5 formas en que la planificación deficiente puede sabotear un proyecto

Cada proyecto consiste en tareas que requieren recursos para tener éxito. Sin embargo, los gerentes de proyecto a menudo enfrentan desafíos al tratar de asignar los recursos adecuados a las tareas según sea necesario. ¿Por qué? En pocas palabras, la planificación de capacidad, que consiste en planificar cuidadosamente cómo asignar los recursos correctos a cada tarea en el momento adecuado, se pasa por alto.

Una mala planificación de capacidad puede causar pérdidas y daños en todos los aspectos del proyecto. No contar con el talento necesario y adecuadamente capacitado asignado a las tareas correctas puede socavar todos sus demás esfuerzos y llevar su proyecto al fracaso catastrófico.

1. Recursos agotados

Una mala planificación de capacidad lleva a escasez de recursos y, eventualmente, agotamiento de los mismos. Si sus recursos, y no olvidemos que esto se refiere a menudo a recursos humanos o talento, están sobrecargados o tienen prioridades conflictivas, es probable que se agoten. Además, sufrirán de estrés, falta de concentración y es poco probable que realicen sus tareas de la mejor manera posible.

2. Baja moral

Además, si sus recursos están sobrecargados y agotados, puede garantizar prácticamente que también tendrán baja moral, desconfiarán de los gerentes de proyecto y otros líderes, y eventualmente dejarán de trabajar a un nivel productivo. De hecho, es probable que hagan apenas más que el esfuerzo mínimo necesario para conservar su empleo. Desafortunadamente, a menudo se ve al recurso como el problema o el cuello de botella, en lugar de que la empresa lo vea como un problema de planificación de capacidad.

3. Entregables de baja calidad

Si los recursos ofrecen solo lo mínimo indispensable, la calidad de todos los entregables se verá afectada negativamente. En última instancia, los clientes rechazarán el entregable final, lo que generará la necesidad de retrabajo y escasez adicional de recursos. En esta etapa, se crea un ciclo vicioso del que es difícil escapar sin abordar el problema de planificación de capacidad que condujo a este punto en primer lugar.

4. Costos fuera de control

El retrabajo garantiza un aumento de los costos, algo que los clientes (y su departamento financiero) seguramente desaprobarán. Una vez que los costos comienzan a descontrolarse, es muy poco probable que se liberen fondos adicionales sin una justificación significativa (lo que también significa más trabajo). Rara vez una mala planificación de capacidad es una explicación bien recibida.

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5. Objetivos no alcanzados

Una mala planificación de capacidad también aumenta la probabilidad de no alcanzar los objetivos del proyecto. Todos los riesgos quedan completamente expuestos y esto eventualmente lleva al fracaso total.

Gran parte de los problemas mencionados anteriormente pueden evitarse o abordarse adecuadamente mediante una cuidadosa planificación de capacidad.

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