Las 10 mejores herramientas de gestión de agencias para aumentar la eficiencia y el rendimiento

Las mejores herramientas de gestión de proyectos para agencias

Con las expectativas de los clientes en aumento, las agencias necesitan las herramientas adecuadas para ayudarles a organizar, gestionar y hacer seguimiento de sus proyectos y tareas. El software de gestión de proyectos para agencias cumple con esa función. Desde la coordinación de tareas hasta la colaboración en equipo, las herramientas de gestión de agencias son esenciales, ya que pueden aumentar significativamente la eficiencia de tu agencia mediante la gestión de la complejidad del proyecto, el mantenimiento de las relaciones adecuadas y la entrega de proyectos dentro de los plazos establecidos.

Índice:

• Mejor software de gestión de agencias: tabla de comparación
• Mejor software de gestión de agencias
• Características clave del software de gestión de agencias
• ¿Cómo elegir el mejor software de gestión de agencias para mi negocio?
• Metodología

Mejor software de gestión de agencias: tabla de comparación

Como estas herramientas de gestión de proyectos ofrecen la mayoría de las características que uno esperaría encontrar en una herramienta de gestión de proyectos típica, las comparamos en función de características típicas de la gestión de proyectos de agencia.

Mejor software de gestión de agencias

Wrike: El mejor en general

Wrike se destaca como nuestro mejor software de gestión de agencias en 2023. A través de su impresionante automatización en tiempo real y su gestión de proyectos orientada a los departamentos, Wrike facilita la satisfacción de las necesidades de los clientes. Wrike cuenta con una variedad de capacidades impulsadas por IA, la mayoría de las cuales se incluyen sorprendentemente en todos los planes, incluido el gratuito.

Precio

Wrike ofrece planes escalonados según el tamaño del equipo, incluyendo un plan gratuito. Sus planes de pago son Team, Business, Enterprise y Pinnacle. Los planes Team y Business cuestan $9.80 y $24.80 por usuario al mes respectivamente, y para los demás planes es necesario contactar a Wrike para obtener información sobre los precios.

Características

Figura A

• Automatización de flujos de trabajo en tiempo real para automatizar tareas repetitivas.
• Capacidades de gestión de proyectos orientadas a los departamentos.
• Plantillas para la gestión de agencias, como briefs creativos, programación de proyectos, gráficos en movimiento y más.
• Diagramas de Gantt de un solo clic (Figura A) con funciones de arrastrar y soltar.

Pros

• Wrike se adapta a equipos en crecimiento.
• Ofrece una variedad de flujos de trabajo personalizables.
• Excelentes funciones de comunicación y colaboración.

Contras

• Sus extensas características pueden abrumar a equipos más pequeños.
• La configuración inicial y el proceso de adaptación pueden llevar tiempo, aunque sean necesarios para adaptar la experiencia del usuario.

Integraciones

Las principales integraciones de Wrike incluyen Slack, Google Drive, Microsoft Teams, Salesforce, GitHub y Trello.

Por qué elegimos Wrike

Me inscribí en la prueba gratuita de 14 días que ofrece Wrike, y vale la pena destacar que no se requiere una tarjeta de crédito para registrarse, lo que facilita comenzar a usar la herramienta. El proceso de incorporación de Wrike te guía para configurar un proyecto teniendo en cuenta tu rol en una organización. También ofrece plantillas específicas para la gestión de agencias para asegurarse de que no pierdas tiempo en la configuración de tus proyectos.

Además, su dedicación a la automatización es evidente, ya que su panel de control tiene un botón de automatización que te invita a optimizar tus flujos de trabajo sin necesidad de tener conocimientos de programación.

Teamwork: El mejor para proyectos basados en clientes

Teamwork se destaca cuando se trata de manejar proyectos basados en clientes. Con funciones de gestión de agencias centradas en los roles y capacidades de facturación, es la mejor opción para propietarios de agencias, gestores de proyectos, líderes de operaciones y jefes de gestión de proyectos cuyos negocios se basan en trabajar directamente con clientes.

Precio

Además de un plan gratuito, Teamwork tiene un plan Starter por $5.99, un plan Deliver por $9.99 y un plan Grow por $19.99, cada uno de ellos facturado por usuario al mes, de forma anual. El último plan, Scale, requiere que te pongas en contacto directo con Teamwork para obtener más información.

