Cómo configurar una oficina en casa para trabajar de forma productiva durante el coronavirus

Con la creciente probabilidad de que empleados trabajen desde casa debido al coronavirus, comprender qué tecnología necesitarán para ser productivos durante su tiempo fuera de la oficina será crucial para mantener las operaciones hasta que la vida vuelva a la normalidad.

La buena noticia es que gran parte de la tecnología que los empleadores ya brindan para las operaciones diarias y la colaboración se encuentra en la nube. Esto significa que se puede acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento. Sin embargo, para las aplicaciones propietarias que se encuentran detrás del firewall corporativo, será necesario hacer ajustes, como configurar redes virtuales privadas (VPN) para proporcionar un acceso seguro a la red corporativa.

Además, una ventaja para muchos empleadores es el uso de computadoras portátiles en lugar de estaciones de trabajo. Al ser portátiles, algunas empresas alientan a sus empleados a llevarlas a casa por la noche en lugar de dejarlas en la oficina, según Brie Weiler Reynolds, gerente de desarrollo profesional y coach en FlexJobs, un sitio web de empleo que se enfoca en trabajadores remotos.

"Será una prueba interesante para algunas empresas", dijo. "Hay algunas compañías... donde te animan a llevar tu computadora portátil a casa contigo todas las noches. Son muy amigables con el trabajo remoto y entienden que surgen situaciones en las que las personas quieren trabajar desde casa. Así que algunas compañías ya están bien preparadas. Saben que sus empleados tienen computadoras portátiles de alta calidad que funcionan fácilmente. Ya tienen la VPN configurada. Pero luego hay otras compañías donde eso no es el caso".

Aunque una computadora portátil sin un monitor externo, teclado y mouse puede no ser ideal para trabajar durante todo el día, al menos las personas pueden acceder a sus aplicaciones y datos y utilizar un escritorio y sistema operativo familiar.

Qué pueden hacer los empleados en una pandemia

Para organizaciones con planes de recuperación ante desastres y continuidad de negocios actualizados y probados, actualizar estos planes ahora debería brindar una hoja de ruta para provisionar una fuerza laboral remota, según Matt Prezbindowski, vicepresidente de infraestructura y operaciones y seguridad en State Auto Insurance Companies.

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“Pensemos en una pandemia", dijo Prezbindowski. "Puedo tener una situación muy similar donde, 'Hey, la oficina en Nashville fue golpeada por un tornado anoche. La oficina ya no existe. Ustedes también tienen que trabajar desde casa'. Muchos de los planes comparten características y funcionalidades similares... Solo porque es una pandemia, el resultado final es el mismo".

Para empresas más pequeñas o aquellas que no tienen un plan de recuperación ante desastres y continuidad de negocios, la tarea puede ser abrumadora, pero es algo que debe abordarse. Ya sea que los cierres de escuelas obliguen a los empleados a quedarse en casa para cuidar a sus hijos o porque los casos de coronavirus pueden surgir en nuevos lugares sin previo aviso, estas organizaciones deberán pensar rápidamente en las herramientas y tecnología esenciales que sus empleados necesitarán para mantener las operaciones en marcha.

Tecnología esencial para la oficina en casa

Cada trabajo es diferente, por lo que habrá tecnologías y aplicaciones específicas del trabajo que pueden no ser fácilmente accesibles y utilizables fuera del sitio. Pero en su mayor parte, la mayoría de los empleados necesitarán un conjunto básico de herramientas para realizar sus trabajos.

En primer lugar, necesitarán una estación de trabajo aprobada por la empresa. Si los empleados utilizan una estación de trabajo tipo torre en lugar de una computadora portátil, pueden desconectarla y configurarla en su hogar. O, si la política de traer su propio dispositivo (BYOD, por sus siglas en inglés) de su organización lo permite, puedes permitir que los empleados utilicen sus propios dispositivos.

Si los empleados van a depender de una computadora portátil, asegúrate de que tengan acceso a un monitor externo, mouse y teclado, si lo desean. Las computadoras portátiles son convenientes, pero pueden ser difíciles de usar durante todo el día. Además, no olvides los cables y conectores para conectar todo. Incluso las mejores intenciones pueden verse afectadas por la falta de un cable de alimentación.

En cualquiera de estos escenarios, deberás proporcionar acceso seguro a las aplicaciones y datos que los empleados remotos necesitarán para realizar su trabajo. Si la mayoría de estos se encuentran detrás del firewall corporativo, utilizar una VPN es una buena manera de proporcionar acceso seguro.

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Si no es posible trasladar una estación de trabajo o aplicación fuera del sitio, se puede hacer accesible utilizando una aplicación de protocolo de escritorio remoto (RDP). Esta funcionalidad viene de serie en las máquinas Microsoft, pero también hay versiones de código abierto y comerciales.

Para algunos trabajos, puede ser necesario contar con una impresora en el lugar, y es absolutamente necesario tener una conexión rápida de banda ancha a Internet. Hacer clic y esperar a que una aplicación responda porque Internet es lento no solo es molesto, sino que interrumpe el flujo de trabajo y la capacidad de mantenerse concentrado en la tarea en cuestión. Con fines de seguridad, y debido a que los routers de Wi-Fi caseros más antiguos pueden ser ruidosos y abrumarse rápidamente (especialmente si los niños están en casa desde la escuela), probablemente sea mejor usar un cable CAT-5 para conectar las estaciones de trabajo en casa a Internet. Si CAT-5 no es una opción, un enrutador 802.11ac más nuevo con cientos de megabits de rendimiento debería ser suficiente.

También será necesario tener unos buenos auriculares USB, ya que los empleados que trabajan desde casa asistirán a reuniones virtuales. Si estos escasean, un teléfono inteligente con auriculares puede servir, pero los auriculares sobre la cabeza son más cómodos para su uso durante todo el día.

Para proteger el hardware de las fluctuaciones de energía, pide a los empleados que enchufen todo en una fuente de alimentación que tenga protección contra sobretensiones y una batería de respaldo. De esta manera, si se interrumpe el suministro eléctrico, los empleados tendrán tiempo para apagar y guardar su trabajo de manera ordenada.

En realidad, eso es todo. El mayor desafío no es configurar el hardware, sino asegurarse de que las personas tengan acceso a las aplicaciones y datos que necesitan y que puedan comunicarse fácilmente con sus colegas. Aquí es donde la multitud de herramientas de colaboración, gestión de proyectos, comunicación y productividad basadas en la nube pueden facilitar la vida de todos.

Hay muchas cosas importantes que debes y no debes hacer sobre cómo configurar una oficina en casa que van más allá del alcance de este artículo: buena iluminación, vista al mundo exterior, una silla de oficina ergonómica y cómoda, un letrero de "No molestar", y un candado para la nevera harán que la oficina en casa se sienta más como una oficina que como un hogar. Estas cosas ayudarán a los empleados a obtener y mantener la mentalidad correcta porque la palabra más importante en la expresión "oficina en casa" no es "casa", sino "oficina".

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