Reglas desde casa: Tu hogar

A mitad del segundo año de trabajo remoto a gran escala, las empresas están implementando políticas más rigurosas sobre las configuraciones de trabajo remoto y la seguridad de la red. En el último año, la línea entre el trabajo y la vida personal se ha difuminado y las últimas políticas de espacio de trabajo en el hogar complican aún más las cosas. Si bien existen consideraciones legales y preocupaciones por reclamos por lesiones, los empleadores pueden necesitar asegurarse de estar en la misma página que sus empleados o correr el riesgo de perder a su talento más destacado.

Falta de acuerdo entre ejecutivos y empleados

A principios de este mes, Gartner publicó un informe que describe varias "brechas" en la percepción entre los líderes de la empresa y los empleados con respecto a la "experiencia futura del empleado". Los hallazgos detallan varias áreas donde el sentimiento de los empleados sobre las operaciones laborales y la comunicación no están alineados con las percepciones ejecutivas.

En general, el 66% de los empleados sentían que tenían la tecnología requerida para "trabajar de manera efectiva de forma remota", en comparación con la gran mayoría de ejecutivos (80%). Del mismo modo, el 76% de los ejecutivos sentían que la empresa ha "invertido en proporcionarles recursos que les permitan trabajar de la misma manera que lo harían en el lugar de trabajo", pero solo el 59% de los empleados estuvo de acuerdo con esto.

Además, el 50% estuvo de acuerdo en que el liderazgo de la empresa ha "expresado una preferencia por las condiciones de trabajo volvieran a su modelo anterior a la pandemia", en comparación con el 71% de los ejecutivos encuestados.

Estas cifras ilustran diferencias bastante marcadas entre estos dos grupos. Entonces, ¿cuáles son algunas de las razones para explicar esto?

"La respuesta más simple es que los trabajadores tienen necesidades diferentes a las de los ejecutivos, y podría decir que tienen necesidades mayores que los ejecutivos, en lo que se refiere específicamente a los recursos que les permiten trabajar desde casa de manera productiva, y estas necesidades aún no son completamente entendidas por los empleadores", dijo Alexia Cambon, directora de investigación en la práctica de recursos humanos de Gartner.

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Si bien hay varios factores potenciales detrás de esta desconexión, también podrían estar en juego consideraciones financieras. En comparación con los ejecutivos, Cambon explicó que los empleados de nivel inicial son "menos propensos a tener los medios financieros para configurar una oficina en casa productiva". Del mismo modo, mencionó las disposiciones de cuidado infantil que pueden estar menos disponibles para los empleados no ejecutivos.

También podría haber varias internalizaciones y diferencias de perspectiva en juego. Por ejemplo, Cambon dijo que un "recurso que permite [a las personas] trabajar como lo harían en el lugar de trabajo en un entorno virtual" podría tener dos significados muy diferentes para los empleados y los ejecutivos. Situacionalmente, este recurso podría significar una "niñera" para los empleados de nivel inicial, mientras que podría interpretarse como un monitor adicional para los ejecutivos, agregó.

"La diferencia entre estas dos necesidades es marcada y esta variación está causando desafíos significativos para las organizaciones que intentan canalizar las inversiones de manera equitativa", dijo Cambon.

Política de oficina en casa y preocupaciones legales

Al inicio de la pandemia de coronavirus y el cambio al trabajo remoto, el enfoque inicial de muchas empresas fue garantizar la continuidad del negocio. Al ingresar al segundo año de trabajo remoto, las organizaciones están comenzando a establecer reglas para las configuraciones de oficina en casa. Si bien las reglas de la empresa con respecto a la apariencia y funcionalidad de los espacios dentro de los propios hogares pueden parecer intrusivas, hay consideraciones legales y de seguros a tener en cuenta.

"Supongamos que un empleado con un escritorio y una computadora en una esquina de su habitación tropieza con un montón de cables y se golpea la cabeza contra la barandilla de las escaleras. Si eso ocurriera en la oficina, el empleado tendría un reclamo de compensación laboral y el empleador estaría asegurado", dijo Jonathan Orleans, presidente del grupo de práctica de derecho laboral y empleo de Pullman & Comley.

Como señaló Orleans, si ocurre una lesión de este tipo en el espacio de trabajo en el hogar, esta instancia plantea una serie de preguntas sobre si un empleado tiene un reclamo y si el empleador está cubierto. Además, dijo que es importante que las empresas se comuniquen con su empresa de compensación laboral para comprender si cubren los reclamos por trabajo remoto y estos empleados.

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"La empresa de seguros puede tener estándares para los lugares de trabajo en el hogar que deberá comunicar a los empleados en un conjunto de políticas por escrito como parte de un acuerdo de trabajo remoto", dijo.

Y varias compañías están empezando a hacer precisamente eso: proporcionar a los empleados reglas específicas que describen las expectativas de la oficina en casa y los requisitos de equipo. Aunque algunas empresas están haciendo sugerencias junto con los requisitos y utilizando tácticas adicionales para asegurarse de que el espacio cumpla con los estándares.

Subsidios, sugerencias y recorridos virtuales de espacios de trabajo

Harriet Chan, cofundadora de CocoFinder, dijo que la empresa requiere que todos los trabajadores remotos tengan acceso a internet de alta velocidad y un "área de oficina dedicada especialmente en sus hogares, lejos de las distracciones", y señaló que este espacio debería tener "iluminación adecuada para videoconferencias de alta calidad". Para ayudar con estos arreglos de trabajo remoto, Chan dijo que la compañía cubre la mitad de las facturas de internet de los empleados y les proporciona un subsidio para mobiliario.

