Estoy utilizando Microsoft Power BI Desktop en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero también puedes usar Microsoft Power BI service. Puedes descargar el archivo demo de Microsoft Power BI para este tutorial.

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  • Cómo reconocer la necesidad de ordenar por otra columna en Power BI
  • Cómo agregar un campo de número de mes en Power BI
  • Cómo ordenar una columna por otra en Power BI
  • Tutoriales y recursos de Power BI
Índice de Contenido
  1. ¿Qué cubre este tutorial de Power BI?
  2. Cómo reconocer la necesidad de ordenar por otra columna en Power BI
  3. Cómo agregar un campo de número de mes en Power BI
  4. Cómo ordenar una columna por otra en Power BI
  5. Tutoriales y recursos de Power BI

¿Qué cubre este tutorial de Power BI?

En este tutorial, ordenaremos las ventas mensuales por mes, que se ordenan alfabéticamente en lugar de cronológicamente: lunes, martes, miércoles y así sucesivamente. También agregaremos los números de mes y ordenaremos el campo de nombre por el campo de número. Es una técnica simple que puedes aplicar a situaciones similares, como ordenar pedidos de camisetas por valores de tamaño o ordenar días por sus números.

Tal vez te preguntes por qué no puedes ordenar por los números de mes si están disponibles. Esto se debe a que no puedes ordenar una visualización por un campo que no está en la visualización en Power BI.

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Cómo reconocer la necesidad de ordenar por otra columna en Power BI

Ordenamos alfabéticamente y numéricamente, y por lo general, ese enfoque es adecuado. Sin embargo, a veces un orden por los valores actuales no funciona. La Figura A muestra un gráfico de líneas basado en doce registros: ventas mensuales. Este archivo contiene solo una tabla, lo que significa que el archivo depende de la tabla de fecha automática. El ejemplo es simple a propósito porque trabajaremos a nivel de tabla. No hay necesidad de tablas, datos y relaciones superfluas.

Figura A

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La columna Mes está en el eje X y las ventas están en el eje Y. Por defecto, la visualización se ordena por el valor de las ventas, lo cual desordena el orden de los meses en el eje X. Tal como está, la visualización es engañosa. Si no estás prestando atención, pensarías que tus ventas están cayendo en picada.

Tal vez intentes solucionar el orden de los meses volviendo a ordenar en la visualización de la siguiente manera:

1. Haz clic en el ícono de Más opciones, que son los tres puntos. Estos íconos tienden a moverse, por lo que pueden estar en la parte superior o inferior derecha de tu visualización.

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2. Elige Ordenar eje. Como se muestra en la Figura B, Suma de Ventas es el valor predeterminado. Power BI agrega "Suma de" porque es un campo numérico.

Figura B

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3. Elige Mes en el submenú para reordenar el eje X, es decir, los meses.

A primera vista, el gráfico mostrado en la Figura C parece más razonable, mostrando subidas y bajadas, pero mira de cerca. Power BI ordenó los meses alfabéticamente y en orden descendente. Nuevamente, a menos que estés prestando atención, los resultados son engañosos. Necesitamos ordenar los meses cronológicamente: enero, febrero, marzo y así sucesivamente. Esos resultados tendrán significado, pero ¿cómo llegamos a ellos?

Figura C

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Cómo agregar un campo de número de mes en Power BI

Hemos establecido que un orden regular no ordenará los meses en orden cronológico. El siguiente paso es encontrar una manera de forzar un orden mensual, y se encuentra en forma de un número: el número de mes donde enero es 1, febrero es 2, marzo es 3 y así hasta diciembre que es 12.

Si tienes suerte, la tabla ya contiene el número de mes. Si ese es tu caso, simplemente ordenas el campo de nombre de mes por el campo de número de mes y listo.

En la mayoría de los ejemplos del mundo real, los datos no son tan perfectos. Nuestro modelo es un buen ejemplo, porque la tabla no contiene un número de mes en la tabla Ventas por Mes. Para empeorar las cosas, el valor del mes que tenemos es texto, no una fecha formateada para mostrar solo el nombre del mes. Es casi imposible agregar una columna calculada que devuelva el número de mes, pero también evite un error de referencia circular cuando intentas ordenar.

Una medida no funcionará porque el timing está mal. Para que esta técnica funcione, debes agregar una nueva columna a la tabla para los números de mes. Tanto el campo de nombre de mes como el campo de número de mes deben compartir la misma granularidad o nivel.

Para lograr esto, debemos agregar una nueva columna y rellenarla con los valores correctos. Específicamente, ejecutaremos una consulta que agregará una columna de índice.