Características

Figura B

• Capacidades de facturación a través de la integración de herramientas de presupuesto (Figura B) e facturación.
• Capacidad para definir roles para clientes y colaboradores.
• Gestión de tareas para una gran visibilidad del proyecto y un seguimiento y registro sencillo del tiempo facturable.
• Portales para clientes que ofrecen espacios dedicados para que los clientes interactúen con los proyectos.

Pros

• Excelente para proyectos con clientes, fortaleciendo las relaciones con ellos.
• Procesos de facturación simplificados gracias a las herramientas de facturación integradas.
• Interfaz intuitiva que facilita su uso y ofrece una experiencia de usuario fluida.

Contras

• Puede requerir integración con otras herramientas para una gestión de proyectos satisfactoria.
• Por intuitiva que sea, Teamwork puede no ser tan personalizable como otras herramientas similares.

Integraciones

Algunas integraciones de Teamwork incluyen Slack, Google Drive, Dropbox, Microsoft Office 365, QuickBooks y Zapier.

Por qué elegimos Teamwork

Elegimos Teamwork debido a sus sólidas características de colaboración con los clientes, ya que pueden proporcionar sus aportes directamente en el proyecto, lo que lo convierte en una verdadera asociación entre la agencia y el cliente. Los planes premium de Teamwork no limitan el número de colaboradores, lo que lo hace excelente para interacciones remotas con los clientes.

Honeybook: El mejor para software integral de agencias

Honeybook es un software completo para agencias que centraliza la gestión de tu agencia en un solo lugar, te ayuda a realizar un seguimiento de tus proyectos y a mantener el control de tus archivos y documentos. Con sus portales únicos para clientes, funciones de facturación y gestión de contratos, optimiza las interacciones con los clientes y garantiza un flujo de trabajo fluido.

Precio

Honeybook no ofrece un plan gratuito, pero tiene tres planes de pago con un descuento del 50% en sus suscripciones anuales en el momento de escribir este artículo. Los planes Starter, Essentials y Premium tienen un costo de $8, $16 y $33 al mes respectivamente en sus planes anuales.

Características

Figura C

• IA de Honeybook para tomar decisiones más rápidas y predecir leads.
• Capacidades de facturación integradas para pagos seguros y programación y recordatorios de pagos.
• Función de contrato en línea (Figura C) para crear, personalizar y firmar contratos.

Pros

• Mejora las interacciones con los clientes para aumentar su satisfacción.
• Flujos de trabajo automatizados para mejorar la eficiencia general.
• Interfaz intuitiva y fácil de usar.

Contras

• No cuenta con un plan gratuito.
• Cobertura limitada, ya que prioriza a las agencias en los Estados Unidos y Canadá.

Integraciones

Algunas de las principales integraciones de Honeybook incluyen QuickBooks, Zapier, Gmail, Google Calendar y Zoom.

Por qué elegimos Honeybook

Elegimos Honeybook debido a su gran énfasis en las interacciones con los clientes, como se evidencia en sus características únicas de portales para clientes y gestión de contratos. Esto lo convierte en una excelente herramienta para agencias que priorizan las relaciones con los clientes. Sus funciones de IA están diseñadas para ayudar a las agencias a calificar y responder mejor a los leads de alto valor.

Además, los planes de precios de Honeybook en el momento de escribir este artículo ofrecen seis meses gratis con una suscripción anual.

ProofHub: El mejor para flujos de trabajo personalizados

ProofHub es una excelente herramienta de software de gestión de agencias para equipos cuyo trabajo necesita flujos de trabajo personalizados. Se enorgullece de ofrecer a los equipos de agencias coordinación, colaboración y comunicación, que son características imprescindibles para las agencias. Su adaptabilidad asegura que puede adaptarse a las necesidades de cualquier proyecto, lo que lo convierte en una opción versátil para equipos diversos, como marketing, ventas, creatividad, diseño y equipos remotos.

Precio

ProofHub ofrece dos planes de pago, Ultimate Control y Essential, con precios de $89 y $45 al mes respectivamente para usuarios ilimitados cuando se facturan anualmente.

