Cómo usar fórmulas en la gestión de trabajo de monday.com

En Monday Work Management, puedes realizar cálculos y manipular datos a través de la función de Columna de Fórmula de la plataforma. Utilizando las funciones de fórmula de Monday.com Work OS, puedes resolver fórmulas matemáticas fácilmente extrayendo datos de columnas o como cálculos independientes. Estas capacidades te permiten obtener soluciones a fórmulas más rápidamente y sin necesidad de utilizar más de una aplicación, de esta manera puedes aprovechar al máximo tus datos dentro de un mismo sistema.

En este tutorial te mostraremos cómo usar fórmulas en Monday Work Management, que fue calificado en Newsmatic como el mejor software de gestión de proyectos para equipos de todos los niveles técnicos.

Qué necesitas para usar fórmulas en Monday Work Management

Para agregar o utilizar columnas de fórmula, necesitas tener una cuenta activa de Monday.com Work OS a través de un plan Pro o Enterprise.

Nota: Si tienes un plan Pro y decides cambiar a un plan inferior en el futuro, no perderás las columnas de fórmula que hayas creado.

Cómo agregar fórmulas en Monday Work Management

Para comenzar a agregar fórmulas, debes agregar la Columna de Fórmula a tu tablero seleccionando el icono + ubicado en la parte superior derecha de tu gráfico de tablero (Figura A).

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Figura A

En el menú desplegable que aparece, haz clic en Fórmula (Figura B).

Figura B

Después de agregar tu Columna de Fórmula, se abrirá un constructor de fórmulas en tu página (Figura C). Siempre puedes acceder al constructor de fórmulas haciendo clic dentro de la columna.

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Figura C

Una vez que estés en el constructor de fórmulas, puedes comenzar a crear tu fórmula. En el tablero, verás una lista de las columnas que puedes utilizar en tus fórmulas, así como una lista de funciones que ofrece Monday Work Management (Figura D). Puedes utilizar cualquiera de estas funciones para construir tu fórmula, o simplemente puedes utilizar símbolos matemáticos tradicionales como + para sumar, - para restar o * para multiplicar.

Figura D

Si quieres aplicar funciones, Monday.com facilita la comprensión del propósito de cada función. Pasa el mouse sobre una función para ver una descripción de la misma y un ejemplo de su aplicación (Figura E).

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Figura E

Para construir una fórmula, comienza seleccionando una celda dentro de la Columna de Fórmula donde puedas comenzar a escribir tu fórmula. Luego, puedes utilizar columnas de tu tablero y funciones a medida que creas tu fórmula.

Por ejemplo, si deseas ver si los gastos de tu organización están por encima o por debajo del presupuesto, puedes aplicar la siguiente fórmula:

IF({Presupuesto}>{Gasto Real},"Por encima del presupuesto","Por debajo del presupuesto")

Otro beneficio de utilizar Monday Work Management es que el software utiliza resaltado de sintaxis para ayudarte a construir las fórmulas fácilmente. Puedes ver esto cuando segmentos específicos de tu fórmula están coloreados en el área.

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Por ejemplo, si un segmento dentro de la fórmula que creaste está en rojo, eso indica que hay un error en esa parte de tu fórmula. Presta atención a esto, ya que te puede ayudar a darte cuenta y resolver los errores en tu fórmula.

Consejos y trucos para usar fórmulas en Monday Work Management

Al igual que con cualquier sistema de software que utiliza fórmulas, debes seguir reglas específicas para garantizar el uso adecuado de las fórmulas y obtener cálculos precisos.

Para hacer referencia a una columna y extraer su valor en tu función, agrega el nombre de esa columna exactamente como aparece en tus tableros dentro de los símbolos de llaves {} en tu fórmula (Figura F). Además, las fórmulas pueden incluir paréntesis () para cambiar el orden de las operaciones.

Figura F

Recuerda que los valores distinguen entre mayúsculas y minúsculas, y al escribir tu fórmula, debes capitalizar las palabras correctamente tal como aparecen en tu columna.

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Si decides agregar comas en tus columnas de fórmula, ten cuidado, ya que pueden representar algo diferente dependiendo de la función. Por ejemplo, la coma representaría un símbolo de multiplicación en una función de multiplicar.

Siempre abre y cierra las declaraciones incluyendo un símbolo "(" antes de la declaración para abrirla y un símbolo ")" después de la declaración para cerrarla.

