4 mejores prácticas para el diseño de procesos empresariales con IA

En mi primer proyecto de diseño de procesos de negocios, se nos pidió rediseñar el proceso interno de facturación en cuentas por cobrar. Los problemas involucraban sistemas duplicados y procesos duplicados que prolongaban el procesamiento de facturas durante días. Trabajando en conjunto con el departamento de finanzas, revisamos cada paso del proceso, identificando duplicados en datos y procesos y eliminándolos. El resultado fue un proceso de facturación más eficiente que pasó de tres días a uno.

A menudo pienso en ese primer proyecto de rediseño de procesos y lo sencillo que fue en comparación con el rediseño de procesos con inteligencia artificial.

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La diferencia en el diseño de procesos con IA es que se está haciendo mucho más que agilizar los procesos de negocios. Se está cambiando radicalmente la forma en que los empleados trabajan. Esto convierte al proyecto de cambio de proceso en un problema humano además de un cambio de proceso y sistema.

Los líderes de TI y negocios deben tener sensibilidad hacia esto, ya que un nuevo proceso de negocios rediseñado podría fracasar si los empleados se resisten a él.

Cuatro mejores prácticas para el diseño de procesos de negocios con IA

Nunca iniciar sin un caso de uso empresarial sólido

Este caso de uso debe ser definido y aprobado por el departamento de usuarios finales que utiliza el proceso de negocios. ¿Existe un punto de dolor para los usuarios o una meta de mejora de productividad que un rediseño del proceso de negocios con IA puede resolver? Y si se inserta IA y automatización en el proceso de negocios, ¿los usuarios finales lo apoyan?

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Proporcionar suficiente información a la IA para que pueda hacer su trabajo

Las reglas y los datos proporcionados a un motor de toma de decisiones de IA provienen de expertos en la materia y del personal de usuarios finales que comprenden las complejidades de un proceso de negocios existente y las decisiones y operaciones que realiza y ejecuta. No se puede introducir toma de decisiones y ejecución de IA en un proceso de negocios si no se tiene la experiencia necesaria para definir las reglas de operación y toma de decisiones de la IA.

Determinar el impacto de la IA en los sistemas

Cada sistema que interactúa con la IA en un proceso de negocios revisado debe ser modificado para recibir y enviar datos a la IA. Uno de los errores más comunes en el diseño e implementación del proceso de negocios con IA es olvidarse de un sistema posterior a la IA que se ve afectado negativamente porque alguien olvidó construir la interfaz necesaria entre la IA y ese sistema.

Determinar el impacto humano de la IA

Probablemente no hay paso más importante que este.

Los usuarios pueden estar inicialmente entusiasmados con la IA y la automatización que elimina tareas rutinarias de sus escritorios, pero no estarán entusiasmados por mucho tiempo si creen que la nueva IA va a eliminar sus empleos.

Si se espera una pérdida de empleo, lo mejor es ser honestos con los empleados desde el principio. Intentar reasignarlos a otros empleos dentro de la empresa.

Si no hay un impacto en la pérdida de empleo, sino más bien un nuevo proceso de negocios infundido de IA para el cual los empleados deben recibir capacitación, la formación debería emprenderse de manera agresiva y ser apoyada entusiastamente.

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El bienestar de los empleados es un resultado esencial para cualquier incorporación de IA en un proceso de negocios.

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