Consejos para reducir el costo de proyectos de tecnología

Aunque las empresas de punto com han sido las más afectadas por los recortes, varias otras empresas líderes en la industria tecnológica han anunciado despidos en los últimos meses:

• Lucent Technologies anunció que reducirá aproximadamente 10,000 trabajadores este año.
• Gateway Inc. anunció su intención de reducir su fuerza laboral en un 10 por ciento.
• Nortel Networks Corp. ha dicho que despedirá a 4,000 trabajadores durante el primer trimestre.

Otras empresas también están reduciendo el ritmo de crecimiento del gasto en tecnología. Una encuesta de Morgan Stanley Dean Witter realizada a 150 directores de tecnología reveló que el 16 por ciento de los encuestados planea gastar menos en TI en 2001 que el año pasado.

Presupuesto ajustado y despidos pueden ser un problema para los gerentes de TI

Los recortes presupuestarios y los despidos pueden ser un problema para los gerentes de TI que se enfrentan a la tarea de cumplir con los objetivos en condiciones difíciles. Pregúntale a Suhasini Padmanabhan, gerente de TI de una empresa de atención médica con sede en Atlanta, quien dice que los recursos humanos de su empresa están al límite y que "todos los jefes de departamento quieren que su trabajo se haga el doble de rápido con la mitad del dinero".

Este artículo proporcionará consejos para gerentes como Padmanabhan y otros que deben superar la tormenta económica. Describiremos un enfoque teórico para mejorar la eficiencia de los proyectos de TI y ofreceremos consejos prácticos que puedes usar para reducir los costos de tu próximo proyecto de TI.

Tres consejos siguiendo el principio del 80/20

Cuando los gerentes de TI tienen recursos limitados de personal, presupuesto y tiempo, deben centrar sus esfuerzos en el trabajo que más importa. Eso es lo que sostiene Richard Koch, autor con sede en Londres de "El principio del 80/20: El secreto para el éxito al lograr más con menos". La visión de Koch proporciona un marco para los gerentes y los desafía a ver sus responsabilidades y trabajo con una perspectiva nueva.

El principio del 80/20 presupone que "una pequeña minoría de fuerzas, aproximadamente el 20 por ciento o menos... representan el 80 por ciento de lo que sucede", dijo Koch.

Consejos para tener éxito en una entrevista de equipo

Koch cita Internet como un ejemplo de esta teoría.

"Los cinco mejores sitios web, aproximadamente 6,000 sitios", dijo, "reciben el 75 por ciento de todas las visitas".

Koch cree que los gerentes de TI pueden aprovechar este principio a su favor. Recuerda cómo IBM ganó su reputación en TI en la década de 1960 cuando profesionales de TI en IBM descubrieron que el 80 por ciento del tiempo de una computadora se gasta ejecutando menos del 20 por ciento del código de operación.

"IBM reescribió inmediatamente su software operativo para hacer que el 20 por ciento más utilizado fuera muy accesible y fácil de usar. Como resultado, IBM ganó la reputación de fabricar máquinas más rápidas y eficientes que sus competidores, aunque esto solo era cierto para una minoría de funciones, las que importaban", dijo Koch.

Ofrece las siguientes tres formas de aplicar el principio a un proyecto de TI:

Simplifica el objetivo

"Es una apuesta segura que el 80 por ciento del valor de cualquier proyecto provendrá del 20 por ciento o menos de sus actividades", dijo Koch. "La lección [uno]: un proyecto no es solo un proyecto. Siempre son varios proyectos. Así que antes de comenzar, simplifica la tarea. Redúcela a un objetivo simple. Desecha la carga extra".

El mejor día y hora para tomar exámenes de certificación de TI

Impone un horario estricto

Koch recomienda imponer plazos ajustados. Cree que las restricciones de tiempo severas obligarán a los trabajadores a funcionar de manera más eficiente.

"Solo así [cuando impones un cronograma imposible] el equipo identificará y realizará el 20 por ciento que aporta el 80 por ciento o más del valor", dijo.

Diseña antes de implementar

"Otra hipótesis del 80/20 útil es que el 20 por ciento de los problemas en cualquier proyecto causan el 80 por ciento de los costos o retrasos en el tiempo", dijo Koch. "Estos suelen surgir en la fase de diseño. Por lo tanto, prestar atención cuidadosa al diseño antes de hacer cualquier cosa vale la pena".

Tres técnicas tácticas para reducir los costos del proyecto de TI

En el artículo "Reducir los presupuestos de TI: tácticas y una guía de supervivencia", los analistas de Gartner Kurt Potter y John Roberts describen técnicas prácticas para los gerentes de TI que buscan ahorrar costos de manera inmediata. Aquí hay tres consejos tácticos que describen que son útiles para reducir el costo de un proyecto.

Renegociar los contratos con los proveedores

"Los proveedores a menudo son creativos para evitar concesiones de precios durante los períodos de crecimiento económico, pero cuando las cosas están mal para todos, los mismos proveedores están más dispuestos a reducir los precios en un 10 por ciento en lugar de perder el 100 por ciento del negocio", según el informe de Gartner.

Seguir este consejo puede no ser tan complicado como imaginas. En el artículo de Newsmatic, "Un gerente de TI habla: 'El desafío presupuestario más difícil que he enfrentado'", el gerente de TI Angel Martínez describió cómo renegoció con los proveedores y ahorró aproximadamente $50,000.

Debería comenzar mi propio negocio de consultoría - Preguntas y respuestas con Karen Childress

Revisar los métodos de contabilidad

Potter y Roberts recomiendan que los departamentos de TI adopten métodos de contabilidad más precisos. Escribieron:

"Traspase los costos a las unidades de negocio que puedan absorberlos fácilmente y que parezcan insignificantes para ellos, pero que son gastos directos que pueden identificar. Si bien esta práctica no optimizará los costos, los costos ahora recaerán en sus propietarios. Ejemplos incluyen papel, discos e informes".

Para obtener más información sobre este método, lee el artículo de Newsmatic, "¿Estás cobrando correctamente a tus centros de costos?"

Posponer nuevos proyectos

Considera un enfoque proactivo para la presupuestación cancelando o retrasando proyectos. Potter y Roberts reconocen las implicaciones de esta decisión cuando escriben:

"Se requieren juicios más difíciles cuando los proyectos están parcialmente completados, especialmente si se requieren actualizaciones de infraestructura. Evalúe la cancelación y la finalización hasta la funcionalidad mínima".

Sé creativo

No hay una solución que funcione para todos los departamentos. Los gerentes de TI deben confiar en su propia creatividad para desarrollar un plan para reducir los costos durante períodos financieramente desafiantes.

Cómo encontrar un buen empleo en el mercado laboral de TI actual

"Los gerentes de TI deben darse cuenta de que se pueden lograr ganancias de productividad desde muchas fuentes, no necesariamente solo a través de innovaciones tecnológicas o cambios específicos en los proyectos", dijo Cynthia More, una consultora de negocios independiente con sede en Akron, OH. "Deben entrenarse para mirar más allá de lo obvio, ver el panorama general, pensar de manera original. Esa es la única forma en que van a superar estos tiempos difíciles".

¿Tienes algún consejo excelente para reducir el presupuesto de TI? Publica un comentario o envíanos un correo electrónico.

En Newsmatic nos especializamos en tecnología de vanguardia, contamos con los artículos mas novedosos sobre CXO, allí encontraras muchos artículos similares a Consejos para reducir el costo de proyectos de tecnología , tenemos lo ultimo en tecnología 2023.