El costo de la tecnología en tu organización: Cuánto debes considerar

Cuando estás considerando el costo de la tecnología de tu organización, debes tener en cuenta su ciclo de vida y hacer ajustes no solo para el precio de compra de la tecnología, sino también para sus costos de soporte.

Ciclo de vida

Todos los dispositivos mecánicos tienen un ciclo de vida. En los primeros días del dispositivo, hay un período de "ajuste" cuando se descubrirá una cantidad relativamente grande de problemas. Es por eso que muchos dispositivos mecánicos pasan por un período de preparación en el fabricante en un intento de solucionar los problemas. Esto generalmente es seguido por un largo período de problemas relativamente bajos. Finalmente, se produce un aumento gradual en los costos de soporte.

Imagínalo como comprar un coche. Si alguna vez has comprado un coche nuevo, o conoces a alguien que lo ha hecho, a menudo el coche nuevo tiene algunos problemas iniciales. Después del primer mes aproximadamente, el coche se estabiliza y generalmente tiene pocos problemas. Una vez que el coche tiene unos años, comienza a desarrollar problemas. Los problemas pueden ser gradual al principio, pero eventualmente, si mantienes el coche el tiempo suficiente, comienzas a sentir que no es más que problemas.

La tecnología que utilizas en tu organización es de la misma manera. Cada pieza de infraestructura técnica que tienes funcionará bien al principio, o al menos funcionará bien después del período de ajuste, y luego comenzará a deteriorarse.

Esta es una de las razones por las que las computadoras más antiguas necesitan ser reemplazadas, incluso si aún funcionan lo suficientemente rápido para sus usuarios. Eventualmente, se romperán y deberán ser reparadas o reemplazadas.

Gestión de capacidad

En el mundo de la informática, es más probable que la capacidad de un dispositivo se quede corta antes de que su ciclo de vida comience a mostrar el lento aumento de problemas. Por ejemplo, el switch central que tenía Ethernet de 10 Mbps simplemente no es lo suficientemente rápido, o su reemplazo con conexiones de 100 Mbps tampoco es lo suficientemente rápido. Los switches de hoy con conexiones de 1 Gbps no serán lo suficientemente rápidos en tan solo unos pocos años. La cantidad de capacidad que estamos consumiendo, ya sea velocidad de red, espacio de disco duro o velocidad de procesamiento, está creciendo. Incluso con una planificación cuidadosa de la capacidad, puede ser necesario reemplazar algunos dispositivos en un ciclo de tres años o menos.

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El desafío es que a menudo, cuando actualizamos a un nuevo dispositivo con la capacidad que necesitamos, movemos el dispositivo anterior a un papel de soporte. Puede agrupar muchas conexiones o usarse para tareas menos críticas o simplemente asignarle nuevas tareas. Esta reasignación es una forma prudente de administrar recursos, hasta que el ciclo de vida alcanza a los dispositivos.

Reemplazo planificado

La clave para una estrategia bien formada de reemplazo de tecnología es saber cuándo será necesario comenzar a reemplazar la tecnología. La mayoría de las organizaciones tienen suficientes datos para hacer suposiciones educadas sobre cuándo será necesario reemplazar las tecnologías. El cálculo de los costos de este estimado es una ecuación relativamente simple que calcula el costo de soporte en comparación con el costo de adquisición.

La ecuación de costos de soporte agrega los costos asociados con:

• Productividad reducida: ¿Cuánto se perderá en un año debido a la falta de velocidad de la solución existente?
• Tiempo de inactividad: ¿Cuánto costará tener una interrupción en el componente multiplicado por la probabilidad de que la interrupción ocurra en un año determinado?
• Acuerdos de soporte: Si el dispositivo está fuera de su período de garantía y es necesario mantener un acuerdo de soporte para él, se debe agregar el costo del acuerdo.
• Llamadas de soporte: Si el dispositivo está fuera de su período de garantía y decides pagar por llamadas de servicio, se debe agregar el costo de esas llamadas multiplicado por una estimación de la cantidad de llamadas.
• Tiempo de soporte del personal: Si tu personal de TI tendrá que invertir tiempo en el soporte de la solución, se debe agregar al costo total de soporte.

Esto se compara con los costos asociados con la adquisición de un reemplazo:

• Costo de adquisición: el costo real del dispositivo. Esto debería incluir impuestos o gastos de envío.
• Costo de configuración: el costo de configurar el dispositivo en la red para reemplazar el dispositivo existente. Esto debe incluir cualquier tarifa, así como el tiempo del personal multiplicado por una tarifa razonable.
• Curva de aprendizaje: El tiempo que necesitarán tu personal y los usuarios para comprender el nuevo dispositivo multiplicado por una tarifa razonable para convertirlo en un costo.
• Riesgo: Asignación de un valor monetario al riesgo de que el nuevo sistema no funcione o no funcione como se espera. Cada nuevo dispositivo tiene cierto riesgo. Cuanto más nuevo sea el dispositivo propuesto para la adquisición, más riesgo se asocia con él.
• Costos de soporte: el costo de soportar el dispositivo durante el primer año. Esto debe incluir los costos de los acuerdos, las llamadas de soporte y el tiempo del personal.

Comparar los dos números lado a lado puede decirte si un reemplazo tiene sentido o no. Sin embargo, a menudo una comparación directa de números de un solo año no es suficiente para demostrar la necesidad de reemplazar hardware. A veces, especialmente con adquisiciones con larga vida útil, es necesario llevar los costos de soporte y adquisición juntos durante un período de varios años para determinar cuándo y si es necesario el reemplazo.

El reemplazo a largo plazo

Llevándolo al siguiente nivel, deberías poder predecir el momento en que el costo de reemplazo de un dispositivo será más rentable. Es esta evaluación, cuando es más costoso para la organización seguir utilizando y soportando un dispositivo, lo que constituye el núcleo de una estrategia de reemplazo de tecnología. Cada tipo de dispositivo se evalúa y se realiza una evaluación del ciclo de vida de reemplazo razonable.

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Lo siguiente puede ayudarte a comenzar proporcionando algunas pautas generales para el reemplazo de diversos tipos de dispositivos tecnológicos:

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