Cómo crear un registro de problemas en Trello para gestionar proyectos

Los directores de proyectos siempre buscan soluciones innovadoras para gestionar la sobrecarga administrativa asociada con la gestión de proyectos. Gestionar un registro de problemas, riesgos, solicitudes de cambio y acciones es un proceso común para directores de proyectos experimentados. Los registros de problemas, registros de riesgos y registros de solicitudes de cambio se pueden almacenar en varios documentos o integrarse en una hoja de cálculo única con pestañas múltiples. A medida que más directores de proyectos utilizan herramientas en línea para respaldar los procesos de gestión de proyectos, aumenta la necesidad de herramientas efectivas, sin tener que abrir y cerrar un documento de Microsoft Word o Excel para agregar un nuevo riesgo, cambio o problema al registro.

En este tutorial, te mostraré cómo crear un registro de problemas de proyecto en Trello, una herramienta de colaboración que organiza proyectos en tableros y tarjetas; anteriormente escribí sobre Trello y los beneficios de un informe de estado autogestionado. Después de configurar un registro de problemas en Trello, se puede aplicar la misma estructura para realizar un seguimiento de riesgos, aprobar solicitudes de cambio y rastrear acciones simplemente mirando el tablero correspondiente (Figura A). Vamos a empezar.
Figura A

Paso 1: Crear un nuevo tablero

1. Haz clic en el icono de Tableros y selecciona Nuevo tablero.

2. Especifica la organización y la configuración de visibilidad (Figura B). En Trello, puedes crear varios tableros y permitir que sean visibles para el público, restringidos a tu organización o solo para miembros del tablero.
Figura B

Paso 2: Crear una plantilla de tarjeta de problema

En Trello, cada problema se registra como una tarjeta que se asigna a la lista correspondiente. Dado que un proyecto tendrá varios problemas, querrás crear una plantilla de problemas que puedas copiar y editar para cada nuevo problema.

El nombre de la tarjeta sigue el formato [Número de problema] Plantilla de nombre del problema. La descripción de la tarjeta incluirá una descripción detallada del problema y una evaluación de impacto. Uso los corchetes [Descripción del problema] y [Impacto] como recordatorios para completar la información clave en la tarjeta.

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El estado individual de la tarjeta adoptará un enfoque de semáforo utilizando el siguiente esquema de colores:

• Verde - Abierto
• Amarillo - En riesgo
• Rojo - Atención requerida
• Azul - Cerrado

Utilizo este esquema de colores para identificar rápidamente los problemas clave que requieren atención inmediata mientras sigo trabajando en la lista de problemas. Conoces el valor de concentrarse en los problemas principales cuando el equipo de proyecto tiene poco tiempo para revisar el registro de problemas.

Haz clic en Etiquetas - Editar etiquetas y renombra los colores específicos (Figura D).
Figura D

Paso 3: Copiar la plantilla de tarjeta de problema para el nuevo problema

Haz clic en la flecha superior derecha en la tarjeta de plantilla de problema y selecciona Copiar (Figura E). Copiar una tarjeta creará una entrada duplicada que podrás editar.
Figura E

Paso 4: Editar el nuevo problema

Una vez que se crea una tarjeta de problema de plantilla, los miembros del equipo de proyecto pueden copiarla y editarla para crear nuevos problemas. Los detalles de la tarjeta de Trello ofrecen muchas funciones útiles que no encontrarás en un registro de problemas típico (Figura F).
Figura F

1. Haz clic en una tarjeta específica y luego en el nombre de la tarjeta.
2. Escribe un nuevo nombre.
3. Haz clic en el enlace Editar descripción de la tarjeta e ingresa una nueva descripción del problema (recuerda proporcionar el impacto del problema y una descripción completa del problema). Haz clic en Guardar.
4. Haz clic en el botón Editar etiquetas y asigna un estado verde al nuevo problema. Si el problema ya está retrasado o en riesgo, asigna la etiqueta correspondiente.
5. Haz clic en el botón Agregar/Quitar miembros y asigna un recurso para resolver el problema. (Se pueden asignar múltiples personas a un problema.)
6. Carga los documentos relevantes para respaldar el problema específico.
7. Si quieres recibir actualizaciones específicas sobre el problema, haz clic en el ícono de Suscripción para recibir notificaciones.
8. Asigna una fecha de vencimiento objetivo para el problema. A medida que pasa el tiempo y si el problema no se resuelve, la tarjeta mostrará un indicador para tomar la acción correspondiente.
9. Haz clic en la X para cerrar la tarjeta.

Si quieres hacer un seguimiento de las fechas de presentación de problemas o fechas de cierre de problemas, no hay campos adicionales en la tarjeta; el historial del problema se registra en el flujo de actividad de cada tarjeta. Cada actividad está registrada con fecha y hora en la tarjeta de problema, incluyendo los cambios de lista a medida que el problema se mueve de Abierto, en Progreso y Cerrado. A medida que los miembros del equipo interactúen con el problema, todos los comentarios y cambios se rastrearán con fines históricos y de auditoría.

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En un registro de problemas, también es importante tener un sentido de prioridad o gravedad. En lugar de asignar un estado alto, medio o bajo, Trello puede respaldar la gravedad del problema al elevar su posición en cada lista. Dado que cada problema es como una tarjeta, los equipos de proyecto pueden priorizar su mazo de problemas para una discusión significativa. Si los equipos de proyecto quieren tener una lista de gravedad de problemas democrática, cada miembro del equipo puede utilizar el icono de votación para indicar su problema de mayor prioridad. A medida que más miembros del equipo voten por los problemas importantes, el registro se puede priorizar.

Paso 5: Gestionar la lista de problemas

A medida que los miembros del equipo actualicen el tablero de problemas, las discusiones y cambios de estado se actualizarán en cada tarjeta. La función de seguimiento automático ayuda a proporcionar un historial de auditoría a medida que cada tarjeta avanza desde un estado Abierto hasta un estado Cerrado. El equipo de proyecto puede archivar tarjetas individuales una vez acordado que el problema se archivará del registro de problemas y se podrá recuperar en una futura sesión de lecciones aprendidas.

Paso 6: Ver por tarjeta

Probablemente prefieras una vista del proyecto con todos los problemas; sin embargo, los miembros individuales del equipo prefieren una vista que identifique todos los problemas asignados a ellos. Recientemente, Trello implementó una nueva vista de tarjeta a la cual cada usuario puede acceder haciendo clic en su icono de perfil y seleccionando la vista de Tarjetas (Figura G).
Figura G

Resumen

El enfoque innovador de Trello para la colaboración simple utilizando un enfoque basado en tarjetas sigue generando nuevas aplicaciones a los procesos de proyecto que normalmente se resuelven con plantillas de gestión de proyectos obsoletas y estáticas. Los mismos conceptos de un registro de problemas se pueden aplicar a la gestión de riesgos de proyecto o a un proceso de gestión de cambios creando un nuevo tablero y agregando una nueva lista para cada paso en el proceso de tu empresa.

Puedes comenzar a usar Trello hoy mismo de forma gratuita creando una cuenta en http://www.trello.com.

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