Estas políticas y requisitos plantean puntos interesantes relacionados con la supervisión y la responsabilidad. Además, en la era de los fondos virtuales, ¿cómo sabrá realmente un empleador si un empleado está en un espacio dedicado, decorado con todos los elementos requeridos por la política laboral?

Daniela Sawyer, fundadora y estratega de desarrollo comercial en FindPeopleFast.net, dijo que la empresa alienta a los empleados a tener un equilibrio entre la luz natural y artificial en su espacio de trabajo, mantener una ventilación adecuada y aislamiento suficiente para mitigar las distracciones externas y más.

Además, la empresa ofrece una serie de sugerencias para la oficina en casa, recomendando específicamente que los trabajadores remotos mantengan una temperatura de 23 a 25 grados Celsius, el mismo rango que la empresa utiliza en la oficina presencial, explicó Sawyer.

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"Pero esto tampoco es obligatorio para todos, ya que depende del confort personal, así que tratamos de mantenerlo flexible según la conveniencia de los empleados", dijo Sawyer.

Para ayudar con estas adaptaciones y recomendaciones para el trabajo remoto, la compañía ha proporcionado a los empleados $1,000, dijo Sawyer, y utiliza un recorrido virtual para "verificar" el espacio de trabajo remoto y garantizar el uso adecuado de los fondos asignados.

A medida que el gran experimento del trabajo remoto se convierte en la nueva normalidad del trabajo, los estándares más estrictos relacionados con los requisitos de la oficina en casa podrían convertirse en la norma. Pero todo esto plantea una pregunta interesante sobre las repercusiones por el incumplimiento.

"Todas las empresas necesitan una política de trabajo remoto por escrito que los empleados firmen. Y debe tener consecuencias de lo que sucede si las personas no cumplen con la política", dijo Jim Parise, presidente del proveedor de servicios de gestión de TI Kelser Corporation.

Seguridad de la oficina por diseño

Además de las distracciones de fondo y la mala iluminación en las videollamadas, también existen numerosos estándares de seguridad a tener en cuenta en los arreglos de trabajo híbridos, ya que los empleados se conectan desde sus redes domésticas y una combinación de dispositivos corporativos y personales. Sobre este tema, Parise dijo que las compañías también pueden establecer estándares separados para los empleados que eligen utilizar sus propios dispositivos y los trabajadores que utilizan dispositivos proporcionados por la empresa.

"Los empleados que usan dispositivos de su propiedad deberían tener un acceso más limitado. Si está proporcionando dispositivos móviles, es posible que desee considerar la administración de dispositivos móviles (MDM, por sus siglas en inglés), para poder borrar y bloquear de forma remota los dispositivos perdidos o robados", dijo Parise.

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Para las empresas que buscan orientación sobre su política de ciberseguridad, Parise sugirió utilizar una guía elaborada por el Instituto Nacional de Estándares y Tecnología.

"Ellos realmente lo plantean. Si sigues este documento, vas a tener una fuerza laboral remota muy robusta y segura", dijo Parise.

Más allá de los requisitos y políticas "consecuentes", el primer paso para las empresas y los empleados puede ser comunicar de manera efectiva las expectativas generales con respecto a la oficina en casa y las expectativas de seguridad de la red, y partir de ahí. Pero, como señala Matt Martin, cofundador y CEO de Clockwise, estas políticas también ayudarán a los empleados a responsabilizar a los empleadores.

"La clave para que esos modelos sean más efectivos en el futuro es establecer, comunicar y actualizar regularmente tus normas a través de una política y un acuerdo de trabajo remoto. Una política y un acuerdo de trabajo remoto articulan lo que la empresa espera de los trabajadores remotos y lo que los trabajadores remotos pueden esperar de la empresa", dijo Martin.

El aspecto de comunicación cierra el círculo de la conversación y podría ayudar a los empleadores y empleados a ver de manera más objetiva el papel, las necesidades y las expectativas para cumplir con sus responsabilidades individuales. Este diálogo podría ser una consideración oportuna para las empresas en medio de una Gran Renuncia, un mercado laboral ajustado y el agotamiento de los empleados.

"Si los empleadores no tienen en cuenta esta variación en las necesidades y circunstancias individuales, finalmente diseñarán un modelo de trabajo futuro que no es inclusivo, y esto probablemente llevará a niveles más altos de desvinculación, insatisfacción y, en última instancia, rotación, sin mencionar el agotamiento y la fatiga", dijo Cambon.

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Muchas empresas todavía se están adaptando a sus marcos de trabajo híbridos y completamente remotos, ya que la variante delta agrega incertidumbre a los plazos de regreso a la oficina. Sin embargo, al redactar y modificar estas políticas, las empresas tienen la oportunidad de construir políticas que apoyen a los empleados y a la empresa en su conjunto.

Para lograr esto, Cambon explicó que las conversaciones sobre los planes futuros de trabajo deben incluir a todos los empleados de una organización.

"De lo contrario, la organización corre el riesgo de depender de un enfoque de "talla única" que realmente no se adapte a nadie en absoluto", dijo Cambon.

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