Cómo usar Dropbox Sign para crear documentos electrónicos para que otras personas firmen

Si deseas crear documentos electrónicos para que otras personas los firmen, puedes elegir entre una variedad de herramientas y servicios en línea. Un servicio que vale la pena probar es Dropbox Sign. Con esta herramienta, puedes preparar y enviar formularios y otros documentos para que las personas los firmen con firmas electrónicas legalmente vinculantes.

Lo que necesitarás para utilizar Dropbox Sign

Para utilizar Dropbox Sign, solo necesitas subir un documento o formulario existente. Luego, puedes prellenar el formulario con el texto y los campos necesarios.

Alternativamente, puedes agregar ciertos tipos de campos después de subir el documento. También puedes crear una plantilla a partir de cualquier formulario si deseas reutilizarlo.

Cómo utilizar Dropbox Sign en ocho simples pasos

1. Elige tu plan de precios de Dropbox Sign

Para comenzar, visita la página web de Dropbox Sign y haz clic en el enlace "Ver planes y precios". Elige el plan que deseas y haz clic en el botón "Comenzar prueba gratuita".

Dropbox ofrece cuatro planes diferentes para Dropbox Sign. Para usuarios individuales, el plan Essentials cuesta $20 al mes facturado mensualmente y $15 al mes facturado anualmente. El plan Dropbox + eSign tiene un costo de $31.99 al mes facturado mensualmente y $24.99 al mes facturado anualmente.

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Para empresas y equipos, el plan Standard cuesta $30 por usuario al mes facturado mensualmente y $25 por usuario al mes facturado anualmente. El plan Premium tiene un precio personalizado según tus necesidades. Hay una prueba gratuita de 30 días disponible para los planes Essentials, Dropbox + eSign y Standard.

2. Crea tu cuenta de Dropbox Sign

Inicia sesión con tu cuenta existente de Dropbox o haz clic en el enlace para crear una cuenta nueva. Luego, serás redirigido a la página de inicio de Dropbox Sign (Figura A).

Figura A

3. Sube tu documento a Dropbox Sign

En la página de Dropbox Sign, haz clic en el botón "Subir". Elige la ubicación del documento que deseas subir, ya sea desde tu computadora, Dropbox, Google Drive, Box, Evernote o OneDrive. Navega y selecciona el archivo (Figura B).

Figura B

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4. Agrega los firmantes al documento

Si alguien más que tú necesita firmar el documento, ingresa el nombre y la dirección de correo electrónico de la persona en los campos correspondientes. Para la dirección de correo electrónico, puedes importar una lista de contactos desde Gmail.

Si más de una persona necesita firmar el documento, haz clic en "Agregar otro firmante" y luego ingresa el nombre y la dirección de correo electrónico de la persona (Figura C).

Figura C

Si también necesitas firmar el documento, selecciona "Agregarme como firmante". Confirma tu nombre y dirección de correo electrónico.

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Para establecer un orden específico para que las personas firmen el documento, activa la opción "Establecer orden de firmantes". Luego, puedes arrastrar y soltar los nombres de los diferentes firmantes para establecer el orden.

Cuando hayas terminado, haz clic en "Siguiente" (Figura D).

Figura D

5. Prepara el documento en Dropbox Sign

La siguiente pantalla te guiará para preparar el documento agregando los campos necesarios. Con el primer firmante en la lista, haz clic en un campo específico en el panel izquierdo y luego arrástralo al lugar del documento donde deseas que aparezca. Después de que aparezca el campo, puedes arrastrarlo para moverlo y arrastrar cualquiera de las esquinas para cambiar su tamaño.

Si el documento requiere texto y una firma de más de una persona, un menú desplegable en la parte superior del panel izquierdo te permite cambiar de una persona a otra. Haz clic en el menú y selecciona un firmante diferente (Figura E).

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Figura E

A continuación, arrastra y suelta los campos apropiados en el formulario para esa persona. Continúa este proceso para todos los firmantes.

Cuando hayas terminado, haz clic en "Siguiente" en la esquina inferior derecha (Figura F).

Figura F

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6. Revisa la información del documento en Dropbox Sign

La siguiente pantalla te permite revisar la información del documento. Confirma los nombres y direcciones de correo electrónico de los firmantes. Agrega los datos de contacto de cualquier persona que deba recibir el documento. Agrega un título y una propuesta.

Finalmente, marca la casilla para guardar esto como una plantilla reutilizable si deseas guardar el documento para uso futuro. Cuando hayas terminado, haz clic en el botón "Enviar para firmar" (Figura G).

Figura G

7. Guarda el documento en Dropbox Sign como una plantilla

Si decidiste guardar el documento como una plantilla reutilizable, nómbrala y luego haz clic en "Continuar". Asigna un rol a cada persona que necesitaría firmar el documento en el futuro. Agrega un mensaje predeterminado si lo deseas y luego guarda la plantilla (Figura H).

Figura H

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A continuación, cada destinatario recibirá un enlace por correo electrónico para firmar el documento. Cada persona hace clic en el botón "Revisar y firmar", que los llevará al formulario. Luego, cada firmante firma el documento en el campo correspondiente, ya sea dibujando su firma, escribiéndola con el teclado o agregándola desde una imagen (Figura I).

Figura I

Una vez que se hayan completado todos los campos necesarios, cada persona hace clic en "Continuar" para enviar el formulario y luego hace clic en el botón "Acepto" (Figura J).

Figura J

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8. Firma y revisa el documento en Dropbox Sign

Después de que los demás firmantes hayan completado y firmado el documento, recibirás un correo electrónico para firmarlo. Otro correo electrónico te pedirá que revises el documento final. Luego, puedes descargarlo y compartirlo con otras personas (Figura K).

Figura K

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