Características

Figura D

• Flujos de trabajo personalizados para una vista general de los proyectos.
• Gestión de tareas con múltiples vistas como tabla, tablero (Figura D), diagrama de Gantt y Kanban para desglosar las tareas en etapas del flujo de trabajo.
• Herramientas de colaboración para comunicación en tiempo real o asincrónica.

Pros

• Altamente personalizable, flexible y adaptable.
• Diseño sencillo e intuitivo.
• Sólidas funciones de informes.

Contras

• Puede requerir integraciones adicionales para funcionalidades extendidas.
• No cuenta con un plan gratuito.

Integraciones

Algunas de las principales integraciones de ProofHub son Slack, Box, Dropbox, Google Calendar y iCal, Google Drive, One Drive, Freshbooks y Quick Books.

Por qué elegimos ProofHub

ProofHub tiene una amplia gama de características que brindan a los usuarios un control completo sobre sus flujos de trabajo, lo que les permite disfrutar de impresionantes niveles de adaptabilidad y personalización. Además, ProofHub ofrece precios planos sin tarifas por usuario, lo que brinda más valor a equipos más grandes cuyas necesidades se alinean con las de ProofHub.

Smartsheet: El mejor para la gestión de proyectos mediante hojas de cálculo

Smartsheet es conocido por combinar hojas de cálculo tradicionales con potentes funciones de gestión de proyectos, lo que lo convierte en la herramienta adecuada para agencias acostumbradas a utilizar hojas de cálculo para gestionar sus proyectos. Con su personalización avanzada y análisis, ofrece una solución de gestión de proyectos familiar pero potente.

Precio

Además de un plan gratuito, Smartsheet tiene tres planes premium, Pro, Business y Enterprise. Los planes Pro y Business comienzan en $7 y $25 por usuario al mes respectivamente, facturados anualmente. El plan Enterprise requiere que contactes a Smartsheet para obtener un presupuesto.

Características

Figura E

• Una variedad de vistas de proyecto para una gestión de proyectos familiar, como vista de cuadrícula (Figura E), calendario, tarjeta y diagrama de Gantt.
• Automatización de flujos de trabajo sin necesidad de programación.
• Herramientas de colaboración para una colaboración en tiempo real sin interrupciones.
• Herramientas de seguridad de grado empresarial para gestionar de forma segura procesos críticos.

Pros

• Herramienta altamente personalizable y adecuada para muchos tipos de proyectos.
• Ofrece herramientas de colaboración impulsadas por el usuario.
• Versátil para usuarios de hojas de cálculo.

Contras

• Curva de aprendizaje más empinada para usuarios poco familiarizados con las hojas de cálculo.
• La interfaz de usuario de Smartsheet puede no ser tan intuitiva como otras herramientas.

Integraciones

Con más de 90 integraciones, algunas de las principales integraciones de Smartsheet son Slack, Microsoft Teams y Tableau.

Por qué elegimos Smartsheet

Lo que hace atractivo a Smartsheet es su gestión de proyectos mediante hojas de cálculo, lo que lo convierte en una herramienta única en esta lista. Su configuración se basa en que las funciones fundamentales que esperarías encontrar en planes de pago más altos están disponibles en los niveles inferiores, incluido el nivel gratuito, con la advertencia de que las funciones están limitadas en estos niveles inferiores.

LiquidPlanner: El mejor para programación dinámica

La programación dinámica de LiquidPlanner es su mayor fortaleza, lo que permite a los equipos aprovechar las predicciones de programación para conocer cuándo finalizarán sus proyectos. Lo logra mediante una combinación de programación predictiva, nivelación automática de recursos, características de priorización, entre otras. LiquidPlanner es una excelente opción para equipos que se adaptan y cambian los planes con frecuencia y necesitan controlar el riesgo y la incertidumbre para asegurarse de que los proyectos se mantengan dentro de los plazos establecidos.

Precio

LiquidPlanner no tiene un plan gratuito, pero ofrece tres planes premium: Essential, Professional y Ultimate a $15, $25 y $35 por usuario al mes, respectivamente, con facturación anual.

Características

Figura F

• Programación dinámica (Figura F) para pronósticos en tiempo real.
• Capacidades integradas de seguimiento del tiempo.
• Estimación escalonada para gestionar lo desconocido.
• Informes inteligentes a través del control y la conciencia en tiempo real.

