La importancia de la planificación en la gestión de proyectos

La planificación de proyectos desempeña un papel fundamental al guiar a los interesados, patrocinadores, equipos y al gerente de proyectos a través de las diferentes fases de un proyecto. La planificación es necesaria para identificar metas deseadas, reducir riesgos, evitar retrasos y finalmente entregar el producto, servicio o resultado acordado. Sin una planificación cuidadosa, es casi seguro que el rendimiento del proyecto se verá afectado. El Project Management Institute estima que, hasta 2017, las organizaciones desperdiciaban un promedio de $97 millones por cada $1 mil millones invertidos debido a un bajo rendimiento en los proyectos.

La planificación de proyectos implica desglosar un proyecto más grande en tareas, armar un equipo de proyecto y determinar un cronograma para completar el trabajo. Durante esta fase, se establecen metas más pequeñas dentro del proyecto más grande, asegurándose de que cada una sea alcanzable dentro del plazo establecido.

Razones para una planificación insuficiente

El viejo dicho "falta de planificación es planificar para el fracaso" ciertamente es válido cuando se gestionan proyectos. Después de todo, ¿cómo puedes gestionar un proyecto sin determinar cómo y cuándo vas a hacerlo? Sí, la planificación requiere tiempo y esfuerzo, y de ninguna manera es emocionante (al menos para la mayoría de nosotros), pero es necesaria para tener éxito. Entonces, ¿por qué los gerentes de proyectos se apresuran en esta etapa? Aquí hay tres razones:

1. Expectativas de proyecto poco realistas: Muchos gerentes de proyectos se han encontrado en situaciones donde se les imponían expectativas poco realistas. La presión de completar un proyecto en un plazo determinado puede haber llevado a omitir o apresurarse en la fase de planificación.
2. Impaciencia: Esto puede desempeñar un papel importante en la razón por la cual los gerentes de proyectos pasan por alto la fase de planificación y saltan directamente a la ejecución. Esta necesidad de omitir la fase más crítica de la gestión de proyectos probablemente resultará en arrepentimiento y retrabajo, como mínimo.
3. Falta de comprensión: No comprender cómo la planificación afecta la ejecución exitosa de los proyectos puede ser una de las mayores razones por las cuales se ignora la planificación.

¿Qué se logra con una planificación cuidadosa?

La planificación identifica y reduce los riesgos potenciales

Los riesgos siempre acechan en segundo plano, ya sea a nivel micro o macro. Lo que puede parecer un riesgo menor para una tarea puede representar una amenaza mayor durante la ejecución del proyecto. Una planificación adecuada permite a los equipos asegurarse de que los riesgos puedan mitigarse y que las tareas más pequeñas se integren en hitos que se alineen con las metas más grandes del proyecto, reduciendo los riesgos potenciales.

Reducción de los índices de fracaso del proyecto

Los 6 documentos esenciales para la gestión de proyectos

La planificación es la segunda fase de la gestión de proyectos. Aquí es donde se detalla el alcance del proyecto, se establece el cronograma, los costos, los entregables y los detalles del proyecto. Es donde se establecen las expectativas y se identifican las suposiciones. Sin este paso vital, es casi seguro que se pasen por alto detalles cruciales, plazos y, en última instancia, los entregables del proyecto.

Cómo convertirse en un experto planificador

Para convertirse en un experto en planificación, es importante anticipar todos los aspectos de un proyecto que puedan generar éxito o poner en riesgo el resultado final. Primero, determina si el proyecto se alinea con los objetivos comerciales más amplios. Si no es así, el proyecto debe ser reconsiderado. En algunos casos, puede ser necesario llevar a cabo un proyecto para abordar un problema aislado que puede no formar parte de la imagen estratégica más general.

Asegúrate de comprender claramente tus metas finales, desglosa lo que se necesita hacer para alcanzar esas metas y luego identifica las tareas y hitos necesarios para lograrlo.

Una vez que hayas hecho esto, determina los recursos necesarios para completar cada tarea e identifica cualquier riesgo u obstáculo potencial, y cómo se pueden abordar los riesgos.

La clave de la planificación es analizar cada una de las áreas de conocimiento a continuación y asegurarte de abordar cada una de ellas de manera que contribuyan al logro de todas las metas finales:

• Comunicaciones
• Costos
• Recursos humanos
• Adquisiciones
• Calidad de los entregables
• Requisitos comerciales
• Riesgos
• Cronogramas
• Alcance del proyecto
• Interesados

Considera la planificación del proyecto y sus actividades como el punto de partida y finalización de tu proyecto. Todos los caminos llevan de vuelta a esta fase, incluyendo tus actividades y entregables finales. Tómate el tiempo para desacelerar y planificar todos los aspectos de tu proyecto, incluyendo tareas, hitos, entregables, costos, recursos y todas las demás consideraciones posibles antes de sumergirte de lleno en tu proyecto. Esto te ayudará a evitar una cantidad considerable de estrés durante la ejecución del proyecto, así como la decepción de los interesados en el momento de la entrega.

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