3 formas efectivas de gestionar el cambio en tu empresa

El cambio está presente en todas partes. Cómo se gestiona puede marcar el camino hacia el éxito o el fracaso. Aunque existen muchos factores que pueden influir en una gestión más efectiva del cambio, tratar directamente con las personas, los procesos y la tecnología involucrados en los proyectos puede ayudar a crear formas sostenibles de eliminar los aspectos que generan temor.

Gestionar el cambio en las empresas

Los cambios en prácticamente cualquier aspecto de una empresa, como los procesos internos o externos, los avances tecnológicos o los cambios en el personal, probablemente requerirán abordar los impactos resultantes. Algunos de estos cambios pueden ser el resultado de proyectos específicos, mientras que otros pueden ser el resultado de cambios procedimentales o políticos a nivel de la empresa. Aquí hay tres cosas que los líderes empresariales pueden hacer para allanar el camino hacia una gestión más efectiva del cambio:

1. Aprovechar la tecnología para avanzar en la educación

El desarrollo de habilidades es clave para el crecimiento de una organización, y una de las áreas más difíciles de mantener actualizadas en los empleados es la tecnología. Los avances en la tecnología en la nube y los servicios basados ​​en software han cambiado la forma en que las empresas abordan todos los aspectos de su negocio. Sin embargo, la integración y capacitación del personal pueden ser un desafío debido a la complejidad de estos nuevos servicios. Los equipos de capacitación a menudo tienen que utilizar nuevos entornos de aprendizaje para demostrar claramente estos servicios y permitir que el personal los explore de manera práctica. Además, las personas asimilan y procesan la información de manera diferente, por lo que es imprescindible que las empresas ofrezcan opciones de capacitación más flexibles, ágiles y eficientes. Estos entornos de capacitación deben ayudar a las personas a avanzar en su conocimiento de manera que funcione mejor para sus estilos de aprendizaje únicos, ya sea capacitando a empleados, clientes u otros interesados.

La empresa de seguridad de próxima generación Sophos aprovecha soluciones de capacitación virtual para capacitar a sus clientes. Esto es un desafío considerable, ya que Sophos atiende a un mercado global. Para lograr esto, Sophos se asoció con CloudShare, proveedor de laboratorios virtuales basados ​​en la nube, para permitirles demostrar las soluciones de seguridad de Sophos mediante la simulación de complejas topologías de redes y diversos entornos informáticos a través de la nube. En el año fiscal 2017, más de 8,000 clientes de Sophos completaron cursos de capacitación a través de los laboratorios de CloudShare. "La gran mayoría de los alumnos que realizan capacitación técnica requieren actividades prácticas para comprender claramente un tema. Observamos que un socio capacitado genera un promedio de seis veces los ingresos de uno no capacitado", dijo Robert Lillywhite, Gerente Global de Capacitación Técnica en Sophos. "La capacitación técnica interna está cambiando rápidamente a soluciones virtuales como esta para ofrecer a los empleados una capacitación más flexible desde cualquier lugar. Las opciones virtuales de capacitación en TI como esta pueden eliminar la necesidad de que las empresas inviertan grandes cantidades de tiempo y recursos en la creación de una infraestructura de aulas, pero crean opciones educativas sostenibles, escalables y personalizables que mejoran el valor de los empleados mucho más rápido que las formas tradicionales".

2. Iniciar la conversación sobre la gestión del cambio temprano en los proyectos

En el ámbito de la gestión de proyectos, la gestión del cambio es una disciplina complementaria pero independiente que involucra el uso de procesos y herramientas para gestionar los cambios. Imagina ejecutar un proyecto sin tener en cuenta las posibles implicaciones en cómo ese proyecto puede afectar las operaciones diarias. Por ejemplo, si una empresa implementa un nuevo sistema de nómina, es probable que impacte el proceso de nómina interno real. Sin una estrategia de gestión del cambio para monitorear, evaluar, documentar y comunicar estos cambios, puede haber confusión, resistencia y pasos omitidos.

