Las lecciones de gestión de proyectos de construcción que pueden aplicarse a los proyectos de TI

¿Por qué los proyectos de construcción se manejan mejor que los proyectos de TI?

Existe la creencia generalizada de que los proyectos de construcción están gestionados de manera inherentemente mejor que los proyectos de TI. Curiosamente, no solo los ingenieros creen esto, a menudo los mismos gestores de proyectos dentro de la profesión de TI lo creen con culpabilidad.

En mi trabajo desarrollando capacidades de gestión de proyectos en organizaciones de ambos campos, se ha vuelto evidente que hay la misma cantidad de oportunidades para que un proyecto de construcción falle que un proyecto de TI, y por razones similares. Sin embargo, hay algunas diferencias estructurales en la manera en que se gestionan los proyectos de construcción que reducen este riesgo y, cuando se aplican al campo de TI, pueden mejorar considerablemente la probabilidad de éxito.

Diseño requerido

Una de las mayores diferencias percibidas entre el mundo de TI y el mundo de la construcción es la capacidad de completar los proyectos en tiempo y dentro del presupuesto. Nuevamente, hay algunas razones estructurales para esto. El mayor costo de un proyecto de construcción son los materiales utilizados en la construcción, como acero, concreto, vidrio, y otros similares. Una vez que el diseño está completo, las cantidades requeridas son conocidas y los costos son fáciles de calcular. El punto de mayor variabilidad en cualquier estimación de proyecto es el factor humano; sin embargo, en los proyectos de TI, el factor humano representa una proporción mucho mayor del costo final.

Entonces, si estimar el esfuerzo humano para completar un proyecto es tan difícil, ¿tenemos alguna esperanza de mejorar nuestras estimaciones de proyecto? La respuesta es un rotundo "Sí". Aquí está la frase que resalta del párrafo anterior: "una vez que el diseño está completo". Los proyectos de construcción no se comprometen con un costo final hasta que se complete el diseño detallado y los dibujos de construcción, las especificaciones de cómo, tornillo por tornillo, se va a construir el proyecto. Sin embargo, en el mundo de los proyectos de TI, los costos a menudo se comprometen antes de que los requisitos se entiendan completamente, y en muchos casos ni siquiera se produce un diseño detallado.

Si queremos ser mejores en la gestión de proyectos de TI, debemos invertir tiempo valioso en comprender los requisitos y realizar una planificación detallada del diseño. En proyectos que funcionan bien, hasta el 45% del esfuerzo del proyecto puede gastarse en estas dos fases; una de las principales razones del fracaso de los proyectos de TI es pasar por alto los requisitos y el diseño para comenzar con la construcción. Muchos contratistas de construcción no iniciarán la construcción hasta que tengan dibujos técnicos y especificaciones detalladas que expliquen exactamente cómo se realizará la construcción, cada junta, cada viga, cada elemento de la construcción está detallado. Entonces, ¿por qué muchos equipos de proyectos de TI avanzan sin confirmar que lo que están contemplando se puede construir?

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Conoce tus roles

Luego está el equipo de proyecto en sí mismo. Una de las mayores diferencias entre los proyectos de construcción y los proyectos de TI es la estructura del equipo. Dentro del mundo de la construcción, el equipo de diseño (el arquitecto y los consultores que diseñan y especifican el edificio) son equipos completamente separados del equipo de construcción (el contratista general y los oficios que realmente construyen el proyecto). Además de ser equipos separados, tienen obligaciones contractuales muy diferentes; los diseñadores continúan involucrados en el proyecto durante todo el ciclo de vida, gestionando cambios en el alcance, aclarando preguntas de diseño y realizando aseguramiento de calidad para asegurarse de que lo que se diseñó realmente se construya. La responsabilidad de los contratistas es simplemente construir los diseños. Esto obliga a abordar formalmente cualquier problema de diseño y actualizar los dibujos cuando sea necesario realizar cambios.

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Incluso cuando hay un diseño detallado para un proyecto de TI, rara vez se actualiza para reflejar cambios o resolución de problemas. En cambio, a menudo se pasan por alto, idealmente esperando ser olvidados.

Los cambios en el alcance también son a menudo pasados por alto en los proyectos de TI. Nuevamente, la distinción formal entre lo que originalmente se había comprometido y lo que en última instancia se producirá se difumina al no producir un alcance, especificación y plan detallado. La naturaleza contractual de los roles del arquitecto y el contratista general obliga a un enfoque formal para gestionar los cambios de alcance; cualquier solicitud adicional del cliente debe ser pagada por el cliente, cualquier error de diseño, sin embargo, se convierte en responsabilidad del arquitecto. Imagina el efecto en tu próximo proyecto de TI si el diseñador fuera responsable de pagar por sus errores.

Satisfacción garantizada

Finalmente, el proceso de garantía de calidad está gestionado de manera formal en el mundo de la construcción, mientras que los proyectos de TI a menudo lo ven como un lujo costoso y el primer costo a sacrificar para cumplir con un presupuesto irrealista. El cliente de un proceso de construcción nunca aceptaría la eliminación de la fase de puesta en marcha, el período de aceptación en el que se pone a prueba un edificio para asegurarse de que todo funciona como se suponía. Y las garantías se toman muy en serio. En proyectos de construcción grandes, los períodos de garantía de un año no son infrecuentes y cualquier defecto dentro de ese período es responsabilidad del contratista general resolver.

Incluso con todas estas estrategias y técnicas, no se puede negar que los proyectos de construcción a veces salen mal, terriblemente mal. Los gestores de proyectos de construcción todavía tienen que lidiar con expectativas irrazonables, clientes difíciles, problemas de personal y la tendencia a "pasar la pelota". Sin embargo, con estas prácticas en su lugar, la oportunidad de éxito del proyecto es mucho mayor que sin ellas. Al aplicar algunas de estas técnicas en el mundo de TI, las oportunidades para que tu próximo proyecto sea exitoso también aumentan considerablemente.

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Mark Mullaly es presidente de Interthink Consulting Incorporated, una firma de desarrollo organizacional y cambio especializada en la creación de soluciones efectivas de gestión de proyectos organizacionales. Escribe la columna mensual "PMP: Project Management in Practice" de gantthead.

Este artículo fue publicado originalmente en gantthead el 31 de enero de 2001.

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