En las fórmulas, el texto debe agregarse entre comillas para que el software pueda distinguirlo. Tu formato de comillas y comas también puede afectar la efectividad de tu fórmula, y copiar y pegar fórmulas desde un editor de texto externo puede hacer que el constructor de fórmulas lo identifique como ilegal.

Finalmente, siempre incluye un 0 antes del punto decimal al multiplicar; de lo contrario, la fórmula devolverá un error.

La Columna de Fórmula te permite generar fórmulas basadas en columnas compatibles e incompatibles.

Columnas compatibles: Check, Country, Creation Log, Date, Dependency, Dropdown, Email, Formula, Hour, Item ID, Last Updated, Connect Boards (previously Link to Item), Long Text, Numbers, Person, Phone, Rating, Status, Text, Timeline, Time Tracking, Vote, World Clock, Subitem Names y la Count of Subitems.

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Columnas incompatibles: Autonumber, Color Picker, Files, Link, Location, Mirror, Progress Tracking, Tags y Week.

Lista de fórmulas comunes para Monday Work Management

DATE

Proporciona el valor para los parámetros dados

Ejemplo: DATE(2019,4,29) => Miércoles 4 de abril de 2019

DAY

Proporciona el día del mes de una fecha dada.

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Ejemplo: DAY({created at}) => 11

DAYS

Proporciona el número de días entre las dos fechas

Ejemplo: DAYS({nombre de la columna de fecha final}, {nombre de la columna de fecha inicial}) => diferencia entre fechas en días

FORMAT_DATE

Proporciona una fecha formateada

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Ejemplos:

FORMAT_DATE(TODAY()) => "22 de abril de 2017" (usando formato predeterminado)

FORMAT_DATE(TODAY(), "YYYY-MM-DD") => "2017-04-22"

FORMAT_DATE(TODAY(), "dddd, MMMM Do YYYY") => "sábado, 22 de abril de 2017"

HOUR

Proporciona la hora como un número de 0 (12:00 A.M.) a 23 (11:00 P.M.).

Ejemplo: HOUR(NOW()) => 23 (en caso de que sea de 23:00 a 23:59 ahora)

HOURS_DIFF

Proporciona la diferencia entre dos columnas de horas

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Ejemplo: HOURS_DIFF("18:00", "23:00") => 05:00

ADD_DAYS

Agrega días a la fecha especificada y proporciona la nueva fecha.

Ejemplos:

ADD_DAYS("2020-02-22", 6)

FORMAT_DATE(ADD_DAYS("2020-02-22", 6) => "2020-02-28

WORKDAYS

Proporciona el número de días laborables entre las dos fechas

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Ejemplo: WORKDAYS({TO_DATE}, {FROM_DATE}) => días laborables entre fechas en días

MINUTE

Proporciona el minuto como un número de 0 a 59.

Ejemplo: MINUTE(NOW()) => 17 (en caso de que sean las 23:17 ahora)

MONTH

Proporciona el mes de una fecha dada.

Ejemplo: MONTH({created at}) => 7

REPLACE

Reemplaza un segmento de una cadena de texto por una nueva cadena.

Ejemplo: REPLACE("Stay",1, 2,"Pl") => "Play"

RIGHT

Elimina un número de caracteres desde el lado derecho de una cadena de texto.

Ejemplo: RIGHT("wednesday", 3) => day

SEARCH

Busca una cadena de texto dentro de otra cadena de texto

Ejemplo: IF(SEARCH("am", "I am sad", 1) > 0, "Exist", "Not") => "Exist"

SUBSTITUTE

Reemplaza texto en una cadena de texto proporcionada mediante coincidencia.

Ejemplo: SUBSTITUTE("yesterday", "day", "to") => today

REPT

Repite una cadena de texto un número especificado de veces.

Ejemplo: REPT("cat",4) => catcatcatcat

SECOND

Proporciona el segundo como un número de 0 a 59.

Ejemplo: SECOND(NOW()) => 18 (en caso de que sean las 23:00:18 ahora)

SUBTRACT_DAYS

Resta los días de la fecha dada. Proporciona la nueva fecha.

Ejemplos:

SUBTRACT_DAYS("2018-11-08", 3)

FORMAT_DATE(SUBTRACT_DAYS("2018-11-08", 3) => "2018-11-05

TODAY

Proporciona la fecha actual

Ejemplo: TODAY() => 01.01.2022

WEEKNUM

Proporciona el número de semana anual de una fecha dada.

Ejemplo: WEEKNUM({created at}) => 27

ISOWEEKNUM

Proporciona el número de semana anual de una fecha dada según las normas ISO.