Pros

• Adaptable a cambios en las fechas de los proyectos, lo que ayuda a gestionar la incertidumbre.
• Programación predictiva para rastrear proyectos en constante cambio.
• Excelentes herramientas de gestión de recursos.

Contras

• Puede resultar complejo para equipos más pequeños.
• No es la herramienta más intuitiva ni visualmente atractiva.

Integraciones

Algunas de las integraciones más populares de LiquidPlanner incluyen Dropbox, Box, Google Drive y Slack. Con conectores como Zapier, es posible integrar Salesforce, Jira, Firebase y otros servicios de terceros.

Por qué elegimos LiquidPlanner

Las características de programación dinámica de LiquidPlanner son lo que lo distingue de otras herramientas y lo hacen merecedor de un lugar en esta lista. Su capacidad para manejar la incertidumbre y el riesgo y su priorización de recursos eficiente lo convierten en una herramienta imprescindible para equipos de agencias con proyectos en constante cambio.

Workfront: El mejor para una gestión de proyectos integral

Workfront es una solución integral de software de gestión de agencias para agencias que manejan proyectos complejos y a gran escala. Es adecuado para equipos de cualquier tamaño que buscan priorizar, asignar y finalizar proyectos estratégicamente a la velocidad adecuada. Workfront ofrece un panel centralizado para una vista integral de los proyectos y actualizaciones en tiempo real para realizar un seguimiento de los proyectos.

Precio

Workfront ofrece cuatro planes para necesidades de gestión de trabajo: Select, Prime y Ultimate, y uno adicional que cubre complementos de Workfront. Cada uno de estos planes requiere que contactes a Workfront para obtener un presupuesto.

Características

Figura G

• Lanzamiento de automatizaciones para ayudar a los usuarios a iniciar proyectos más rápidamente.
• Gestión de demanda optimizada para centralizar las solicitudes entrantes y anticipar el impacto del proyecto en los equipos.
• Visibilidad en tiempo real del proyecto, los paneles (Figura G) rastrean los proyectos e identifican los cuellos de botella con predicción.
• Funcionalidades de gestión de tareas y proyectos.

Pros

• Herramientas completas de gestión de proyectos.
• Se integra bien con otras herramientas empresariales.
• Funciones avanzadas de informes.

Contras

• Puede tener una curva de aprendizaje más pronunciada en comparación con otras herramientas de gestión de proyectos para agencias.
• Exceso de funcionalidades para equipos pequeños.

Integraciones

Algunas de las principales integraciones de Workfront incluyen Adobe Creative Cloud, Slack, Jira, Salesforce, Google Workspace y Microsoft Office 365.

Por qué elegimos Workfront

Workfront se encuentra en esta lista debido a su capacidad para manejar proyectos complejos y a gran escala al tiempo que sigue siendo fácil de usar. Su fortaleza radica en su capacidad para ofrecer una visión integral de los proyectos desde el inicio hasta el final. Sus funciones cubren prácticamente todas las bases de la gestión de proyectos, incluida la gestión de proyectos para agencias. Además, si eres parte del ecosistema de Adobe y las funciones de Workfront se adaptan a las necesidades de tu equipo, considera elegirlo.

Notion: El mejor para la organización del espacio de trabajo

Notion es la herramienta definitiva para la organización del espacio de trabajo, ya que combina la toma de notas, las tareas y las bases de datos en una sola plataforma. Las agencias encontrarán que Notion es sencillo e intuitivo, ya que les brinda un espacio de trabajo unificado que tanto necesitan. Esto hace de Notion una de las mejores herramientas para la colaboración entre equipos y un centro competente para las agencias.

Precio

Además de tener un plan gratuito, Notion tiene los planes Plus, Business y Enterprise. Los precios comienzan en $8 y $15 por usuario al mes facturados anualmente para Plus y Business, respectivamente. Contacta a Notion para obtener más información sobre los precios de Enterprise.

Características

Figura H

• Interfaz de usuario sencilla e intuitiva con funcionalidad de arrastrar y soltar.
• Herramientas impulsadas por IA para redactar documentos de proyectos de manera más eficiente.
• Más de 3500 plantillas, incluidas más de 40 plantillas (Figura H) para la gestión de agencias.
• Comunicación asincrónica para garantizar que los equipos estén alineados.

