8 pautas para realizar un proyecto de prueba de concepto (POC) tecnológico

Una forma popular de limitar los riesgos en la adquisición de tecnología de la información es establecer acuerdos con los proveedores para probar nuevas tecnologías o sistemas con una prueba de concepto antes de comprar. Un proyecto de prueba de concepto (POC, por sus siglas en inglés) le brinda la oportunidad de "examinar" un nuevo sistema o tecnología antes de invertir en ella.

1. Identificar casos específicos de uso empresarial y expectativas para la nueva tecnología

Antes de realizar cualquier POC, siempre es recomendable identificar casos específicos de uso empresarial y los resultados esperados de la tecnología acordados entre el departamento de TI y los usuarios finales. Identificar estos casos de uso y expectativas de resultados por adelantado ayuda a que el equipo de POC se enfoque en los elementos importantes del proyecto. También es invaluable para el proveedor, ya que puede verificar que el producto pueda hacer lo que usted desea y también ayudar en la configuración y prueba del producto.

2. Conozca sus líneas de base de rendimiento actuales

Si está realizando un POC en un sistema que espera mejorar los flujos de trabajo de sus operaciones de almacenamiento en un 50%, es imperativo que conozca los tiempos actuales de flujo de trabajo en el almacén para tener algo con qué comparar. El departamento de TI y los usuarios finales (en este caso, en el almacén) deben determinar cuidadosamente los tiempos actuales de flujo de trabajo del almacén para poder comparar el nuevo producto o sistema con ellos.

3. Establezca sus objetivos de rendimiento

Es importante establecer sus objetivos de retorno de inversión (ROI) e indicadores clave de rendimiento (KPI) antes de cualquier POC. Una vez que haya identificado la línea de base del rendimiento y los costos actuales (ver paso 2), debería poder establecer metas de mejora sobre el rendimiento actual que le brinden un retorno de inversión positivo a través de una reducción de costos o mejora de los ingresos.

4. Ejecute su proyecto de POC

En coordinación con su proveedor, el siguiente paso es ejecutar el proyecto de POC en sí. Desde la configuración de la solución del proyecto hasta la conclusión del piloto de POC, el cronograma del POC no debería superar los tres meses. Durante este tiempo, es fundamental tomar nota de cualquier desafío o problema que surgió durante el proyecto y de identificar las soluciones para estos problemas.

5. Realice un seguimiento de sus métricas

Una vez que el POC esté completo, podrá comparar los KPI que ha logrado para el POC con los KPI actuales que está obteniendo de sus sistemas existentes. Su proveedor puede ayudarlo a establecer una forma adecuada de medir el ROI proyectado, con la advertencia de que usted y su personal deben ser los encargados de las fórmulas de medición del ROI para evitar cualquier distorsión favorable que el proveedor pueda haber incluido en su fórmula de ROI para favorecer su solución.

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6. Presente los resultados a los interesados del proyecto

Algunos POC tienen éxito y otros no. Lo bueno de un POC es que no se ha comprometido a nada más que a probar una solución de un proveedor. Si el POC resulta exitoso, debe estar preparado para presentar la metodología del POC, los objetivos empresariales alcanzados, el ROI y los KPI, junto con una recomendación para la implementación en producción. Si el POC falla, debe realizar un "análisis post mortem" del proyecto para determinar qué salió mal y luego presentar un resumen a la gerencia. En ambos casos, logrará cerrar el proyecto de POC de manera adecuada.

7. Establezca sus niveles de inversión

Si su POC tiene éxito y la gerencia está de acuerdo después de su presentación, es hora de delinear la implementación del proyecto en producción y determinar un presupuesto. Su proveedor puede proporcionar los costos de su solución, pero es igualmente importante involucrar a finanzas, ya que ellos pueden producir los costos reales de poseer la tecnología y ayudarlo a prepararse para las negociaciones de precios con el proveedor.

8. Transición del POC a la lista de proyectos activos

Una vez que haya elegido su solución y haya obtenido la aprobación del presupuesto, es hora de mover el POC a la lista de proyectos activos y establecer un plazo para su implementación.

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