La importancia de definir el éxito en la gestión de proyectos

Al trabajar en cuestiones de gestión de proyectos y planificación laboral esta semana, me di cuenta de que, incluso si las personas entendían el proceso de planificación, a menudo había una falta de definición sobre cómo se veía un proyecto exitoso.

La importancia de definir el éxito en un proyecto

Permíteme darte algunos ejemplos para ilustrar lo que quiero decir. Para algunos gerentes, la respuesta a cómo se define el éxito en un proyecto de TI es cumplir con los plazos, el presupuesto y no tener defectos. Suena bien, ¿no? Otros podrían decir que el éxito significa cumplir con los objetivos establecidos en el plan del proyecto. Eso también suena bien, pero puede no ser preciso dependiendo de la calidad del plan del proyecto. En ambos ejemplos, la definición es demasiado vaga. El éxito significa cosas diferentes para diferentes personas, y a menos que seas muy explícito en la definición del éxito al comienzo de un proyecto, es posible que te encuentres con problemas más adelante.

Cómo definir el éxito en un proyecto

Tomemos como ejemplo el desarrollo e implementación de un nuevo sistema de almacenamiento. ¿Cómo se ve el éxito desde la perspectiva de todos los involucrados? Desde una perspectiva financiera, el éxito puede significar una reducción del 5% en los costos operativos, que el proyecto no supere los $300,000 y que el tiempo de recuperación de la inversión sea inferior a 10 años. Desde la perspectiva de las operaciones, el éxito puede significar una reducción en los errores de entrega por una determinada cantidad, una reducción en el tiempo para encontrar y enviar un artículo, que el sistema pueda ser aprendido en menos de una semana de capacitación y que la implementación del sistema no interrumpa las operaciones, entre otros. Desde una perspectiva de TI, el éxito puede significar que el sistema pueda ser comprado en lugar de desarrollado, que requiera menos de tres ETP (equivalentes a tiempo completo) durante seis meses y que se entregue en el plazo establecido, entre otros aspectos.

Muchos de los factores de éxito mencionados anteriormente probablemente estén incluidos en la justificación del proyecto y, por lo general, se presentan a un ejecutivo o un cuerpo de gobierno para su aprobación. Sin embargo, después de la aprobación, esos factores parecen desaparecer a medida que el plan del proyecto se enfoca en los detalles más minuciosos para completar el proyecto. Este es un gran error. Los criterios de éxito bien definidos (y acordados) deben informar cada decisión tomada durante un proyecto y cualquier cambio en el proyecto debe ser evaluado en función de los factores de éxito originales, especialmente aquellos de alto nivel que a menudo se olvidan en la planificación del proyecto.

La importancia de revisar y reevaluar el éxito en un proyecto

Definir el éxito puede parecer fácil, pero en realidad es bastante difícil debido al lenguaje subjetivo. Mi oración anterior es un ejemplo perfecto. ¿Qué significa fácil? Lo que consideras fácil puede ser difícil para otros. Sin embargo, solemos ver la facilidad de uso como un descriptor de software o hardware todo el tiempo. Reunir a las personas adecuadas para determinar los factores de éxito con un grado de especificidad que pueda medirse es una tarea monumental, y cualquier plan de proyecto que no le dé suficiente importancia a los procesos de inicio y planificación del proyecto está destinado al fracaso.

Definir el éxito no termina al comienzo del proyecto, sino que continúa en cada etapa en la que se establece un objetivo u objetivo y cada vez que se toma una decisión. Esto es realmente difícil de hacer y requiere una gran disciplina, ya que es tentador asumir que las personas saben a qué te refieres y que definen el éxito del proyecto, los objetivos y las tareas de la misma manera. Reconozco que a menudo asumo que algo es claro, cuando de hecho no lo es en absoluto; simplemente me parece claro porque estoy familiarizado con el tema. Es por eso que es tan importante que las personas que no están familiarizadas con tus proyectos participen desde el principio y en todas las revisiones, aprobaciones y finalizaciones. Ellos son tus puntos de control para asegurarte de que lo que estás desarrollando sea comprensible para cualquier persona. Si alguien se confunde con tu proyecto, entonces debes mejorar su definición.

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Conclusiones

En resumen, la claridad, concisión, medibilidad y una conciencia de todas las definiciones de éxito a lo largo de las fases de tu proyecto no solo te ayudará a lograr el éxito en un proyecto en particular, sino que también te llevará por el camino hacia el éxito en todos tus esfuerzos.

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