Pros

• Ofrece un espacio de trabajo unificado.
• Altamente personalizable.
• Interfaz sencilla y fácil de entender y usar.

Contras

• Puede requerir cierta configuración para optimizar la gestión de proyectos.
• La amplia gama de funciones de Notion puede abrumar a los nuevos usuarios.

Integraciones

Algunas de las principales integraciones de Notion son Google Drive, Trello, Evernote, GitHub, Asana y Slack.

Por qué elegimos Notion

Notion es fascinante debido a la gran cantidad de características útiles que lo convierten en un espacio de trabajo verdaderamente integrado. La combinación de toma de notas, tareas y bases de datos hace de Notion una plataforma única y consolidada que puede manejarlo todo. Este enfoque unificado significa que las agencias no tienen que cambiar entre varias herramientas.

monday.com: El mejor para la gestión visual de proyectos

monday.com es una herramienta visual de gestión de proyectos para agencias cuya interfaz colorida e intuitiva se destaca. Utiliza un enfoque basado en tableros que hace que el seguimiento de tareas y proyectos sea visualmente atractivo y fácil de entender. Las agencias pueden llevar a cabo actividades como visualizar campañas, respaldar flujos de trabajo diversos, recopilar información fácilmente y optimizar la gestión de tareas, entre otras funciones.

Precio

Además del plan gratuito, monday.com ofrece cuatro planes premium: Basic, Standard, Pro y Enterprise. Los tres primeros cuestan $8, $10 y $16 por asiento al mes, respectivamente, facturados anualmente, mientras que la información de precios del plan Enterprise no se ha publicado.

Características

Figura I

• Seguimiento de proyectos altamente visual.
• Funciones de automatización para impulsar la creatividad y mejorar la productividad del equipo.
• Excelentes herramientas de informes visuales.
• Tienda de plantillas (Figura I) que ofrece una amplia variedad de plantillas específicas para diferentes situaciones.

Pros

• Enfoque basado en tableros intuitivo.
• Gestión de tareas optimizada y trabajo remoto.
• Funciones de automatización sólidas.

Contras

• La gran cantidad de funciones de monday.com puede abrumar a los usuarios.
• Puede llevar algún tiempo configurar y optimizar según las necesidades específicas de gestión de proyectos.

Integraciones

Algunos ejemplos de las principales integraciones para monday.com son Slack, Google Drive, Zoom, Trello, Asana y Jira.

Por qué elegimos monday.com

Elegir monday.com fue una decisión fácil debido a su llamativa gestión visual de proyectos. Su interfaz colorida e intuitiva no solo hace que la gestión de proyectos sea visualmente atractiva, sino que también mejora la experiencia del usuario, lo cual las agencias valorarán. monday.com proporciona un equilibrio entre funcionalidad y estética para garantizar que, además del atractivo visual, también exista una gestión de proyectos potente.

ClickUp: El mejor para la automatización de tareas

ClickUp es una herramienta de gestión de proyectos versátil que ofrece excelentes funciones de automatización y personalización. Como herramienta de gestión de agencias, permite a las agencias entregar proyectos a tiempo y gestionar las relaciones correctas a través de sus eficientes funciones de colaboración y comunicación. Al minimizar la entrada manual, es perfecto para agencias que desean automatizar tareas y procesos repetitivos.

Precio

ClickUp tiene cuatro planes principales: Free Forever, Unlimited, Business y Enterprise. La información de precios del plan Enterprise no se muestra públicamente, mientras que los planes Unlimited y Business cuestan $7 y $12 por miembro al mes, respectivamente, cuando se facturan anualmente.

Características

Figura J

• Más de 15 vistas personalizables, que incluyen vistas de lista (Figura J), tableros y calendarios.
• Más de 100 automatizaciones para agilizar flujos de trabajo.
• ClickUp AI para acelerar la planificación y ejecución de proyectos.
• Gestión del tiempo a través del seguimiento del tiempo, estimaciones e informes.

Pros

• Capacidades de automatización efectivas.
• Flexible y versátil con vistas personalizables.
• Se integra con muchas herramientas de terceros.

Contras

• Puede ser complejo para los usuarios primerizos.
• La amplia gama de características puede hacer que ClickUp sea complejo.

Integraciones

Con ClickUp, puedes esperar integraciones como Slack

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