"A menudo veo que los proyectos técnicos entran en la fase de implementación cuando de repente se plantea la conversación de 'gestión del cambio'", dijo Christine Mann, propietaria y presidenta de la firma consultora de TI Mann Consulting. "Típicamente, es un aspecto que se olvida o se planifica de manera insuficiente. Lo interesante es que muchos equipos de proyecto también confunden una buena gestión del cambio con un plan de comunicación o la planificación del proyecto en sí. Gran parte de mi trabajo de consultoría se ubica exactamente en esta área."

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Mann mencionó que incluir la gestión del cambio demasiado tarde puede provocar:

• una visión del cambio mal definida
• una falta de patrocinio, promoción e identificación de campeones
• una falta o una identificación incorrecta de los grupos de interés
• la falta de "voz del cliente"
• una resistencia general al cambio
• una falta de adopción

Mann recomienda crear equipos de cambio como parte de un equipo de proyecto en las primeras etapas para lograr una mayor productividad y una mejor comunicación. "Siempre digo que un plan de comunicación es una 'táctica' de una gran estrategia de cambio. Una gran estrategia de cambio es un flujo de trabajo de un plan de proyecto más amplio", dijo ella.

3. Crear y mantener una cultura que abrace el cambio

El cambio casi siempre tiene un impacto negativo en la moral y la cultura de las empresas. Crea problemas de malentendidos en todos los niveles, un caos innecesario, miedo en el personal, conflictos entre miembros del equipo y entre departamentos, y resistencia.

La cultura no puede establecerse en ningún nivel que no sea dentro de la alta dirección. Los equipos e individuos toman su ejemplo de la gerencia, por lo que es fundamental que todo el equipo ejecutivo esté en la misma página cuando se trata de establecer y promover la cultura. La frecuencia y el estilo de comunicación, así como el comportamiento, son el barómetro con el que los empleados miden la cultura. Si los empleados perciben que el equipo ejecutivo está inquieto por el cambio, se sentirán aún más inquietos, especialmente si ese cambio implica cambios dentro del mismo equipo ejecutivo.

Aquí hay algunas cosas que los líderes de organizaciones pueden hacer para ayudar a los empleados a adoptar una cultura de cambio:

• El proceso de abrazar el cambio comienza desde arriba; los líderes pueden ayudar a los empleados a adaptarse a los cambios con un diálogo regular sobre nuevos desarrollos antes o a medida que ocurren. El momento es importante: dejar las conversaciones demasiado tiempo puede generar miedo y reducir el compromiso.
• El equipo de liderazgo debe demostrar mediante acciones y actitudes que aceptan el cambio.
• Crear un portal en la intranet de la empresa para mantener a los empleados actualizados sobre los cambios y permitirles hacer preguntas y obtener respuestas.
• Los líderes de equipo o gerentes intermedios deben asumir la responsabilidad de reunirse regularmente con sus equipos y discutir los desarrollos que impactan a la empresa, su grupo y los proyectos actuales o futuros.
• Los empleados también tienen la responsabilidad de aprovechar la educación, la tecnología, las discusiones y las reuniones individuales disponibles para compartir sus pensamientos y hablar sobre los cambios y el impacto en su trabajo.
• Poner a disposición herramientas o técnicas que puedan ayudar a los empleados a cerrar las brechas en conocimientos o capacidades que resultan de los cambios.
• La documentación clara relacionada con los cambios en los procesos, la tecnología u otras cosas debe estar fácilmente accesible para todas las partes interesadas correspondientes.

Los cambios seguirán ocurriendo, lo que significa que gestionar el cambio de manera efectiva también será algo continuo. Esto no es solo un ejercicio de establecer y olvidar. Los líderes, los profesionales de la gestión del cambio y los equipos de proyectos deben monitorear continuamente los cambios internos y externos para identificar cómo abordar el impacto en los objetivos de la empresa y las operaciones diarias.

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