Cómo crear un gráfico de Gantt en Smartsheet: Guía paso a paso

Los gráficos de Gantt son una excelente manera de visualizar el progreso de tus proyectos de manera que ayuda a identificar cualquier cuello de botella, pero configurar un gráfico de Gantt puede ser difícil y llevar mucho tiempo. Con Smartsheet, puedes construir rápidamente un gráfico de Gantt desde cero. A continuación, te guiaremos a través de todos los pasos para construir tu primer gráfico de Gantt en Smartsheet.

Índice de Contenido
  1. Cómo crear un gráfico de Gantt en Smartsheet
    1. Configuración de filas principales en Smartsheet
    2. Creación de filas hijas en Smartsheet
  2. Ingresar fechas y dependencias en tu gráfico de Gantt en Smartsheet
    1. Creación de dependencias en tu gráfico de Gantt en Smartsheet
    2. Personalización de tus gráficos de Gantt en Smartsheet
  3. Cómo gestionar tu gráfico de Gantt

Cómo crear un gráfico de Gantt en Smartsheet

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Desde la pantalla principal de Smartsheet, debes hacer clic en el signo + del menú de la izquierda (Figura A). Esto abrirá la página de selección de proyecto.

Figura A

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Desde aquí, debes seleccionar un gráfico de Gantt (Figura B). Esto creará automáticamente una hoja con todas las dependencias preconfiguradas.

Figura B

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Nombra tu hoja y haz clic en continuar (Figura C).

Figura C

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Configuración de filas principales en Smartsheet

En este punto, ya tendrás el diseño completo necesario para comenzar a crear tu gráfico de Gantt. Para empezar, completa los campos relacionados con tus tareas.

En este caso, configuraremos las filas principales como Fase 1 a través de Fase 3. Haz clic en una fila para empezar a agregarlas (Figura D).

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Figura D

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Creación de filas hijas en Smartsheet

A continuación, haz clic derecho en una fila principal y selecciona Insertar fila debajo (Figura E). Aquí es donde puedes comenzar a ingresar las tareas o filas hijas relacionadas con la fila principal.

Figura E

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Después de ingresar texto en una fila hija, haz clic en el icono de Sangría (Figura F) para finalizar esta entrada como una fila hija.

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Figura F

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Puedes hacer esto para tantas tareas como tengas. Simplemente haz clic derecho en la fila hija y selecciona Insertar fila debajo para seguir agregando más si es necesario.

Ahora, querrás codificar con colores tus filas para que tu gráfico de Gantt sea más fácil de leer. Resalta una fila principal y luego selecciona un color en la herramienta de colores del encabezado del menú (Figura G).

Figura G

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Por lo general, quieres que las filas principales sean de un tono más oscuro, mientras que las filas hijas son de un tono más claro de ese mismo color. Esto facilita la comprensión del flujo de trabajo de tu gráfico de Gantt con solo una mirada.

Ingresar fechas y dependencias en tu gráfico de Gantt en Smartsheet

Ahora, comenzaremos a ingresar los datos que harán que tu gráfico de Gantt cobre vida.

VER: Comparación de características: software y sistemas de seguimiento del tiempo (Newsmatic Premium)

Selecciona una tarea y luego, en la pestaña Duración de esa fila, ingresa el número de días necesarios para completar esa tarea (Figura H).

Figura H

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A continuación, selecciona la pestaña Fecha de inicio e ingresa cuándo se debe comenzar esta tarea. Al hacer clic en el pequeño ícono de calendario, aparecerá un calendario para facilitar las cosas (Figura I). Observa cómo el gráfico completará automáticamente la fecha de finalización en función de las entradas anteriores.

Figura I

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Si ahora miras el panel de la derecha, verás que el gráfico de Gantt comienza a tomar forma. Tus tareas ahora se muestran en una línea de tiempo y muestran sus duraciones y tiempo restante para completarse (Figura J).

Figura J

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Creación de dependencias en tu gráfico de Gantt en Smartsheet

Para comenzar a crear dependencias, selecciona una tarea. Luego, en la pestaña Predecesor, ingresa el número de fila de la tarea en la que quieres que esta dependa (Figura K).

Figura K

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Esto hará que esa tarea dependa de la fila que hayas elegido anteriormente. Si miras tu gráfico de Gantt a la derecha, verás una flecha que muestra esa dependencia (Figura L).

Figura L

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La configuración predeterminada para estas dependencias es una relación de Finalización-Inicio. También hay un tiempo de retardo predeterminado de un día laboral entre el final de una tarea y el inicio de la otra.

Personalización de tus gráficos de Gantt en Smartsheet

Una vez que hayas ingresado tus fechas, dependencias y tiempos de finalización, puedes personalizarlos aún más con movimientos simples de arrastrar y soltar.

Desde el panel de la derecha que muestra la línea de tiempo del gráfico de Gantt, puedes arrastrar cualquier barra para cambiar las fechas o la duración en lugar de ingresarlos manualmente en las celdas individuales como hicimos anteriormente. Smartsheet ajustará automáticamente el resto de las entradas según los cambios.

También puedes ajustar las dependencias de esta manera. Haz clic en la línea que ya conecta dos tareas (Figura L) y simplemente arrástrala hacia otra tarea. Esta acción puede ser un poco complicada, ya que debes hacer clic directamente en la línea.

También puedes editar aún más las dependencias haciendo clic en el pequeño icono de lápiz en las celdas de la pestaña predecesor.

Haz clic en este lápiz y se abrirá un nuevo cuadro de diálogo (Figura M). Aquí puedes elegir cambiar la configuración de dependencia para cada elemento. Por ejemplo, puedes cambiar de Finalización-Inicio a Inicio-Inicio.

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Figura M

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También puedes cambiar el tiempo de retardo predeterminado en ese mismo diálogo.

Cómo gestionar tu gráfico de Gantt

A medida que tu gráfico de Gantt crece y se vuelve más complejo, Smartsheet ofrece una vista de Ruta Crítica para ayudarte a identificar puntos importantes y otros problemas con tu proyecto.

Para acceder a esto, ve a la esquina superior derecha y haz clic en el icono de vista de Ruta Crítica (Figura N).

Figura N

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Con este botón activado, ahora puedes hacer clic derecho en cualquier barra de tarea en tu gráfico de Gantt y luego seleccionar Ver ruta de conducción, lo que mostrará qué afecta la fecha de inicio de una fila.

También puedes hacer clic derecho en una tarea principal y seleccionar la ruta de resumen. Esto mostrará todas las tareas hijas que afectan a la tarea principal. Esta es una herramienta útil para estar atento a posibles problemas que puedan retrasar tu proyecto.

Con ese último paso, ahora deberías tener todo el conocimiento necesario para crear tu primer gráfico de Gantt en Smartsheet. Usando los pasos anteriores, puedes crear un gráfico de cualquier complejidad para adaptarse a tu próximo proyecto.

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