7 mejores prácticas de gestión de proyectos para mantener a tu equipo en movimiento

La gestión de proyectos puede ser una de las mejores cosas que podrías implementar para tu equipo. Puede que puedas prescindir de la gestión de proyectos si tu empresa es más pequeña y tus proyectos son simples y mínimos, pero una vez que empieces a crecer o tus proyectos se vuelvan más complejos, necesitarás depender de la gestión de proyectos para que tus equipos avancen.

Principales prácticas de gestión de proyectos

Comienza con un plan

La gestión de proyectos se trata de asegurarse de que tus planes se implementen de la manera más fluida posible, pero si te acercas a la gestión de proyectos sin tener un plan primero, no importa qué herramienta de gestión de proyectos uses, ni qué tan bien la emplees. Sin un buen plan desde el principio, tendrás dificultades.

Antes de comenzar a construir tu proyecto dentro de una plataforma de gestión de proyectos, debes tener un plan completamente realizado sobre qué es el proyecto, qué propósito sirve, hasta qué punto planeas llevarlo más allá de la fecha de entrega original, cuáles son los objetivos y cómo el proyecto beneficiará a tu empresa y a tus clientes. Sin un plan viable, todo el proceso será una tarea agotadora.

Comunícate regularmente con las partes interesadas clave

Nada ayuda a que un proyecto funcione de manera efectiva como una buena comunicación. Configura las herramientas necesarias para mantener a tus equipos comunicados. No importa el software, es crucial que todos los miembros de tu equipo sean alentados a mantener abiertas las líneas de comunicación entre ellos, la dirección y las partes interesadas.

La comunicación puede llevarse a cabo a través de un servidor de chat, correo electrónico, foro u otro tipo de plataforma siempre y cuando esos canales de comunicación permanezcan abiertos. Los gestores de proyectos también deben estar accesibles y en constante contacto con las partes interesadas sin parecer que están micromanejando.

Documenta tus recursos

Los recursos pueden referirse a miembros del equipo, servidores, salas de reuniones, ancho de banda y más. Una cosa a tener en cuenta es que no tienes recursos ilimitados, y el manejo de lo que tienes puede ser clave para el éxito de tu proyecto.

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Con una documentación de recursos sólida, siempre tendrás una idea de qué se está utilizando, cómo se está utilizando y cómo utilizarlo de manera más efectiva. También deberías crear un plan de recursos para saber exactamente cómo se utilizará todo durante el ciclo de vida del proyecto.

Monitoriza la carga de trabajo

Lo último que necesitas es sobrecargar a ciertos miembros del equipo o a tu equipo en general. Tú y tus gestores de proyectos deben supervisar de cerca la carga de trabajo de tu proyecto. Cuando descubras que se está pidiendo demasiado a un miembro del equipo o equipo en particular, es hora de distribuir las tareas para evitar agotamiento. En el momento en que alguien se agota, se volverá ineficaz para el proyecto. Al monitorear esas cargas de trabajo, puedes evitar tal eventualidad.

Implementa la gestión de riesgos

El riesgo está en todas partes, y se necesita mucho esfuerzo para gestionarlo. Implementar la gestión de riesgos significa que puedes estar preparado para lo peor mientras esperas lo mejor. Para gestionar con éxito el riesgo, debes diseñar un equipo de respuesta a riesgos, identificar todos los posibles riesgos involucrados, completar el análisis de riesgos, asignar responsables para cada riesgo y estar preparado para tomar las medidas necesarias para lidiar con cada riesgo a medida que se presente.

Evita que el alcance se desborde

En algún momento del ciclo de vida de tu proyecto, será tentador ir más allá de los límites establecidos. Es posible que descubras en el camino que se necesita una nueva función. Sin embargo, no has planeado esa función y tratar de agregarla en este punto podría poner al proyecto entero en un caos.

En lugar de agregar esa nueva función en medio del proceso, considérala como una característica para una nueva versión del proyecto o como un complemento que se puede crear una vez que se entregue el proyecto. Mantente fiel al plan original para que todo pueda avanzar sin problemas.

Realiza reuniones regulares pero breves

Considera realizar reuniones semanales o diarias de "puesta al día" para que todos estén siempre en la misma página. Estas reuniones deben ser breves y directas al punto. No te desvíes del tema y no retengas a tus partes interesadas por mucho tiempo, de lo contrario, empezarán a ver estas reuniones como molestias. Despáchate, di lo que necesitas decir, permite que los demás contribuyan y sal de ahí. Eso es todo.

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Mantén una documentación exhaustiva

Una cosa que siempre he visto que se descuida es la documentación. Esto es un gran error. No solo debes mantener una documentación bien elaborada para lo que estás construyendo, sino que también debes mantener una documentación extensa para todo el proyecto en general. Toma nota de quién está haciendo qué, qué idiomas se están utilizando y prácticamente todos los demás aspectos del proyecto que puedas. Cuanta más documentación mantengas, más eficientemente se ejecutará el proyecto y más probabilidades habrá de que puedas repetir un proyecto exitoso si lo necesitas.

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