Ejemplo: WEEKNUM({created at}) => 39

YEAR

Proporciona el año de una fecha dada.

Ejemplo: YEAR({created at}) => 2022

CONCATENATE

Combina valores de texto en un único valor de texto

Ejemplo: CONCATENATE(“I”,”am”,”happy”) => Iamhappy

AVERAGE

Proporciona el promedio de los números dados

Ejemplo: AVERAGE(1,3,5) => 3

DIVIDE

Un número dividido por otro

Ejemplo: DIVIDE(9,3) => 3

COUNT

Proporciona el número de elementos numéricos.

Ejemplo: COUNT(7, 3, "a") => 2

LOG

Proporciona el logaritmo de un número

Ejemplo: LOG (9,2) => 3

MAX

Proporciona el valor más grande de un conjunto de datos

Ejemplo: MAX(2,1,19,12) => 19

MIN

Proporciona el valor más pequeño de un conjunto de datos

Ejemplo: MIN(11,42,62,19) => 11

MINUS

Proporciona la diferencia de dos números

Ejemplo: MINUS(7,4) => 3

MULTIPLY

Multiplica dos números

Ejemplo: MULTIPLY(2,7) => 14

MOD

Proporciona el resto de la división del número en el divisor

Ejemplo: MOD(16,5) => 1

ROUND

Redondea un número a un número de dígitos

Ejemplo: ROUND(5.91268456, 2) => 5.91

ROUNDUP

Redondea un número hacia arriba

Ejemplo: ROUNDUP(8.2,0) => 9

ROUNDDOWN

Redondea un número hacia abajo

Ejemplo: ROUNDDOWN(8.2,0) => 8

SQRT

Proporciona la raíz cuadrada positiva de un número positivo

Ejemplo: SQRT(16) => 4

SUM

Proporciona la suma de todos los números dados

Ejemplo: SUM(7,1,4) => 12

LEFT

Elimina un número determinado de caracteres desde el lado izquierdo.

Ejemplo: LEFT("happy", 2) => ppy

LEN

Proporciona el número de caracteres de una cadena de texto dada.

Ejemplo: LEN("welcome") => 7

LOWER

Transforma una cadena de texto especificada en minúsculas

Ejemplo: LOWER("Left TURN") => "left turn"

TEXT

Formatea el valor dado en función del formato de texto proporcionado

Ejemplo: TEXT(7600.5,"$#,##0.00") => 7,600.50

TRIM

Extrae todos los espacios de una cadena de texto, excepto los espacios simples entre palabras.

Ejemplo: TRIM(" I hate beets ") => "I hate beets"

UPPER

Transforma una cadena de texto especificada en mayúsculas

Ejemplo: UPPER(“hello”) => HELLO

AND

Comprueba si todas las condiciones lógicas dadas son verdaderas y, de ser así, devuelve verdadero

Ejemplo: AND(2>1,8>5) => True

EXACT

Analiza dos valores, devuelve verdadero si son iguales y falso si son diferentes.

Ejemplo: EXACT({Status},{Status})) =>TRUE

IF

Comprueba si se cumple una condición. Si es así, devuelve el primer valor, si no, devuelve el otro

Ejemplo: IF({alguna columna}>100, “gran negocio”,”pequeño negocio”)

OR

Devuelve verdadero si alguno de los argumentos es verdadero

Ejemplo: OR(4 >5, 8>6) => True

XOR

Proporciona una operación lógica XOR exclusiva de todos los argumentos

Ejemplo: XOR(3>0, 2>9) => True

SWITCH

Determina si se cumple una condición en función de un valor. Si es así, devuelve el resultado de ese valor. De lo contrario, devuelve el resultado predeterminado si existe. El patrón es: SWITCH({Columna}, “val1”, “resultado1”, [“val2”, “resultado2”], …, [“predeterminado”])

Ejemplo: SWITCH({Prioridad}, "Alta", 3, "Media", 2, "Baja", 1, 0) => 2 (en caso de que la prioridad sea "Media")

ABS

Proporciona el valor absoluto de un número dado

Ejemplo: ABS(-1) = 1

POWER

Eleva un número a una potencia

Ejemplo: POWER(4,3) => 64

PI

Proporciona el valor PI 3.14159

Ejemplo: PI() => 3.14159

TRUE

Proporciona el valor lógico verdadero

Ejemplo: IF(3>5 = TRUE, “a”,”b”) => “b”

FALSE

Proporciona el valor lógico falso

Ejemplo: IF(3>5 = "FALSE", "a", "b") => "a"

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