Cómo calcular la duración de un proyecto de manera realista

Si todos trabajaran ocho horas al día en tu proyecto, y fueran completamente productivos durante esas ocho horas, podrías calcular fácilmente la duración tomando el número de horas de esfuerzo, dividido por el número de recursos, dividido por el número de horas que trabajan al día. Por ejemplo, si se estimaba que una actividad llevaría 80 horas, y tienes a una persona asignada que trabaja ocho horas al día, la duración sería (80 / 1 / 8) = 10 días. De manera similar, si se asignaran cuatro personas a tiempo completo, la duración sería (80 / 4 / 8) = 2.5 días.

Sin embargo, como todos sabemos, esas circunstancias perfectas no reflejan cómo se realiza el trabajo en realidad. Hay muchas razones por las cuales la duración del trabajo es diferente a las horas de esfuerzo divididas entre ocho. Necesitas seguir el siguiente proceso y técnicas si deseas hacer una estimación de tu cronograma lo más realista posible.

1. Estima las horas productivas por día. El primer paso es determinar cuántas horas productivas de trabajo puedes contar de cada persona por día a lo largo del tiempo. La regla general es utilizar un factor de 6.0 a 6.5 horas productivas por día. Esto tiene en cuenta el tiempo para socializar, la adaptación por la mañana, ir al baño, etc.
2. Incluye la pérdida de productividad por multitareas para recursos a tiempo parcial. Si una persona está trabajando en múltiples proyectos o tal vez una combinación de proyectos y soporte, debes considerar una reducción adicional en la productividad. Esto refleja el hecho de que si una persona se divide entre dos o más esfuerzos no relacionados, lleva tiempo detener uno y comenzar con otro. Por ejemplo, si una persona trabaja en dos proyectos durante 20 horas cada semana, esto podría resultar en una pérdida del 10% de productividad en ambos proyectos.
3. Determina cuántos recursos se aplicarán a cada actividad. En general, cuantos más recursos puedas asignar a las actividades, más rápido se podrán completar. Obviamente, dos recursos pueden completar una actividad más rápido que una persona (pero puede que no sea el doble de rápido).
4. Toma en cuenta los días laborables disponibles. Ten en cuenta los días festivos, las vacaciones y la formación. Esto no se incluyó en el factor de productividad del primer punto, ya que este tiempo no relacionado con el proyecto se puede programar y tener en cuenta de antemano.
5. Toma en cuenta los recursos que no están a tiempo completo. Si tienes un recurso durante el 50% del tiempo, ese recurso necesitará al menos el doble de tiempo para realizar cualquier actividad individual.
6. Calcula los retrasos y los tiempos de espera. Algunas actividades pueden tener pocas horas de esfuerzo, pero una larga duración. Por ejemplo, si cuentas con recursos de proveedores, es posible que debas esperar hasta que el proveedor esté listo antes de poder comenzar. Otro ejemplo es la duración requerida para obtener la aprobación de un entregable. Es posible que estimemos un esfuerzo de solo unas pocas horas, pero puede llevar varios días o semanas obtener la aprobación real.
7. Identifica las restricciones de recursos. Cuando construyas tu plan de trabajo inicial, identifica las actividades que se pueden hacer secuencialmente y las que se pueden hacer en paralelo. Si tienes suficientes recursos, todas las actividades en paralelo se pueden hacer efectivamente en paralelo. Sin embargo, si no tienes suficientes recursos (lo cual rara vez sucede), descubrirás que algunas de las actividades en paralelo deben hacerse secuencialmente, ya que se asigna el mismo recurso. Esto resulta en extender la duración más de lo que podrías esperar inicialmente.
8. Documenta todas las suposiciones. Nunca conocerás todos los detalles de un proyecto, por lo que es importante documentar todas las suposiciones que estás haciendo junto con la estimación.

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