Cómo la búsqueda de archivos afecta la productividad en el trabajo remoto

Un informe reciente de la firma de investigación de mercado Wakefield Research y los analistas de datos de Elastic encontró que el 54% de los profesionales de oficina en Estados Unidos reportan perder tiempo buscando archivos necesarios en sistemas de archivo en línea desordenados. El informe observó que "la pérdida de tiempo tiene un impacto negativo en las empresas y las culturas, ya que los trabajadores desperdician energía que podría invertirse mejor en planificación, estrategia y crecimiento general de la empresa".

La búsqueda de archivos es un problema común en el trabajo remoto

Casi 1 de cada 5 de los 1,000 profesionales de oficina encuestados en Estados Unidos clasificaron "buscar archivos que necesitan" como el principal problema para el futuro del trabajo remoto; otro 58% de los profesionales de oficina dijeron que la búsqueda rápida de archivos y documentos es uno de los "tres principales problemas".

Los trabajadores, especialmente aquellos desafiados por la multitarea, son menos propensos a crear carpetas fácilmente buscables o adherirse a un sistema más organizado. El informe de Wakefield advierte a los profesionales de la tecnología: "La búsqueda de contenido de trabajo está desperdiciando tu tiempo. Buscar constantemente documentos durante el día laboral está perdiendo tiempo y reduciendo la productividad de los empleados. Las empresas deben resolver la gestión de contenido (y rápido) si desean mantener a los empleados productivos y tener éxito en el mundo del trabajo desde casa".

La pérdida de tiempo afecta directamente la productividad

Con el trabajo remoto consolidado como una parte emblemática del regreso al trabajo, ya sea híbrido o completamente remoto, la pérdida de tiempo afecta directamente la productividad. El informe indica: "Los equipos de tecnología de la información deben abordar de frente este tiempo crítico perdido con soluciones funcionales. Las organizaciones deben asegurarse de que sus empleados tengan las herramientas necesarias para realizar el trabajo de manera rápida y eficiente, sin perderse en laberintos organizativos".

Más del 81% de los profesionales de oficina no pueden encontrar un documento importante "cuando un jefe o un cliente los ponen en un aprieto. De ellos, casi uno de cada tres profesionales de oficina (31%) tiene dificultades con frecuencia para encontrar los documentos que necesitan durante un momento tenso en el trabajo".

Las dificultades varían entre generaciones

La encuesta mostró diferencias entre las dificultades de los trabajadores de diferentes generaciones (millennials, Gen X y baby boomers) y cómo las empresas pueden distribuir herramientas para abordar estos crecientes problemas organizativos que están agotando horas de productividad y presupuestos. Los millennials (41%) son más propensos a tener dificultades para encontrar documentos importantes que la Generación X (30%) y cuatro veces más propensos que los baby boomers (9%) a perderse buscando documentos.

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Los líderes de las empresas no son inmunes a las frustraciones que implica encontrar archivos, aún más que manejar una cuenta de correo electrónico que recibe más de 300 correos electrónicos entrantes. Los profesionales de oficina de nivel superior (41%) son más de tres veces más propensos a decir que la búsqueda rápida de archivos es el problema principal a resolver, en comparación con el 13% de sus colegas de nivel inferior.

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