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Antes de hacerlo, los datos originales, o los nombres de los meses, deben estar en orden cronológico. Estamos en buena forma porque nuestros registros están en orden cronológico por nombre de mes. Eso no siempre será el caso, por lo que es importante prestar mucha atención a cómo se ve tu conjunto de datos antes de comenzar.

Para agregar una columna de índice, ejecuta una consulta sencilla de la siguiente manera:

1. Haz clic derecho en Ventas por Mes en el panel Campos y elige Editar consulta en el submenú resultante (Figura D).

Figura D

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2. En la ventana de consulta resultante, haz clic en la pestaña Agregar columna.

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3. En el grupo General, haz clic en el menú desplegable de la columna de índice y elige Desde Uno (Figura E).

Figura E

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4. Cierra la consulta y guarda cuando se te solicite.

Como se puede ver en la Figura F, la tabla ahora tiene una columna de números consecutivos que comienza en 1 y corresponde al nombre del mes. En este punto, cambia el nombre de la columna por "Números Mensuales". Técnicamente, esto no es necesario, pero te recomiendo que le des a la columna un nombre significativo para que los datos sean más fáciles de descifrar para todos los usuarios relevantes.

Figura F

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Vale la pena mencionar nuevamente que los nombres de los meses deben estar en orden cronológico para que esto funcione. Supongamos que te encuentras en una situación en la que tus nombres de los meses no están ordenados cronológicamente. En ese caso, puedes copiar la tabla en una hoja de Excel y crear una ordenación personalizada que ordene los nombres de los meses en orden cronológico. Mientras estés en Excel, adelante y ingresa los números de mes correspondientes. Luego, impórtalo nuevamente a Power BI y estás listo para empezar. Ni siquiera tendrás que ejecutar la consulta de índice porque los números de mes están en el conjunto de datos. Para nuestro ejemplo, no necesitaremos seguir estos pasos en Excel porque nuestros nombres de los meses ya están en orden cronológico.

Ahora es el momento de ordenar y arreglar esa visualización.

Cómo ordenar una columna por otra en Power BI

Agregar el campo de números de mes no hace nada en la visualización. Recuerda, solo podemos ordenar por dos campos en la visualización: Mes y Ventas. La nueva columna no está en la visualización y si intentas agregarla, crearás un desorden. Debemos encontrar otra manera.

Para llevar el orden a la visualización, sigue estos pasos:

1. En el panel Campos, selecciona el campo por el que estás ordenando, que es Meses. Quieres ver los nombres de los meses en orden cronológico.

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2. En el grupo de ordenación contextual, haz clic en el menú desplegable de Ordenar por columna y elige Número Mensual (Figura G).

Figura G

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Los resultados muestran los meses en orden cronológico descendente. Para solucionar esto, haz clic en Más opciones (Figura B) y elige Orden Ascendente. La Figura H muestra los resultados.

Figura H

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Finalmente, los nombres de los meses están en orden cronológico. Los datos mal representados en el primer gráfico hacían parecer que el negocio había tenido un año horrible, pero ahora está claro que después de un par de caídas, el negocio está en auge. Si ordenas por las opciones de la visualización, Mes o Suma de Ventas, no perderás nada porque la ordenación subyacente es por los valores de Número Mensual.

Si importas una tabla actualizada más tarde, recuerda agregar la columna o perderás la funcionalidad de ordenación. Si una actualización incluye meses para el próximo año, esta técnica no funcionará porque no considera el año al ordenar. En este caso, necesitas un campo de número de mes que contenga el número de mes y el año. Con eso, ahora tienes los pasos y los recursos necesarios para ordenar una columna en Power BI por otra columna.

Tutoriales y recursos de Power BI

Power BI es una de las herramientas de inteligencia empresarial más utilizadas y eficaces del mercado, pero al igual que muchas otras soluciones de software empresarial, la cantidad de funciones puede ser abrumadora para el usuario típico. Hemos recopilado los siguientes mejores tutoriales, cursos de capacitación y otros recursos para ayudar a los usuarios de Power BI a aprovechar al máximo sus herramientas de inteligencia empresarial:

  • The Complete Microsoft Power BI Super Bundle (Newsmatic Academy)
  • Cómo construir una jerarquía para admitir el modo de perforación en Microsoft Power BI (Newsmatic)
  • Curso de Visual Storytelling con Power BI (Newsmatic Academy)
  • Cómo exportar datos de Microsoft Power BI a Excel (Newsmatic)
  • Puesta en marcha con Power BI Desktop Course (Newsmatic Academy)
  • Cómo crear una tabla de fechas en Microsoft Power BI (Newsmatic)

Si no encuentras los recursos adecuados en esta lista o entre nuestros otros recursos de Big Data, nos encantaría saber qué preguntas tienes y sobre qué temas de tutoriales debemos hablar a continuación. Utiliza el formulario de contacto a continuación para comunicarte si estás interesado.

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